高速公路工程资料编制管理要求
高速公路工程资料编制与管理要求
第一节资料的管理
当今世界信息、能源、材料已成为人类社会的三大资源,档案信息资源是科学决策的基础。随着科学技术的发展,人们越来越认识到档案信息在经济建设和社会发展中的重要作用。对于公路工程建设项目来说,工程的规划、实施及建成后运营等各项工作都离不开档案信息。从决策过程看,无论是项目的提出、方案的论证和立项都必须充分收集各方面的资料,通过分析、推理找出事物运动的内在规律,预见事物发展变化趋势,确定目标。其次,在决策实施过程中,必然会遇到大量的不确定的随机因素,这就需要通过信息反馈,及时对决策进行修正、控制和调整,从而使决策获得最佳效果。决策执行过程终结后,
还需要凭借各方面的信息验证系统效益和总结经验教训。由此可见,决策之前、决策过程中和决策之后都离不开信息。
公路工程建设期间形成的资料,反映的是项目建设的客观状况和规律的信息,它包括文字、图表和音像等表达形式。由于公路工程项目建设时间长,参建单位多,涉及面广,形成的资料繁杂,必须及时进行收集、整理归档,以便更好地为项目建设决策服务,为项目建成后的运营服务。为完成这项任务,公路工程建设单位(业主)、勘察设计单位、施工和监理单位对项目建设期间形成资料的收集、整理归档工作,应纳入工程建设管理之中,制订编制与管理办法,建立管理网络,并配备专职管理人员。使项目资料收集、整理与工程建设同步,做到'边施工、边整理',达到工程完成竣工资料编制完成的目的。
一、制订办法,规范资料的编制与管理
多数工程竣工资料的整理常常落后于主体工程的进度,这主要因为:一是业主、监理和施工单位平时不重视资料的管理,往往在工程临近结束时才开始整理;二是各单位平时的档案管理基本上沿用了文书档案管理模式,工程临近结束时集中整理较为困难;三是工程实施过程中专业化施工队伍调动频繁,一旦缺少资料不易整理齐全;四是工程技术人员、档案管理人员对相互的业务不熟悉,内业资料整理过程中返工现象经常出现。为了避免上述问题的产生,业主应在项目立项后就着手制订资料的编制与管理办法,办法制订的越详细,操作性也就越强,才能达到竣工资料编制规范齐全的要求。在办法中应对竣工资料的归档内容、编制要求,资料收集整理的责任单位做出详细的规定(见附表1-1《竣工资料编制内容及分工一览表》)。使各参建单位一开始就清楚在资料的编制与管理方面自己应做哪些工作,如何去做。
本书的目的就是想提供一套公路工程建设项目资料的编制与管理办法,以达到竣工资料标准统一,完整、准确、系统的目的。
二、建立资料管理网络
从项目立项开始,业主就应成立以项目法人代表为主的资料管理领导小组。随着工程进展,将设计、施工和监理单位本项目负责人也纳入领导小组之内。各单位并配备专职档案管理人员,具体负责资料的收集、整理和归档工作。特别是施工阶段,时间跨度大、形成的资料多,在施工队、班组中也应设兼职资料管理员,使资料管理形成网络。
在项目实施过程中,领导小组要履行事前指导、中间检查、最后把关的职责。对一些好的做法和经验及时进行推广、交流,互相取长补短,使建立起的管理网络处于积极的工作状态,使工作水平不断提高。
三、组织专题培训,提高资料管理人员的业务素质
在项目实施过程中,虽然制订了编制与管理办法,但由于从事资料管理的人员业务水平不一,对管理办法的规定、要求认识也不一致。甚至有些人员从未参与过竣工资料的编制工作,对如何组卷、装订,总觉得'形象'不起来,无从下手。在开工之初必须对资料管理人员进行培训,结合实物对资料的编制内容、要求进行讲解,使管理人员明白如何做,为什么这样做,只有资料管理人员业务水平提高了,才能更好地做好资料的编制与管理工作。
四、建立临时档案室
临时档案室技术管理应贯彻'以防为主,防治结合'的原则,切实做好温湿度控制和调节,防治有害生物,防火、防盗、照明管理和档案保管状况检查等方面的工作。建立健全管理制度,并设专人管理。
(一)温湿度控制
为了最大限度地延长档案资料的寿命,临时库房应选择保温防潮性能良好的永久性建筑,应对库房的温湿度进行控制,温度控制在14-24℃范围内;相对湿度控制在45-60%范围内。
(二)防火与防盗。库房应配备档案用消防器材,并按设备要求定期检查、更换。安全使用电器设备,定期检查电器线路。库房内严禁明火装置和使用电炉子,严禁存放易燃物品。库房应安装火警报警器和防盗装置。
(三)防鼠、防虫和防霉变。资料入库前,要进行虫霉检查,不能将带有蛀虫、霉变的资料带入库中;定期投放灭鼠毒饵,捕杀库内老鼠。
(四)照明管理。库房内人工照明宜选用白炽灯作为光源,照度不超过100勒克斯。如采用荧光灯时,应对紫外线进行过滤。太阳光线不能直接照射档案资料,有外窗时应设窗帘遮阳。
(五)档案保管状况检查。对库藏档案应经常进行检查,发现问题及时报告,并采取措施予以处理。
