工程项目文件管理程序2
工程项目文件管理程序2
对项目经理部质量管理体系、环境管理体系及职业安全卫生管理体系所要求的文件予以有效控制,确保各相关场所都能得到有关文件的现行版本。
1 职责
项目经理部办公室是文件控制活动的主责部门。负责质量/环境及职业安全卫生管理手册、程序文件、企业标准的管理以及施工图纸、设计变更、技术标准、规范、规程等外来技术文件和有关工程施工管理方面的法律法规的收集、识别和管理,负责各职能部门所收集的有关经营管理、质量管理、环境保护、职业安全卫生等法律法规的统一管理和发放;负责外来和内部行政文件的管理。负责建立文件清单。
项目经理部安全监察科负责有关环境保护、职业安全卫生方面的法律法规、标准、规范、规程等文件的拟定、收集和识别。
项目经理部质量保证科负责技术标准、程序文件、规程、规范等文件的拟定、收集和识别。
项目经理部经营科负责有关经营管理方面的法律法规的拟定、收集和识别。
项目经理部工程科负责施工图纸、设计变更等外来技术文件和有关工程施工管理方面的法律法规的收集、识别。
项目经理部各专业分公司负责施工技术措施的编制和管理工作。
2 程序
2.1文件的分类
内部文件:手册、程序文件、管理制度、施工技术措施以及公司内部编制的行政文件等;
一定途径获得的外来文件:上级、业主或其他相关单位提供的文件,包括施工图纸、设计变更等;
公开途径获得的外来文件:法律、法规、技术标准、规范、规程、图集等。
2.2文件的编制、收集、审批和发布
文件发布前应得到审批,以确保文件的充分性与适宜性。编制文件的职能部门保留文件原稿。
质量/环境及职业安全卫生管理手册、程序文件执行公司统一规定。
管理性文件和技术性文件以及一定途径获得的外来文件由项目经理部各职能部门编制、收集,相关部门领导审核,主管领导批准。
施工技术措施由各专业分公司负责编制,工程科、质量保证科、安全监察科进行汇签。
有关工程施工质量管理方面的技术标准、规范、规程、图集以及法律法规等,由质量保证科负责拟定、收集和识别,建立文件清单,经项目总工审批后报项目部办公室,实施动态管理。
有关职业安全卫生方面的法律法规、标准、规范、规程等,由安全监察科负责拟定、收集和识别,经项目总工审批后项目部办公室统一进行购买、管理。
有关经营管理方面的法律法规由经营科负责拟定、收集和识别,建立文件清单,经项目项目副经理审批后项目部办公室统一进行购买、管理。
行政文件的管理,执行《山西电建三公司公文管理规定》。外来行政文件由办公室负责登记接收,经主管领导审批后,进行传阅、转发;内部行政文件,由各职能部门拟定,办公室审核,主管领导批准发布。
有关环境保护方面的法律法规,由安全监察科根据公司生产和服务过程对法律法规的适用性进行识别和确认,并将其有关要求摘录转化,形成文件,由项目总工程师审批后,转发给各有关职能部门及相关场所。
法律法规等文件可从专业报刊、网站和国家有关主管部门等渠道获取。
文件编号:
行政文件编号,由项目经理部办公室按《山西电建三公司公文管理规定》统一进行编号。
手册、程序文件以及各类管理性文件和技术性文件编号:
其中:工程代号用两位数字表示,工程开工前由公司经营管理部通知经理工作部档案室工程开工时间,由经理工作部以文件形式确定和颁布工程代号。
类型代号指文件资料的类型,用两位字母表示。
文件序号指文件资料在同一年度内的顺序流水号。
产生年份指文件产生、年度,用四位数字表示。
文件的登记发放:
行政文件由项目部办公室按照《山西电建三公司公文管理规定》进行登记、传阅和发放。
质量/环境及职业安全卫生管理手册、程序文件、施工技术措施、施工图纸、图集、设计变更以及企业标准等,由工程科负责登记、进行编号、发放,并建立现行有效文件清单,并及时分发到各相关场所。
技术标准、规范、规程等,由质量保证科统一进行登记造册,进行有效标识、发放到各相关场所,以确保其使用场所都能及时使用到现行有效的版本。
各职能部门自行编制、接收与专业有关的管理性文件和技术性文件,由本部门负责登记、发放。
文件发放前由部门负责人审批发放范围,填写文件发放审批单和文件发放记录单,履行发放手续,进行发放,确保质量/环境管理体系及职业安全卫生管理体系的关键岗位和相关场所都获得有关文件的现行有效版本。
文件更改、作废和销毁:
文件的更改可采用修改页或换页的方式进行。
文件的更改应由原文件编制部门提出更改意见,说明更改原因。文件更改的审批必须由该文件的原审批部门进行审批,如果指定其他部门审批,必须获得审批所依据的有关资料。
文件的更改经批准后,该文件管理部门负责按原文件发放范围发出文件更改通知单。原文件持有者接到文件更改通知单后,应及时按要求实施修改,并对修改的及时性、正确性负责。要将文件更改通知单附在文件后,作为文件修改的依据,确保文件的更改和现行修订状态得到识别。
法律法规、技术标准、规范、规程等外来文件,各职能部门应及时跟踪掌握其更新信息,进行重新识别和确认。质量管理部要及时发布现行有效文件清单,以防止文件的非预期使用。
文件失效作废时,应由原文件管理部门下发通知,宣布该文件作废。文件持有者接到作废通知后,应及时撒出作废文件并予以销毁。需要保留的作废文件应加盖'作废'章进行标识,防止作废文件的误用。
文件保管、移交和归档:
各职能部门、专业分公司收到文件后,应注意妥善保管和使用,并将质量/环境及职业安全卫生法律法规等要求传达给全体员工和其他相关方。要做好文件编目,确保文件保持清晰,易于识别和检索。
项目经理部质量保证科组织竣工资料的整理、移交工作,办理移交手续。
需要归档的文件,由文件管理部门按档案管理规定进行分类、编目、归档。
各部门根据职责范围各自保存相应的文件,保存期限按各自文件规定的保存期限执行。
3 记录
文件资料接收审批表
文件发放审批表
文件发放记录单
文件资料回收记录单
表1文
件资料接收审批表
序号文件名称文件编号文件类别来文单数量接收日期接收人
表2文件发放审批表
文件发放范围以'√'为准 发放份数: 编制
日期
文件名称: 批准
日期
发放范围发放份数发放范围发放份数备注
项目经理项目副经理
项目总工质量保证科
工程科安全监察科
经营科供应科
