某地产公司合同管理作业指导书
z地产公司合同管理作业指导书
1.0目的
为规范公司服务合同的管理,防范与控制合同风险,有效维护公司的合法权益,结合公司实际情况,制订本制度。
2.0范围
本制度适用于公司及所属各公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等,包括劳务派遣合同、人事代理合同等。
3.0职责
3.1总经理负责公司所有服务合同及协议的审批;
3.2市场部负责各类服务合同及协议的管理工作,具体职责是:
3.2.1负责各类劳务派遣、人事代理新合同的谈判及修订等事宜,并根据公司法定代表人的授权,与新客户签订服务合同或服务协议;
3.2.2负责各类劳务派遣、人事代理等合同的合法性、可行性及有利性的审查;
3.2.3负责提醒相关项目部到期合同信息,以及合同续签、新旧合同替换等事宜;
3.2.4负责各类服务合同的档案管理;
3.2.5负责本制度的监督、执行等。
4.0操作程序或步骤
4.1合同的签订
4.1.1合同的主体
1)订立合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资格,能独立承担民事责任的组织,其他部门、机构、分公司等不得擅自签订合同。
2)订立合同前,应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查,不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同,也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。
3)公司一般不与自然人签订经济合同,确有必要签订经济合同,应经公司总经理同意。
4.1.2合同的形式
1)订立合同,应当采用书面形式。
2)“书面形式”是指服务合同、补充协议、公文信件、数据电文(包括传真、电子邮件等),除情况紧急或条件限制外,公司一般要求采用正式的合同书形式。
4.1.3合同的内容
1)当事人的名称、住所:合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致;
2)合同标的:合同标的应具有唯一性、准确性,服务合同应约定详细的服务内容及要求,对合同标的无法以文字描述的应将图、表等作为合同的有效附件;
3)数量:合同应采用国家标准的计量单位,一般应约定标的物数量,常年服务合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如录用单、发票等);
4)价款或报酬:价款或者报酬应在合同中明确,采用折扣形式的应约定合同的实际价款;价款的支付方式如转帐支票、汇票(电汇、票汇、信汇)、托收、信用证、现金等应予以明确;价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付;
5)履行期限、地点和方式:履行期限应具体明确定,无法约定具体时间的,应在合同中约定履行期间的方式;
6)合同的担保:合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的,应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续;
7)合同的解释:合同文本中所有文字应具有排它性的解释,对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释;
8)保密条款:对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任;
9)合同联系制度:履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度;
10)违约责任:根据《合同法》作适当约定,注意合同的公平性;
11)解决争议的方式:可选择仲裁或起诉,选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称,双方对仲裁机构不能达成一致意见的,可选择第三地仲裁机构。
4.1.4签订合同的工作程序
1)签订合同前,市场部主办人员或公司指定的其他谈判人员应按照本制度4.1.1条对对方当事人的有关情况进行审查,并复印对方当事人的法人营业执照及专业资格证书留存。
2)由市场部主办人员或总经理指定责任人员与对方当事人商谈后拟好服务合同条款,报总经理审批,加盖合同专用章,合同编号由市场部统一编制;必要时,由总经理指定责任人员对合同进行合法性审查。
3)合同正式签订后,合同正本由市场部统一保管,合同副本加盖副本章后,由实际操作的项目组负责保管。
4.2合同的变更、解除
4.2.1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的,须经双方协商,重新达成书面协议,新协议未达成前,原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后,应当在规定的期限内作出书面答复。
4.2.2变更或解除服务合同或服务协议的,应当采用书面形式。
4.3合同的履行
4.3.1公司及所属各公司应当按照合同约定全面履行自己的义务,并随时督促对方当事人及时履行其义务。
4.3.2在合同履行过程中,对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。
4.3.3在履行合同过程中,经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的,应立即中止履行,并及时书面上报公司办公室处理,并报总经理:
1)经营状况严重恶化;
2)转移财产,抽逃资金,以逃避债务;
3)丧失商业信誉;
4)有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。
4.4经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼
4.4.1合同双方在履行过程中发生纠纷时,应首先按照实事求是的原则,平等协商解决;
4.4.2合同双方在一定期限(一般为一个月)内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的,经办人员应及时书面报告部门经理和总经理,并拟定处理意见,报总经理决定。
4.4.3公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷,以及对方当事人起诉的,相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报总经理。
4.4.4对方当事人涉嫌合同诈骗的,应立即报告总经理。
4.5合同的日常管理
4.5.1市场部全面负责公司的各类服务合同及协议的日常管理。
4.5.2公司的合同专用章专人管理,公司办公室、销售部、采购部各保管一枚,分别编号。公司的空白合同、授权委托书也由专人管理,业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差,特殊情况,由总经理批准。合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、(已签订的合同)遗失的,应及时向当地
公安机关报案,并登报声明。
4.5.3已签订的服务合同(包括新合同及续签合同),签回前由市场部人员跟踪并记录。
4.5.4服务合同签回后,由市场部统一录入《客户合同协议一览表》及《正本合同总目录》,将新合同存入正本存档,同时替换过期合同;过期合同资料录入《过期合同目录》,并根据记录收回过期合同副本,在总经理签字之后予以销毁。
4.5.5服务合同副本加盖副本章后,交相关项目负责人员与财务部,由市场部做好相关记录。
4.5.6合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕,经总经理办公室和有关部门确认后方可办理有关手续。合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的,总经理办公室应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。
4.6考核与奖惩
4.6.1公司、所属各公司全体职员应当严格遵守本制度,有效订立、履行合同,切实维护公司的整体利益。市场部负责本制度执行情况的监督考核。
4.6.2对在合同签订、履行过程中发现重大问题,积极采取补救措施,使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中,避免或挽回重大经济损失的,予以奖励。
4.6.3合同经办人员出现下列情况之一,给公司造成损失的,公司将依法向责任人员追偿损失:
1)未经授权批准或超越职权签订合同;
2)为他人提供合同专用章或盖章的空白合同,授权委托书;
3)应当签订书面合同而未签订书面合同。
4.6.4合同经办人员出现下列情况之一,给公司造成损失的,公司酌情向有关人员追偿损失:
1)因工作过失致使公司被诈骗;
2)公司履行合同未经对方当事人确认;
3)遗失重要证据;
4)发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻,从而贻误时机的;
5)合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告;
6)其他违反公司相关制度的。
4.6.5公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法,构成犯罪的,将依法移交司法机关处理。
5.0相关文件
5.1纠正及预防措施程序(暂缺)
5.2
6.0工作记录表单
6.1客户合同协议一览表
6.2正本合同总目录
6.3过期合同目录
编制部门
编制人/日期
审核人/日期
