地产置业备用金管理程序
1、目的
为提高现金使用效率,确保现金管理符合内部控制要求,根据国家有关财务管理、会计核算管理制度的规定,结合**置业股份有限公司(以下简称'本公司')实际情况,特制定本规定。
2、适用范围
2.1本程序适用于本公司备用金形式管理的资金业务。
2.2本办法适用于本公司及下属控股子公司财务部,其他部门对涉及到的有关规定亦应遵照执行。
3、相关程序及文件
3.1票据管理规范 fm-tm-04
4、工作程序
4.1备用金的使用范围和管理责任
1)各公司常设的,且须进行子项预算或成本收入核算的业务部门,包括开发类公司项目部、工程管理部;物业管理公司的物业管理处;以及经纪代理公司的业务部门等部门的日常现金支出,可采用备用金形式进行管理及核算。
2)备用金主要用于各业务部门或项目部经常性,小金额的日常费用开支及其他零星开支。
3)由财务总监核定哪些业务部门须采取备用金形式进行管理。
4)项目经理、业务部门经理负责备用金的使用控制和管理,并定期向财务部报销。
4.2备用金定额及申领
步骤
工作内容
涉及岗位
岗位岗
程序说明
1
备用金定额申请
业务部
部门经理
拟采用备用金形式进行管理的业务部门,由业务部门根据日常现金开支情况报备用金限额申请,注明备用金的开销范围和主要支出项目,部门经理审签。
2
备用金定额审定
财务部经理
财务总监
财务部经理审核业务部门申报的备用金使用范围和支出项目,附调整意见,报财务总监,由财务总监审定各业务部门的备用金定额。
3
备用金申领
项目经理
业务部门经理
分管副总
总经理
项目经理或业务部门经理向财务部申领备用金,填制《借款审批单》,注明用途为“备用金申领”,经分管副总、总经理审签后,交财务部。
4
审核及领用
财务经理
出纳
财务经理审核后,交出纳,支领现金。
4.3备用金使用
步骤
工作内容
涉及岗位
岗位岗
程序说明
1
备用金使用
项目经理
业务部门经理
由项目经理、业务部门经理直接控制备用金的使用。
2
各业务部门
备用金的支出严格遵守核定的备用金支用范围。
4.4备用金报销及补足
步骤
工作内容
涉及岗位
岗位岗
程序说明
1
备用金报销初审
部门经理
项目经理
每月由项目部或业务部门汇总备用金开支的相关发票,由项目经理或业务部门经理统一审核后,填制《费用报销单》,注明备用金报销,报财务部。
2
备用金报销的预算审核
预算管理员
业务部门
分管副总
财务总监
《费用报销单》由预算管理员审核,如为计划内用款,审定签字;如为计划外或超计划用款,注明“计划外”或“超计划”,通知业务部门补充超预算说明,交分管副总和财务总监审签批准后,再至财务部审核。
3
备用金报销复审
财务部经理
《费用报销单》经财务经理审核。
4
备用金补足
财务部经理
出纳
经财务部经理审签《费用报销单》后交出纳领取现金。
5
备用金核算
出纳
会计
出纳将《支出凭单》及《费用报销单》交会计进行备用金的帐务处理。
6
超备用金限额的报销处理
报销金额超过备用金部分的,超过部分执行现金费用报销程序,见现金借款及费用报销管理程序。
5、单据与记录
6、流程图
