置业公司资产管理制定
置业公司资产管理制定
为构建现代企业持续、稳定发展的物质保障平台,切实做好现有各种(类)实物资产的购置、使用、维护、更替、保管,特制定本制度。
一、总则
第一条管理目的
在'物尽其用,有效配置;总量控制,有序更新;新产清晰,台帐清楚;帐实相符,责任到人'的原则下,有效施行实物资产管理责任制。
管理范围
本制度所指实物资产,分为两部份,第一部份是指公司购置的各项办公设备、电器设备、机械设备、交通工具、维修工具等设备,主要包括:车辆、办公桌、椅、沙发、茶几、文件柜、保险柜、书架(柜)、电脑、音响设备、电视机、打印机、扫描仪、投影仪、摄像机、照相机、采访机、复印机、传真机、装订机、碎纸机、验钞机、交换机、电话机、手机、饮水机、净水器、打卡机、微波炉等。第二部份是指公司购置或制作的展板、展柜、展台、活动展架、灭火器、灭火箱等。
管理部门
办公类实物资产由使用部门负责管理,使用部门的负责人为管理第一责任人。
办公区内公用办公设备及家具由总经办负责管理,总经办负责人为管理第一责任人。
库房所有实物资产由总经办负责管理,总经办负责人为管理第一责任人。
管理原则
公司所有资产统一由总经办负责预算、购置、发放和调配;当资产配发给个人时,使用人即对资
产负有保管、维护责任,不得遗失和损坏,当使用人因工作调换或离职人时,对于其所使用、保管的资产应列清册办理移交。
二、管理程序
资产管理程序
公司实物资产按下述程序进行管理:
预算申报--审核审批(含物流部核价)--领款采购--验收入库--编号登记造册--配发领用
--使用管理及维护--统计报表。
1、预算申报:各部门需购买办公设备、办公家具等须在每月18日向总经办提出申请,由总经办将需购买资产的名称、费用、使用部门做入次月的行政人事费用预算中。如属临时性急需购买资产,由资产申请部门提交申请报告,经总经办进行内部调整。
2、审核审批:做入行政人事费用预算的按预算签批流程执行;临时性购置按预算外审批权限规定签批。
3、领款采购:签批同意后,按财务部借款流程执行。
4、验收入库:所有资产购置回来后,统一由总经办人员核查验收无质量问题后,凭总经理审批认可的行政费用预算表或临时性购买申请报告办理入库手续,并根据批示件项目、数量、规格、价格开具入库单。
5、编号登记造册:对公司购置的实物资产进行统一编号、登记、造册。
6、配发领用:凡配发个人的办公家具及设备,均需给员工建立'个人实物资产登记卡'(见附件),由使用人、领用人签字确认;员工工装、部门专用物品、书籍等在开具'出库单'由使用人签字确认后方可领用,将资产管理落实到每位员工。
7、使用管理:
(1)属个人使用的办公家具及设备(包括个人办公桌、椅、柜、电脑、电话机等的相关物品),均由使用人负责管理。
(2)如资产已经损坏严重、不能再使用的,必须由总经办会同集团综合管理部共同核实后作出报损处理意见,不允许使用人私自遗弃。
(3)公用办公家具、设备由部门员工共同使用,由部门负责人对其进行管理,台有遗失或损坏,应及时通知总经办,以便清查、修理、备案。
8、统计报表:总经办每月底对当月实物资产的购置、配发等情况进行统计,并填制'实物资产购置统计表'。
资产清查
总经办会同财务部每半年对实物资产进行一次清查,并根据清查情况报损或增购资产。
资产借调
本制度所指资产借调指集团系统内部各子公司之间的资产的借用及调配,此项参照集团公司《资产管
理办法》相关规定执行。
公司内部各部门之间的资产借调需通过总经办统一管理,并办理相关的归还及领用手续,以明确具体的责任人。
资产报修
1、办公区办公家具、门锁、照明灯、照明开关、空调等公用设施如有损坏,统一由行政人事部通知
物业管理公司工程部对其进行修理。
2、办公设备、电器等资产出现损坏,资产管理部门应及时通知设备所属厂商对其进行修理;如设备已超出保修期的即通知与我公司签定了办公设备常年维护协议的商家对设备进行修理,如需更换配件的,须向总经办提交更换申请经物流部核价,并经公司总经理签字同意后方可更换。
3、各部门使用的电脑出现问题,应及时通知财务电脑部,由财务电脑部专业人员对电脑进行检修;如需更换配置的,须向总经办提交'电脑维修、维护申请表'(见附件),经财务电脑部签字、物流部核价、总经理审批后方可更换。更换配件的购置及安装由财务电脑部人员负责完成,完成后由使用人验收并在'电脑维护、维修申请表'上签字。
4、车辆报修时需在维修前,上该车管理责任人填报'车辆维修报审表',经总经办审查后,报公司领导审批后再送修;送修厂家必须为公司指定的该车辆的维修商;维修中业格按审批事项进行维修,实行专人负责(报修车辆管理责任人)送修、监修、检验、出厂签字、接手出厂等,以明确相关责任;维修后,应及时如实按公司规范表单进行登记,以备存查。
资产报损
公司所有资产送修后凡不能维修或无维修价值(如维修费用过高等),均由总经办统一作报损(废)处理。具体流程:
使用部门填写'实物资产报损(废)申请表'(见附件)--总经办会同相关专业技术部门核实
并签处处理意见--总经理签批--作报废处理
资产折旧
资产折旧由财务部按财务相关规定执行。
三、办公设备、家具的管理
对资产的日常保管,实行'归口管理'的原则,即实行'谁使用,谁保管'的办法,一旦发生遗失、
毁损,具体使用人、部门经理承担相应的责任。
办公设备的管理
1、电话:公司电话是联系业务及沟通各项工作的工具,各部门所使用的电话机,由使用人负责维护、
管理;部门共用电话由部门负责人对其进行管理。
2、传真机:公司公用传真机由总经办负责管理、维护,直接管理责任人为前台;其余各部门使用的传真机由使用部门指定专人负责管理、维护。
3、复印机:复印机由总经办负责管理、维护,直接管理责任人为前台,负责对新进人员的使用指导、定期保养、加粉、换鼓、检修等等。
4、打
印机:打印机由总经办负责管理、维护,直接管理责任人为前台,负责对其进行定期保养、加粉、换鼓、检修等等。
5、电脑及数码产品:各部门的共用电脑须指定专人进行统一管理、定期维护;各部门专人专用的电脑由使用人对其进行保管、维护,并定期清洁表面;各部门电脑使用人员应严格遵守正确的电脑操作规则,不得对电脑软、硬件设置进行任何增删、改动。总经办网络管理技术人员负责公司所有主机箱的封箱贴条工作,条签上必须如实标明主机内配置、使用人、检查人并加盖总经办章;总经办网络管理专业技术人员必须随时查看所有电脑的使用情况,定期或不定期对电脑部件进行维护。数码相机等数码产品因使用性质,由对外推广部负责管理并办理相关借用归还手续。
6、饮水机、净水器:公司公共区域内的饮水机、净水器由总经办指定专人负责管理、维护;其余各部门使用的由使用部门指定专人负责维护、管理。指定的管理专人负责饮水机的日常开关,定期对饮水机及净水器进行清洗及更换过滤网等。
7、其它办公设备
公司其它办公设备如装订机、验钞机、ups电源等等均由物品使用人或使用部门指定专人负责管理及维护。
办公家具的管理
1、办公桌、椅:新员工入职后公司将桌、椅配给员工时,员工即在'个人实物资产登记卡'上签字
确认,使用人即对资产负有保管、维护的责任。
2、沙发、茶几、文件柜、书柜等:公司公共区域接待使用的由行政人事部指定专人负责管理;各部门使用的由使用人负责管理;部门共用的由使用部门负责人负责管理。
3、窗帘、隔断等:公司公共区域的由总经办指定专人负责管理;各部门使用的由使用部门指定专人负责管理。
