电业局计量中心仪器设备管理程序
仪器设备管理程序
1目的
对用于检测/校准/检定工作的固定资产类仪器设备实施控制,确保检测/校准/检定结果的准确可靠。
2范围
适用于本计量中心检测/校准/检定服务中所有用于检测、校准和抽样的仪器设备及其软件的控制。
3职责
3.1主任负责仪器设备的购置计划和仪器设备的临时购置申请。
3.2中心办负责仪器设备购置计划的审核和临时购置申请的审核,并不定期检查班组仪器设备的控制情况。
3.3各班组负责人组织协调仪器设备配备、校准、使用、维护等。
3.4仪器设备管理员负责编制仪器设备维护计划等,组织仪器设备的送检和自校,并负责建立仪器设备档案。
4工作程序
4.1仪器设备的配备
4.1.1由各班组根据仪器设备使用寿命/仪器设备故障情况/新项目开展所需仪器设备等情况,决定仪器设备是否更新或新增,由有关人员在中心mis系统中提出购置申请。
4.1.2中心办汇总各班组的购置申请,制定全中心的购置计划,报主任批准;班组按照中心mis系统的购置流程履行购置手续。
4.1.3临时性的仪器设备购置需求,由班组的有关人员,在中心mis上,按照中心mis系统的仪器设备购置流程,班组申请、中心办审核、主任批准后,实施购置。
4.1.3各班组在进行仪器设备购置时,应注意仪器设备生产供应厂商的质量保证能力和售后服务能力及信誉等,参照《服务和供应品采购控制程序》执行。
4.2仪器设备的验收
4.2.1新购置的仪器到货后,由仪器设备供应商/仪器设备生产厂家负责仪器安装调试(必要时),调试结束后,相关班组负责组织有关人员验收,填写《仪器设备验收单》;五万元及以上的仪器设备需编制验收报告。
4.2.2必要时,将法定计量检定机构的检定证书/校准、检定证书/测试报告,作为新购置仪器(属计量器具的)的验收证据。
4.3仪器设备的相关作业文件
4.3.1各班组负责人组织专业人员编写仪器设备的操作规程件等作业文件,作业文件可针对单台设备,也可针对某类设备。相关作业文件应覆盖以下方面内容:
仪器设备的操作规程(包含安全规定)、使用限制条件(如环境温度和湿度等)。
仪器设备定期维护方法;
仪器设备的自校准规程(必要时);
仪器设备的期间核查方法(必要时);
仪器设备的校准修正因子更新方法(必要时);
4.3.2仪器设备作业文件的编写内容规定如下:
4.3.2.1仪器设备定期维护方法编写内容应包括:
依据
维护程序
维护周期
维护记录格式
4.3.2.2仪器设备自校方法编写内容见《实现测量可溯源程序》。
4.3.2.3仪器设备的期间核查方法编写内容见《实现测量可溯源程序》。
4.3.2.4仪器设备的校准修正因子更新方法编写内容应包括:
目的
依据
工作程序
记录格式
4.3.2.5仪器设备操作规程的编写内容,各班组自定;五万元及以上仪器设备的操作规程必须包括安全操作的内容。
4.3.3与仪器设备相关的作业文件,由质量负责人批准实施。
4.4仪器设备的标识
4.4.1仪器设备的身份标识
设备管理员按下述规定对仪器设备编号,作为仪器设备的身份标识。
仪器设备用十位代码(abc-defghi)表示,其中:
a)“ab”为各班组汉语拼音缩写;
b)“c”为仪器设备分类号,以1、2、3表示,1类设备为20000元及以上的设备,2类设备为2000元及以上、20000元以下的设备,3类设备指2000元以下的设备;
c)“de”表示仪器设备购入年份;
d)“f”表示设备类别号, j表示计算机,d表示打印机,b表示标准计量器具,g表示工作计量器具,q表示其他设备;
e)“ghi”表示仪器设备序号,各班组自行定义。
4.4.2仪器设备的状态标识
设备管理员根据仪器设备及其软件的核查/校准结果,对仪器设备实施“绿、黄、红”三色状态标识管理。“绿、黄、红”三色状态标识按以下规定使用:
4.4.2.1合格证(绿色标签)
经核查/校准合格者。
4.4.2.2限用证(黄色标签)
a)多功能检测设备,其某些功能已丧失,所用功能正常且合格者;
b)降级使用者;
c)某一量程不合格,但所用量程合格者。
4.4.2.3停用证(红色标签)
a)仪器设备损坏者;
b)经核查/校准不合格者;
c)超过核查/校准周期者;
d)仪器设备暂时不用者;
e)性能无法确定者。
4.5仪器设备的使用与维护
4.5.1对检测/校准/检定结果有重要影响的仪器设备在第一次使用前必须进行校准或核查,以证实其能够满足实验室的规范要求和相应的标准规范,并在校准周期之间应进行期间检查,执行《实现测量可溯源性程序》。
4.5.2对检测/校准/检定结果有重要影响的仪器设备,各专业主任应组织有关人员编写仪器设备维护方法;每年年初仪器设备管理员应制定仪器设备维护计划,填写《仪器设备维护计划表》,主任批准后实施。
4.5.3对检测/校准/检定结果有重要影响的仪器设备,应由经过培训并由班组负责人授权的人员操作。
4.5.4仪器设备使用和维护的有效版本的作业文件,应保证操作人员在相关操作现场方便地获取和使用。
4.5.5固定试验室的仪器设备使用前后,专业人员应对其状态进行检查,填写《仪器设备使用记录》。
4.5.6用于现场检测/校准/检定的仪器设备,或脱离本实验室直接控制(送修、送检、外借)返回后,在使用前专业人员应对其功能和(或)校准状态进行核查并能显示满意结果,填写《仪器设备出室记录》
4.5.7当校准产生了一组修正因子时,专业人员应按规定的程序操作,以确保其所有备份得到正确更新。
4.5.8试验软件(含升级软件)在服役前,应通过鉴定/测试,核查其有效性,并保存相应的鉴定证书或经部门质量负责人批准的检验测试报告。
4.5.9外部仪器设备的使用
4.5.9.1在进行现场检验/校准时,允许使用经检查符合要求且对检测/校准/检定结果有效性不会产生重大影响的部分外部仪器设备。
4.5.9.2现场检测/校准/检定负责人应现场组织对外部仪器设备技术性能的核实确认工作,只有经核实确认符合要求的外部仪器设备才能使用。
4.5.9.3使用时,对需使用的外部仪器设备进行性能检查与确认,现场检测/校准/检定负责人应检查设备的完好性,是否经计量检定合格。
4.5.9.4可能时,现场检测/校准/检定负责人应自带“核查标准”,对仪器设备的量值安排一次运行中检查或核查,并确认检查合格。
4.5.9.5现场检测/校准/检定负责人应记录和保存外部仪器设备名称、出厂编号、型号等资料。
4.6仪器设备的运输和存放
4.6.1专业人员应根据仪器设备的特点及要求,选用适宜的搬运方式和搬运工具,防止搬运中仪器设备受到振动、撞击、雨淋、划伤及腐蚀而造成损伤和失准;注意保护仪器设备的有关标识,防止丢失或被损坏;运输过程中,应有专业技术人员随同,并对仪器设备的出入室时状态予以检查登记。
4.6.2班组应根据仪器设备不同的贮存要求,保证仪器设备有一个适宜的环境条件,采取必要的防护措施,确保其性能完好。并执行《基础设施和环境建立、控制和维护程序》。
4.7仪器设备异常的处理
4.7.1当仪器设备经校准/核查后确认达不到要求时,相关专业人员应向班组负责人提出书面申明及处置建议,经班组负责人审核批准后可作限用或停用处置,仪器设备管理员在计量器具台帐和登记卡上予以注明,并更改仪器设备上的状态标识。
4.7.2专业人员发现仪器设备曾经过载或处置不当、给出可疑结果,或已显示出缺陷、超出规定限度时,应立即停止使用,及时向班组负责人报告,并通知仪器设备管理员在其上贴停用标识,填写《仪器设备故障维修登记表》;若需修理,由仪器设备管理员在mis系统填写仪器设备修理申请单,按照中心mis系统中的流程进行申请、审核、批准后,实施维修;修复后的仪器设备,必须重新核查/校准,合格后方可使用。
4.7.3必要时,班组负责人应组织相关专业人员,对上述二种情况下相关检测/校准/检定结果的有效性进行评价并记录。当评价认为仪器设备的异常已经给检测/校准/检定结果造成了影响时,并执行《不符合工作控制程序》。
4.8仪器设备的档案
各班组负责建立本部门的仪器设备档案及档案的管理;五万元及以上仪器设备技术资料由情报室存档,班组保存复印件。
4.8.1仪器设备分固定资产和非固定资产(辅助设备)两类建立台帐,属固定资产的需填写“固定资产卡片”。
4.8.2两类设备中属计量器具的,需建立计量器具台帐,填写计量器具登记卡。
4.8.3固定资产卡片、台帐和非固定资产台帐至少需包括以下内容:
仪器设备名称、型号、主要技术参数、出厂编号、固定资产编号/非固定资产编号;
制造商名称;
接收日期、接收时状态(新/旧/经改装或修理);
价格;
保管人;
4.8.4计量器具卡片、台帐至少应包括以下内容:
仪器设备名称、型号、主要技术参数、出厂编号、固定资产编号/非固定资产编号;
制造商名称;
检定日期
检定周期
检定结果
检定部门
4.8.5仪器设备档案中还应包括以下资料(不限于)
仪器设备说明书
仪器设备验收记录
计量器具检定/校准、检定证书/测试报告
仪器设备维护方法和维护记录
仪器设备期间核查方法及记录
仪器设备故障维修记录
4.9中心办不定期检查各班组仪器设备的控制情况。
4.10计算机软件的管理执行《计算机及软件管理程序》
5相关文件
5.1gaepc/qp-07(a/0)《不符合工作控制程序》
5.2gaepc/qp-13(a/0)《基础设施和环境控制程序》
5.3gaepc/qp-17(a/0)《计算机及软件管理程序》
5.4gaepc/qp-19(a/0)《实现测量可溯源程序》
6记录
6.1gaepc/qr-051《仪器设备验收单》
6.2gaepc/qr-052《仪器设备使用记录》
6.3gaepc/qr-054《仪器设备维护计划表》
6.5gaepc/qr-056《计量器具登记卡》
6.4gaepc/qr-057《仪器设备故障维修记录》
6.6gaepc/qr-058《仪器设备出室登记表》
6.7固定资产报废申请表
6.8仪器设备维护记录
6.9仪器设备自校准记录
6.10仪器设备的期间核查记录
6.11仪器设备的校准修正因子更新记录
6.12计量器具检定证书
