电业局计量中心报告证书管理程序
报告和证书管理程序
1目的
为保证报告和证书的完整性、准确性,并真实地反映结果的全部信息。
2范围
适用于本计量中心出具的报告和证书的管理。
3职责
3.1授权签字人批准其授权领域的报告或证书;
3.2中心办每年至少抽查一次报告和证书;
3.3班组负责编制、审核报告/证书,负责报告/证书的交付、管理和台帐的建立。
4程序
4.1报告和证书的编制要求
4.1.1本计量中心的工作结果以检测报告、试验报告、检定证书、测试报告、校准证书的形式出具。报告/证书的内容应包括以下方面:
a)报告/证书的名称;
b)本计量中心名称与地址,联系电话;
c)报告/证书编号标识,第 页及共 页;
d)顾客的名称;
e)所用方法的标识;
f)检测或校准物品的描述(如名称、型号规格、主要性能指标等)、状态和明确的标识;
g)检测/校准/检定日期;
h)如果被检物品是抽样得来,说明其抽样日期、抽样方法、抽样地点、抽样计划和程序、抽样环境条件等;
i)检测和校准结果,适当时,带有测量单位(必要时,当以表格、图、或照片加以说明);
j)报告和证书的编制、审核和批准人的手签名,必要时注明签名日期;
k)必要时对顾客送检/送校的样品,作出检测/校准/检定结果仅对所送样品负责的声明;
l)当有分包项时,则应清晰地标明分包方出具的数据;
m)必要时,注明“本检测报告/校准、检定证书未经本计量中心书面批准,不得部分复印”的声明.
4.1.2当需要对检测结果作出解释时,报告中还应包括下列内容:
a)对检测方法的偏离、增添或删节,及特殊检测条件的信息,如环境条件;
b)需要时符合或不符合要求或规范的声明;
c) 适用时评定测量不确定度的声明。当不确定度与检测结果的有效性或应用有关,或顾客提出要求时,或当测量不确定度影响到规范限度的符合性时,报告中还需要包括有关不确定度的信息;
d)适用且需要时,提出意见和解释;
e)特定方法、顾客和顾客群体要求的附加信息。
4.1.3如需对校准结果进行解释时,证书还应包括下列内容:
a)对测量结果有影响的条件(环境条件);
b)测量不确定度和(或)符合确定的计量规范或条款的声明;
c)测量可溯源的证据;
d)校准证书仅可给出功能性检测结果或量值,不应包含对校准时间间隔的建议;若需给出符合某规范声明的,应指明符合或不符合该规范的具体条款;做出符合性声明时,应考虑测量不确定度;
e)若顾客事先要求,在校准仪器被调整或修理后,要求给出调整或修理前后的校准结果时,应在证书或报告中表明。
4.1.4工作人员应准确、清晰、明确和客观地报告每一项或一系列检测和校准结果,并符合有关方法规定的要求。
4.1.5试验报告的封面和格式统一制定(见附录)。
4.1.5.1所有报告均用a4纸(附图等可除外)。
4.1.5.2封面应至少含:报告编码(应在右上角)、报告名称、试验类型、委托单位、报告单位、报告日期。
4.1.5.3签批页(封二)应含编写、审核、批准。
4.1.5.4封三应含本计量中心声明。
4.1.5.5目录:少于10页可不用。
4.1.5.6主体部分:应含“报告的内容”所定义的项目,其中分层方法应按如下规定执行。第一层用“123 ……”;第二层用“1.1 1.2 1.3……”;第三层用“1.1.1 1.1.2 1.1.3……”;其余可自定义。
4.1.6检测报告、检定证书、测试报告、校准证书的格式由班组根据承检产品/项目标准的要求自行设计,报中心办备案。确定后的报告/证书格式无特殊原因不得更改,更改需经原批准人批准;
4.1.7报告和证书的标识
4.1.7.1试验报告标识形式为abcd-efghij。ab为班组拼音缩写:cd为年(2000年为00,2001年为01,依次类推),efghij由班组自行定义。
4.1.7.2检测报告、检定证书、测试报告、校准证书的标识由各班组自行制定,并报中心办备案。
4.2报告和证书的编写
4.2.1报告/证书应能够准确、清晰、明确和客观地反映工作结果,并符合技术标准方法规定的要求。编写内容要完整、结论明确,必要时应附以图表、数表、曲线、简图、照片说明。
4.2.2报告/证书应由具备资格的专业人员编制,实习人员不能独立编制。
4.2.3报告/证书上的数据结论、环境条件等须与原始记录相符。
4.2.4报告/证书的所有数据均应采用法定计量单位和规定的术语。
4.2.5对分包方所提供的结果应在报告中明确说明。
4.3报告和证书的审核批准
4.3.1检测报告、检定证书、测试报告、校准证书采用编写、审核和批准三级方式。
4.3.1.1工作人员对原始数据核对后将检测结果准确无误地填写到报告中,并签名。
4.3.1.2相关人员审核原始记录、方法的适用性以及满足顾客要求后,审核签名。
4.3.1.3本专业授权签字人批准签字。
4.3.2试验报告的审批
4.3.2.1报告的审批采用编写、审核、批准方式。
4.3.2.2常规性试验,由助工及以上职称人员编写、专业组长审定、班组负责人批准。
4.3.2.3较复杂的、跨专业的或涉及系统安全的检测项目试验(如型式试验、机组性能鉴定试验等),由助理工程师以上职称的检测人员编写、项目负责人或班组负责人审核,质量负责人、技术负责人或主任批准。
4.4报告的管理和交付
4.4.1中心办根据授权签字人的批准签名加盖试验报告专用章和实验室认可、计量认证标志章,并留存二份,定期归档。报告/证书的保存期一般不少于五年。 认可认证范围之外的项目,不允许加盖实验室认可、计量认证标志章。班组应将原始记录和报告一同存档。
4.4.2检测报告、检定证书、测试报告、校准证书由各班组根据授权签字人的批准签名加盖试验报告专用章和实验室认可、计量认证标志章。一般不保留证书副本,只保留原始记录。认可认证范围之外的项目,不允许加盖实验室认可、计量认证标志章。
4.4.3中心办每年对班组的报告和证书至少抽查一次;
4.4.4试验报告在交付给顾客时,顾客在《报告交付单》上签名。邮寄交付的报告以邮寄回执作为交付记录。在交付过程中,应注意报告的防潮等。检定证书、测试报告、校准证书的交付,由顾客在委托单上签名。
4.4.5当用户要求用电话、电传或其他电子媒体传递数据或结果时,要核实对方的身份。
4.4.5本计量中心相关人员应严格为顾客保密,未经允许报告和记录不得给其他方查阅;保密性管理执行《保护顾客机密信息及所有权程序》。
4.5报告和证书的更改
4.5.1当对报告/证书中的数据有疑义时,由责任部门组织项目负责人员、质量监督员分析原因,对可疑数据进行核查。
4.5.2若经核查证实已发出的报告/证书有差异,责任部门负责人应立即书面通知接收单位,停止使用该报告/证书。
4.5.3原报告/证书的编写人员填写《报告和证书更改审批表》,说明更改理由及更改的内容,并由原报告的审批人确认更改理由成立,批准人提出处理意见。
4.5.4更改若涉及重新进行检测/校准/检定,则检测/校准/检定程序、数据处理、质量控制、记录要求等应符合《程序文件》的相关要求。
4.5.5修改后或重新检测/校准/检定后所出具的报告/证书应附加说明,说明修改的原因和主要修改内容。
4.5.6责任部门应及时收回原报告,并按照报告交付程序,将修改后的报告和证书送至原报告持有人手中。
4.5.7责任部门保存修改后的报告证书应,并由资料管理员同原报告/证书一并保管。
5相关文件
5.1gaepc/qp-01(a/0)《保护顾客机密信息和所有权程序》
5.2gaepc/qp-07(a/0)《不符合工作控制程序》
6记录
6.1 gaepc/qr-066《技术报告审核、审定、批准表》
6.2 gaepc/qr-082《试验报告交付单》
6.3 gaepc/qr-083《报告/证书台帐》
6.4 gaepc/qr-084《报告和证书更改审批表》
