第1篇 酒店采购管理制度
酒店采购应控制成本、接受财务监督及其他部门的监督、稽查,全面负责酒店的采购工作。
第一条采购工作基本要求
1、所有采购项目均需酒店总经理签批授权、财务部批准同意。
2、所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单。
3、采购人员须对自己采购物品的价格、品质负责。
4、采购人员须每月通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及公司。
5、所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交。
6、采购时间要求:一般物品采购时间为3-5天,急用物品第二天必须采购回来,印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购。
7、采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销。
8、禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。
9、采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜,对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利。
第二条采购岗位职责
1、了解各部门物品需求及各类物品市场的供应情况,掌握财务部对各种物品的采购成本及采购资金的控制要求,熟悉了解各种物品的采购计划。降低物资食品采购成本,为酒店提供价格合理质量好的各类物资及食品。
2、了解部门和仓库各类物品的消耗情况和库存物资动态,会同有关部门根据实际经营情况,合理、科学地根据采购计划,对各种物品进行价格调查。
3、搜集市场上各类物质的价格信息,作好资料的存档工作;积极配合搞好物资食品保管工作,做好物资平衡工作,及时处理呆滞物资,加速物资周转。
4、大宗用品或长期需用的物资,根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。
5、主动协调与酒店内其他各部门的关系,经常倾听使用部门对物资采购工作的意见,及进改进采购工作。
6、协助客房仓库作好物质的验收工作,对质量不合格和价格不符的产品给予退换货工作。对食品原料进库前,要严格验收,注意食品的生产期,不进保质期已过一半的食品,确保食品原料的新鲜度。
7、与有关供应商作好积极的沟通,保持良好的合作关系。
8、严格执行酒店财务制度,遵纪守法,不索贿、不受贿,在平等互利在原则下开展作业。
第三条临时物品采购工作程序
1、临时物品的采购申请:临时采购物品必须是在营业部门运行过程中的某些突发需求(包括客人的某些需求和酒店本身产生的突发需求,例:工程维修配件等)部门申请人详细填写申购单,注明所需采购物品的名称、规格、数量等
2、临时物品的采购审批部门负责人签字审核,检查所需采购物品的名称、数量、规格等必要时进行删减和增补,并注明急需采购的原因。
3、临时物品的采购实施:采购员根据部门所下的申购单直接采购,部门急用的物品采购必须当天完成;采购员将部门所采购物品购回后,需将申购单交给相关部门补签手续。
2、临时物品的采购验证:采购购回物品后,仓库及部门负责人验货给予优先及时验收,验收合格入库后交与申请部门领用。
第四条采购物资验货流程
1、无论是供应商或是采购购回的物品必须先验收再入库,由库房根据申购单验收货物,不允许直接将货物交与使用部门。
2、对于不符合采购申购单的货物,库房人员有权拒收,供应商或采购人员办理入库验收手续后,仓管应开入库单,并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算手续。
3、仓管在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。
4、在验收过程中,仓管或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求,经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货手续,
5、购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作、共同做好工作,对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。
第2篇 酒店食品原材料采购、验收制度
酒店食品原材料采购与验收制度
1了解供应商的企业资质信用情况。主要审核的资质材料包括:供应商营业执照副本;税务登记证;一般纳税人证书;组织机构代码(集团化酒店有其所属分、子酒店使用集团组织机构代码的情况);卫生许可证;企业执行标准;生产许可证。
2进口商品在国内未进行商标注册的,进口商要出示承诺书,注明该类商品今后涉及的一切侵权、冒用商标等行为均由进口商承担。
3供应商为进出口贸易酒店时:中华人民共和国外商投资企业批准证书或对外贸易经营者备案登记表;生产商生产许可证;自有品牌需提供全国工业产品生产许可证委托加工备案申请书。
全部资质材料应查看正本或清晰的正本复印件,同时留存企业盖章复印件。
4供应商经营范围应在资质材料中限定的有效范围内。商标注册人应与营业执照注册人一致、如不一致则需核准转让注册商标证明。
5采购前对所要采购的产品进行抽检,确保产品的理化、卫生、感官等质量指标符合国家法律、法规和强制性标准规定。并定期抽检。
6按进货批次索要检疫证明和进货票据,并详细记录进货来源、品名、数量、日销售量,做到一旦发现问题,可以迅速追溯到生产源头。
7商品的质检报告必须是经省、地(市)局以上政府部门授权认可的计量认证/审查认可的检测部门出具的质检报告,检测项目必须是按照商品的执行标准进行全项检测。资质材料中注明有效期的以注明期限为终止日期。
8供应商的送货车辆应保持清洁;商品堆放科学合理,避免造成食品的交叉污染;如对温度有要求的商品应确定商品的温度,记录送货车辆温度,并记录存档。
9商品的检验
1)商品包装检查
核对订货汇总单,所送商品是否和所定商品一致;纸箱标示是否和商品一致,包装有无损坏和受潮;外包装应清洁、形状完整,无严重破损;内包装应无破损,商品的形状完好无损;外包装名称和包装内商品名称一致。
2)商品质量的基本检查
商品应清洁,并符合企业相关验收标准;商品应无损伤、腐烂现象,无寄生虫或已受虫害现象;对温度有要求的商品应确定商品的温度与包装上指示温度一致,冷冻商品没有曾经解冻痕迹。
3)定型包装食品的验收
门店收货时,对定型包装的熟食卤味、豆制品等食品应索取产品检验合格证和专用送货单;对运输工具、包装日期和产品进行检查、验收,同时做好记录;检查食品的保质期,确保其在允收期限范围内;确保包装完好并符合相关要求,数量、批次和送货单一致。
4)非定型包装食品(包括生鲜食品)的验收
门店收货时,非定型包装产品根据需要应索取产品检验合格证明,专用送货单据,国家或地方执法机构规定的相关证明文件,如屠宰、加工、检疫、销售的许可证明,相关载具的清洁消毒证明等。对运输工具、加工日期和产品进行验收,同时做好记录。
检查商品的剩余保值期,确保在允收期限内。对保质期较短的生鲜产品须根据实际情况提高允收期要求。
确保包装和运输条件(如温度、湿度、卫生状况等)符合法定要求,无交叉污染危险,数量、批次和送货单一致。
检查食品的相关质量指标,包括但不局限于外观、颜色、气味、新鲜度、中心温度等指标。
对高风险产品建议根据产品特点进行定期的理化及微生物检验。
建议有条件的超市建立区域性配送中心,统一食品的验收、存储和配送。
5)预包装商品标示检查
●国产商品标示检查应至少具有以下独立信息(对于最小销售包装表面积小于10平方厘米的产品,可以仅标注:产品名称、生产者名称和生产日期):
a)食品名称;
b)配料表;
c)净含量及固形物含量(固液两项产品)制造者;
d)生产者和经销者的名称和地址;
e)日期标志和储藏指南(产品保质与储藏条件有关的产品);
f)质量/品质等级(国家,行业标准中明确规定质量/品质的产品);
g)产品的标准号。
●进口商品标示检查应至少具有以下独立信息:
a)食品名称;
b)配料表;
c)净含量及固形物含量;
d)进口食品必须表明原产国、地区名;
e)总经销者的名称和地址;
f)日期标志和储藏指南(产品保质期与储藏条件有关的产品);
g)进口商品应有中文标识,中文标识应大于外文标识。
保证冷藏食品脱离冷链时间不得超过20分钟,冷冻食品脱离冷链i)时间不得超过30分钟。
第3篇 酒店采购验收制度
酒店采购与验收制度
第一条:为规范酒店的原材料采购程序、采购行为和节约采购成本、满足酒店经营的需求、提高酒店的经济效益、特制定本制度。作为酒店采购人员及部门验收的标准!
第二条:采购方式及供货商的确定:
(一)采购方式的确定
1对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料,可选择供货商送货的方式。
2对于使用平率低,不容易集中采购的货物可由采购人员采购。
3对于一些特殊的原材料可由外地发货,按计划定期申购。
(二)供货商的确定原则:
1初选供货商:要深入细致的进行市场考察,要从所在城市找出三家以上有代表性的供货商,进行综合考察,在考察中要重点了解供货商的实力,专业化程度,货物来源,价格、质量极其目前的供货状况。
2试用供货商:对于同类商品找出两家同时供货,重点从质量、价格、服务三方面来进行比较尝试。
3确定供货商:在使用两个月的基础上、由总经理、副总经理、财务人员、厨师长、采购人员组成审查小组,以民主表决的方式集中投票表决来确定。
4签定供货合同:确定供货商后,由总经理与供货商签定供货合同,合同的期限不得超过一年。
5供货商的更换与续用:在合作的过程中,如发现供货商有不履行合同的行为,在合同期满前,由审查小组集中讨论决定是否更换、续用。
第三条:市场调查原则
1由总经理、财务人员、采购人员、厨师长每月不少于两次进行市场调查。调查后需有调查记录,写明调查人员,调查时间、地点及调查结果,由全体人员签字后交会计存档。
2调查时间、地点的选择,每项15天调查一次,以批发市场早市开市期间为调查区间,不能选择雨、雪天及极端天气情况后的当日或次日调查。。市场的调查以供货商所在的市场为准。
3调查的方法和程序。调查组应遵循先蔬菜、鲜货、后干杂调料、粮油、酒水的原则,单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚持集中调查的原则,调查时应实行看、闻、摸等手段、必要时可进行采样。对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品种、生产日期、保质期等。在询价后要进行讨价还价,切记只记录买方一口价。
4出实地调查外,当地的报刊、杂志、电视等所刊出的价格,同行报价也是调查的手段和依据。
5调查结果由调查小组结合实地调查结果和咨询结果进行综合讨论通过。
6零星物品的调查由总经理或委托其他人(采购人员除外)实施。
第四条采购的定价原则:
1对供货商所供物品的定价:在市场调查的基础上,每半月制定一次,零星物品的采购价格不定期进行。
2定价程序:由总经理同采购人员一起根据市场调查的结果与供货商讨价还价后予以确认,并由总经理、采购人员签字以书面形式告知库管、财务执行。
3价格管理原则:对于供货价格实行最高限价制,根据不同的货品,其最高限价范围如下:
(1)干杂、调料、粮油、等执行价格不得高于市场批发价格的6%。
(2)低质易耗品的价格不得高于市场零售价的平均数。
(3)零星物品的价格不得高于市场零售价的5%
(4)鱼类、肉类、鲜货价格不得高于市场批发价格的4%
(5)蔬菜平均在一元以下者,其执行价格不得高于市场批发价格的15%。价格在一元以上者,其定价不得高于市场批发价的10%。
4春节、国庆等节假日期间以及灾害性天气持续时间较长的月份,由于供货价格波动太大,其定价原则可适当放宽。
第五条:申购程序
(一)零星物品的申购程序
1、对于经常性项目的采购应由所需部门每周固定时间定期报计划,经总经理审批后,交由采购人员办理。
2、需临时采购的物品由所需部门填写申购单,经部门负责人、总经理审批后方可办理,申购单一式两份。写明所需物品的品种、数量、规格等。
3、零星物品的采购不得超过两天。需要急购的物品由总经理在申购单写明,限时购买。
(二)供货商送货的申购程序:
1、需货部门填写申购物品清单,由部门负责人签字后,交采购人员办理。
2、库管人员应随时检查库存,当存货降到最低存货点时,库管人员应以书面形式通知采购人员进货。
3、新进酒水、物料由总经理和采购人员签字以书面形式通知库管,不需填写申购单。
4、只有采购人员可以电话或书面形式按申购单上的要求通知供货商送货,其他人员非总经理批准不得擅自通知送货。
第六条:采购数量的确定原则:
为提高经济效益,降低成本,减少资金占有,应根据勤进快销的原则,按单采购的原则来确定日常的采购数量。
(一)鲜货、蔬菜、水发货的采购数量。
1、此类原料实行每日采购,一般要求供货商送货。
2、用上述原材料的部门每日营业结束前,根据存货、生意情况、储存条件及送货时间,提出次日的采购数量。
(二)库存物品(干杂、调料、燃料、粮油、烟、酒水、低质易耗品等)的采购数量。
1、此类物品的采购数量应综合考虑经济批量、采购周期、资金周转、储存条件等因数,根据最低库存量和最高库存量而定。最高库存量不得超过15天的用量,最低不得低于一天的用量。
2、库存量的计算公式:
最低库存量=每日需用量*发货天数
最高库存量=每日需用量*15天
第七条:货物的验收原则:
(一)验收的质量标准:
根据本酒店制定的《质量标准进行》验收
(二)验收的数量标准:
根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量进行验收,数量差异应控制在申购数量的上下10%左右。
(三)验收人员:
采购人员、库房人员、领用部门负责人、监督员四人共同验收。
(四)验收时间:
每日上午9:30---10:00下午4:30
(五)验收程序:
1、由库管人员填写'入库单'或'鲜货食品验收单'注明所收物品的数量、单价、金额。
2、入库单、验收单填写完后,由采购人员、货物领用部门负责人、库管员签字生效。签字完毕后的入库单或验收单一式四联,第一联库管自己留存;第二联交财务做为记帐凭证;第三联交供货商作为结帐凭证;第四联交总经理。
第4篇 酒店采购供应制度范本
酒店采购供应制度
一、 总则
酒店批量物资(厨房每日采购的非储备食品材料除外)和酒店零星物品的采购计划(含分店)必须执行分管副总会签制度。
相关人员在采购、收货过程中,须遵从商业道德、努力提高业务水平,讲究文明礼貌;以酒店利益为重,相互监督,相互配合,共同把好进货关,维护酒店的社会形象。
中心仓库负责物资的保管和收发,各使用部门指定专人凭本部门负责人签字的领料单到中心仓库办理领用手续。
二、部门物品领用和采购审批存放签批负责人:
1.总经理:(黄世贤、朱玉贵)
2.水疗部:(李林)
3.人力资源部:(胡诗琴)
4.财务部:(方娟)
5.保安部:(韩正亚)
6.工程部:(徐建武)
7.营销部:(周晨)
8.前台部:(李国贤)
9.客房部:(罗旭东、杨攀)
10.采购部:(王松来)
11.餐饮部前厅:(杨昌球)
12.餐饮部中餐厨房:(杨昌球)
13.餐饮部西餐厨房:(杨昌球)
三、采购项目的申请审批
凡是中心仓库储备的各类食品物料均由仓库根据库存及各部门使用情况填写申购单,经总经理确认后,交采购部执行。
各厨房每日所需之非储备食品材料由各厨房填写一式三联的零星食品、物品采购申请单,经厨师长签字确认,于16:00前提交采购部,特殊情况下可推迟至17:30分前,填写清楚后提交采购部。
各部门所需非仓储之外的物品,由各部门填写采购申请单一式三联、附以申购说明,写明用途,并经部门经理签字提交总经理签批后转采购部。
本地采购的营业应急用品和工程所需设备及零配件应提前三天提交采购计划;需异地购买的物品,至少需提前七天将采购计划提交采购部。
所有采购项目经审批成为有效订单后,方能实施购买。
附:采购项目申请审批程序:
申请部门填写采购申请单——部门负责人签字确认——分管副总签字——总经理批准——中心仓库确认无库存——提交采购部
四、采购项目的购买
1、采购部是酒店采购工作的专业部门,酒店所需物品及各类原材料原则上均由其统一采购,其他部门有参与监督,支持配合的权利和义务,但一般不准自行采购。
2、所有采购订单由采购部经理直接落实到采购员实施购买,所有购买活动必须依据有效订单规定的项目、数量、价格、时限及其他要求进行,并在货到后交总库房及相关部门。
3、对于长期使用餐饮、工程物品,一次需5000元以上;对虽长期使用数量小,金额大于2000元以上的产品,需先期询价后,方可实施采购。
4、供方的优惠、折扣、赠送等须归酒店所有,严禁私拿回扣,一经发现,按双倍罚款,并按情节轻重给予解聘、辞退直至开除。
5、对于有特殊要求或需特殊加工的采购项目,需方要作详细的图解说明或提供实样,采购部根据需方要求按规定程序选择合适的供应商实施采购。
6、采购部对内要主动与使用部门保持密切联系,树立服务意识,熟知酒店物品的标准与使用情况;经常做好市场调查,掌握市场信息;主动向使用部门推荐适路新产品及质优价廉的代用品,积极主动向酒店高级管理层提供市场情况及购买策略。使用部门在工作中要主动与采购部门沟通配合,对掌握供方及购物意向须主动通报采购部,由其进行考核、评定、择优录用。
7、确属疑难采购项目,采购部和使用部门双方须及时联系、沟通、研究对策,无力解决的须及时请求酒店领导,不得耽误。
五、采购项目的结算
需预付货款的采购项目,在交易前无论金额大小都必须签订供销合同,付款前采购员凭手续完备的供销合同填写付款申请单或支票领用申请单,经总经理批准确认,向财务部申请付款。
实时付款的供应项目,采购员必须凭有效采购申请填写支票领用单或付款申请单报总经理签批,向财务部申请付款。
以现金支付,金额较低的采购项目,先由采购员以核发的备用金支付,货到各项手续办理完结后向财务部申请作领备用金。
延时付款的供应项目,其付款单据统一由采购部管理,定时核发无误后由财务部付款。对不能提供有效入库,验收单据的货款结算,财务部有权拒绝付款。
六、采购数据文件
采购文件必须说明所订购产品的资料,包含下列内容:
1.采购计划,包括《酒店零星食品/物品材料订购单》、《采购申请表》。
2.《酒店食品、物品直拨验收单》、《酒店食品、物品入库验收单》
3.采购资料在工作结束后由采购部办公室妥善登记保存。
七、物品的领用手续
1.厨房所需之非储备食品材料库房验收后,开具《直拨单》,通知各厨房领用并办理签字手续。
2.维修材料由工程部负责验收并建帐保管,每月凭《维修工作单》的部门联出库,财务联办理部门费用转移手续。
3、部门零星专用物品,由采购部采购后入中心库,部门根据需要领用。
4、所有食品及物品材料均通过中心仓库办理领用手续。
5、各厨房需根据酒店菜谱上所列菜品,提供本部门贵重原材料清单,建帐登记使用,财务部每周根据实际销售数量进行核对。
6、餐饮部、客房部应建立二级仓库保管帐,使用《内部调拨单》办理各餐厅、楼层的物品领用手续,周末将《内部调拨单》转财务部进行成本和费用的分配和考核。
7、供应商赠送的酒水和其他酒店所需物品等必须通过验货主办理出入库手续,视同购入商品进行消耗核算。
8、中心库须建立办公用品保管帐,各部门凭领料单办理领用手续。
9、客房部、餐饮部、工程部须在每月月底前,向财务部报送各部材料的消耗表,财务部以办理费用结转手续。
10、非经总经理、副总经理特批,严禁各部门领用非本部门日常消耗用品。
第5篇 酒店采购与各部门协调制度
酒店采购与各部门的协调
由于采购业务牵涉范围广泛,相关部门颇多,欲期采购业务能顺利进行,而获得良好的工作绩效,除了采购部门工作人员的努力外,尚需酒店内部有关部门的密切配合,始克有成。
因此,采购人员必须培养良好人际关系与协调能力,以期获得有关部门之合作,而圆满达成任务。兹将采购部门与酒店内有关部门之协调关系,叙述如下:
一.与管理部门之协调关系
在与管理部门的协调上,采购部门应将与供应商接触所获得的市场资讯,提供给管理部门做为经营上的依据。而管理部门则应将景气预测、税费结构、汇率趋势等资讯提供给采购部门参考。
二.与销售部门之协调关系
1.销售部门应提供正确的销售预测及销售目标等资料给采购部门,以期采购计划之有效执行。
2.销售部门研订产品之价格,必须事先预估销售成本,尤其是占主要部分之商品成本。在预估商品成本方面,采购部门应提供充分之协助。
3.销售部门在与顾客谈判特别订单及无库存的产品时,必须考虑采购的购运时间,避免造成无法如期交货的问题。
4.采购部门应将从供应商处所获得的有关竞争同业的商品需求资讯,以及其产品之销售数量、品质、价格等资讯,提供给销售部门,以协助做好竞争策略之拟订工作。
5.为了互惠起见,酒店在政策上,会要求供应商购买本酒店之产品,在此项政策之执行方面,销售部门与采购部门应密切配合办理。
三.与品管部门之协调关系
基本上,采购人员必须熟悉有关品质的标准,以便从供应商处购买到合乎用途的东西。采购人员由于直接与供应商接触,能帮助品管部门建立供应商所能配合的一套检验标准。而品管部门亦应将检验结果告知采购人员,借以考核供应商。
总的来说,采购与品管部门之协调关系如下:
1.品管知识:采购人员应随时向品管部门学习品管的知识,以便在与供应商接触时能了解其品质,以期采购适当的商品供应门店。
2.品质标准:采购部门应与品管部门保持密切联系,以便品管部门随时提供必要之协助,使请购规格与验收标准能相互吻合。
3.商品验收:品管部门对于厂商交来之商品不符要求而拒收时,应即通知采购部门,以便采取必要之措施。
4.开发厂商:采购部门与品管部门应共同开发供应厂商,以确认厂商是否具备供应所需产品之品质及数量的能力。
四.与门店仓储之间协调关系
大量采购可以降低商品的单位成本,但是相对的,因存量的增加,而提高仓储成本。因此,为了使整体的采购成本降低,采购部门与门店仓储部门,必须有良好的沟通与协调,妥为设计适当的最低存量及订购点。
采购部门应于订购作业完成时,将有关交货时间与数量等资料通知门店仓储部门,以便门店仓储部门能事先准备所需之空间;而门店仓储部门应定期将存量记录通知采购部门,以利存量之控制。对于退货、呆货、缺货等问题,采购人员亦应协助门店仓储人员处理。
五.与会计部门之协调关系
每一项采购交易,从订购开始到交货、请款、付款为止,都需要作会计处理。会计部门也可为采购部门提供各项有关之计算资料,例如:应付账款余额统计、实际支出金额与预算金额之比较、商品成本之计算、价差之绩效计算等。
不过,在许多酒店与机构中,这些会计工作有时候会由采购部门担负一些职责。不管这些会计工作由谁执行,部门间紧密的协调与合作,通常可以从供应商获得折扣的机会,以及改善买卖关系。
六.与财务部门之协调关系
采购预算是酒店资金需求的最主要部分,若无良好的财务计划,采购工作将无法顺利进行。采购人员在选择较佳品质时,必须考虑成本因素;在订购较大数量时,必须考虑酒店财务负担能力;在议定价格时,必须考虑付款方式(现金支付或期票支付),以避免造成财务上的损失或风险。因此,采购部门应与财务部门在资金调度与运用、汇率与利率之价差、付款条件与额度等方面,做妥善之协调。
第6篇 星级酒店采购员工作制度
星级酒店采购员工作制度
制度名称:采购员工作制度
第1条 目的。
为规范本酒店采购员的采购行为,提高采购工作效率,控制采购成本,特制定本制度。
第2条 适用范围。
本制度适用于对采购员的管理工作。
第3条 采购员不准弄虚作假,伪填或涂改发票。
第4条 采购员应该时刻维护酒店形象,保守商业秘密。
第5条 采购员应该爱惜并节约使用酒店的一切财产物资。
第6条 采购员应该恪尽职守,勤奋工作,高质量地完成工作任务。
第7条 采购员应该主动学习业务知识与技能,提高自身的工作能力。
第8条 不按规定进行询价的,酒店按照相关规定对其予以处罚。
第9条 紧急采购且需酒店总经理批准的,可先进行采购,后补办相关手续。
第10条 采购员应按采购单保质、保量地进行采购,并协助收货员按照酒店有关规定进行验收。
第11条 凭相关领导审批的采购单,采购员按酒店规定批准权限和相关程序实施采购。
第12条 所有的采购员必须对酒店的各种经营管理信息保密,机密文件和资料不得擅自复印,未经特许,不得将文件和资料带出酒店。
第13条 上班时应保持良好的精神状态,认真接受领导的指示和命令,对别人的提醒、忠告和批评应持虚心接受的态度。
第14条 凡单批采购金额在万元以上的采购,采购员应至少向家供应商询价,争取最低的采购成本,并将相关询价资料报采购主管审核。
第15条 各组采购主管应对采购信息进行核实,确认采购员报价属实及最低时,核准采购申请单。
第16条 若采购主管发现自己的询价比采购员的报价低于%时,应展开相应的调查,并将调查结果报相关领导处理。
第17条 本制度由采购部负责制定,报总经理批准后施行。
第18条 本制度自颁布之日起执行。
编制日期 审核日期 批准日期
修改标记 修改处数 修改日期
第7篇 某酒店能源采购管理制度
酒店能源采购管理制度
1.酒店工程部油库根据各类能源的使用情况,编制各类能源的使用量,制定出季度使用计划和年度使用计划;
2.制定实际采购使用量的季度计划和年度计划(一式四份)交总经理审批,同意后交采购部按计划采购;
3.按照酒店设备和车辆的油、气消耗情况以及营业状况,定出油库、气库在不同季节的最低、最高库存量,并填写请购单,交采购部经理呈报总经理审批同意后,交能源采购组办理;
4.超出季度和年度使用计划而需增加能源的请购,必须另填写请购单,提前一个月办理;
5.当采购部接到工程部油库请购单后,应立即进行报价,将请购单送总经理审批同意后,将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用,一联交能源采购组。
第8篇 酒店采购管理差旅制度
酒店(宾馆)采购管理、差旅制度
为了规范酒店采购程序,降低酒店的经营成本,保证各项物资的正常供应,特制定本制度。
一、采购人员必须以经营部门的需要为中心,根据货比三家,质优价廉的原则,准时、保质、保量的完成各项物品的采购工作。
只有采购人员才能给供应商下达采购指令,其他任何人下达的采购指令都是无效的,总仓有权拒绝验收。
二、采购程序:
⑴使用部门需要采购物资时,必须填写《采购申请单》(采购申请单必须明确:物品名称、规格型号、质量要求、数量、要求到货时间等);⑵使用部门经理核准;⑶送总仓确认;⑷报采购负责人和财务部经理审核;⑸报总经理审批,采购人员才可采购。
《采购申请单》一式四联,第一联(白)留采购部存档,第二联(红)交财务部核算,第三联(绿)交总仓作为收货凭据,第四联(黄)交申购部门备查。
三、采购部业务操作程序:
⑴按经过批准的《采购申请单》的要求多方询价、选择、填写价格及供应商的调查表;
⑵向采购负责人汇报询价情况,呈报调查表,经总经理批准后,确定最佳采购方案;
⑶按照确定的采购方案进行采购;
⑷到货后,送总仓验收,按规定办理入库手续;
⑸如果验收时发现问题,应立即通报采购负责人,并提出处理意见;
⑹将到货的品种、数量、付款情况通报申购部门;
⑺将货物发票、验收单、采购申请单或采购合同一并交财务部审核,并办理报销或结算手续。
第9篇 某酒店采购管理制度
1、制定采购计划
(1)由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;
(2)计划外采购或临时增加的项目，并制定计划或报告财务部审核;
(3)采购计划一式四份，自存一份，其它三份交财务部。
2、审批采购计划：
(1)财务部将各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核;
(2)财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算;
(3)将汇总的采购计划和预算报总经理审批;
(4)经批准的采购计划交财务总监监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。
3、物资采购：
(1)采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购，以保证及时供应。
(2)大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。
(3)餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购人员要按计划或下单进行采购，以保证供应。
(4)计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。
4、物资验收入库：
(1)无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收;
(2)仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。
第10篇 酒店采购责任与奖罚制度
酒店采购责任与奖罚
* 采购责任与义务
采购人员的责任与义务包括但不仅限于:
1、贯彻落实采购申请、审批、订货、签约、采购、记账等各项管理制度,无违规、违纪现象发生。
2、定期执行货源报价。集体定价、价格审批程序合规。每次采购坚持货比三家,货比三家价格合理,无虚报现象发生。
3、每次原材料、物品采购能坚持做到品种对应、质量优良、价格合理、数量适当、到货准时,无人为原因影响经营正常进行。
4、坚守廉政条约,无串标、围标、收取回扣、营私舞弊等造成酒店经济损失的行为发生。
5、开展市场调查研究,不断开发货源渠道,保证常规用品的供应达到'1+2+n'的供应商积累和动态管理。更新提供市场信息,不断提出降低成本的合理化建议并付诸实施。
* 相关奖惩
1、采购人员有以下情形之一,给酒店带来可实现或已实现的利益,酒店将给予相关责任人通报表扬、月度考核加分、评先创优,以及100-2000元的奖励。
(1)完善'1+2+n'的合格供应商资源,并有效展开竞争管理;
(2)开辟新的供应渠道,带来更优性价比的物资来源;
(3)价格获得同区域优势,并规范管理信用,获得供应商的额外支持;
(4)价格预测超前准确,并进行补库计划的合理建议,实施效果良好。
(5)其他公司认定的情形。
2、采购人员有下列情形之一,给酒店造成经济或名誉损失的。根据情节轻重,酒店将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚,100-2000元经济处罚。给酒店造成重大损失的,酒店将依法追究法律责任:
(1)私自接受供方带有娱乐性宴请或私自参加其它非正常活动的。
(2)私自接收或向供方索取财、物的。
(3)接收财、物后未主动上缴公司的。
(4)未遵守保密制度,出现任何有意或无意的泄密行为的。
(5)违反制度或违规操作,给公司带来事实或潜在的风险与损失的。
第11篇 餐饮酒店物品采购管理制度
随着餐饮酒店规模的不断扩大,餐饮酒店的管理也越来越难,尤其在财务物品采购管理方面更是难上加难了,不过有一套好的物品采购管理制度管理就不再是难题了。有了制度还必须要有流程标准,同时还要做好如何减少餐饮采购中的漏洞问题。为了加强餐饮酒店物品采购的管理,防止库存积压、造成滞销、超期变质等损失,我们需要结合餐饮酒店的实际情况,制定该管理制度,具体如下:
1、采购人员须认真学习《合同法》及有关法律和餐饮酒店规定,不得因合同条款订立不当而给餐饮酒店带来损失。合同在签订前须由经办人填写合同签订申请书,报餐饮酒店总经理批准,方可签署。
2、采销合同由专人统一编写、登记、编制、发送和保存。所有合同必须保留正本两份,一份交财务部做付款凭证,另一份交由相关部门合同管理人员留档备查。
3、物品的采购:
物品的采购,按每月使用计划及合理库存的需要,经营业部门经理审核后报总经理批准,不得因提前或拖延采购而影响营业,也应避免因超计划采购带来积压或损失。
采购人员采购物品时,应根据请购单的数量、规格、质量要求、用途,审核同意后报总经理审批,方可采购。管理用物品的采购,如固定资产、仪器、工具、办公用品等,各部门应填写请购单,经所购物品的部门经理审核后,报总经理批准后统一购买。
办理购物付款时,应附付款申请单、购销合同、请购单,已经总经理审批的付款计划或购货合同执行情况表,报财务部审核后,方可付款。
财务部门在办理付款时应核实付款手续是否齐全,否则财务有权拒付,并要求补齐相关手续。
采购人员报销时,应办理入库单,入库单内容必须填写清楚齐全,如需要质检的物品,应附质检部门的审签手续。根据财务要求,发票应在开出一个月内报销,逾期未报销给公司造成损失的,由采购经办人承担,该部门经理负同等责任。
采购、库管人员按季度对库房存货情况进行分析,对库存物品的积压、变质、沉淀要列表清查、处理,对造成不必要的损失负直接责任。
4、成本部每月2日前将截止到上月末的库存物品(包括各分库)盘点情况汇总表报财务部,并对库存物品现状如短缺、毁损等列示清楚,及时处理,减少不必要的损失。如是人为因素给餐饮酒店造成损失,当事人要承担责任。
5、采购人员不得营私舞弊,吃回扣贪污,假公济私,如发现有上述行为,将严厉追究当事人经济或刑事责任。
以上五点就是物品采购管理制度的内容,可能内容比较广,具体的细化内容还需要自己根据自身的工作岗位要求进行调整,同时以上制度的内容是由财务部制定并负责解释的,财务部负主要责任。有了这份物品采购管理制度还必须要有一套餐饮业采购流程及标准还能把采购部的工作做得更好。
第12篇 酒店日常采购工作制度
某酒店日常采购管理制度
第一章 总则
第一条 为保证酒店采购工作的计划性和统筹性,合理控制成本,促进内部协调,加强内部控制,提高工作效率,特制定日常采购管理制度(以下简称《制度》)。
第二条 本《制度》适用酒店经营管理日常采购工作。
第三条 本《制度》由总则、组织机构及职责、采购工作内容、采购程序、采购业务实施规范、责任与奖罚和附则七个部分组成。
第二章 组织机构及职责
第四条 组织机构
酒店库房部负责库存物资管理,根据库存物资消耗情况提报库存物资的补库计划。库房部对因库存盘点把关不严造成超额或短缺采购,导致酒店受损或无法正常运转负责。
使用部门负责根据日常经营和管理的消耗进行科学合理预测,提报月度采购计划需求。
酒店设立专职采购部,牵头组织编制定期采购计划,并全面负责酒店物资采购的具体实施工作。采购部隶属酒店财务部系统,业务上同时接受管理公司采购部业务监督与考核。
酒店成立定价评审小组:由采购部经理、使用部门负责人(食品原材料定价须由厨师长和餐饮部负责人同时参加)、财务负责人、总经理组成,酒店总经理任组长。各酒店食品原材料固定周期内的定价由评审小组评定后执行。
第五条 酒店采购部组织架构
第六条 采购部经理工作职责
1、负责持续完善酒店采购制度,细化采购流程,规范台账管理,确保采购质量,控制采购成本,提高采购效率,保证物资采购管理体系的完整与科学。
2、根据公司招标管理相关规定,牵头组织实施酒店权限内的招标采购。
3、掌握物资使用情况和库存物资动态,牵头组织有关部门根据实际经营情况,合理、科学地编制并审核年度、季度、月度采购计划。配合成控部门做好物资平衡工作,及时处理呆滞物资,加速物资周转。
4、组织实施酒店日常物资采购供应工作,审核所有《采购申请单》、订货单,按程序上报经审批后实施采购。
5、建立和维护价格管理体系,定期了解市场行情和价格信息,坚持货比三家的原则,落实询、比、定价,控制物资采购成本。
6、开辟和维护优质供货渠道,落实'1+2+n'的供应商管理方式,保证供货的及时性和质优价廉。
7、按公司规定加强合同的管理,严格把关合同条 款,保证合同的正常履约,防止经营风险。
8、负责下属的业务知识和业务技能培训。
9、完成领导及上级业务部门交办的其他工作。
相关权限:
1、部门备用金的支配权。
2、对采购程序执行情况的奖惩建议权。
3、下属考核权与奖惩权。
4、部门日常行政工作的安排。
第七条 杂品类采购工作职责
1、熟悉酒店各部门对杂品的需求以及仓库存货情况,掌握物品市场的供应情况以及各类物品的价格行情和信息。并对搜集回来的资料进行归类整理。
2、以采购计划为依据,负责审核各部门的采购申请单,与仓库密切沟通,避免出现库存积压现象,确保不出现重复采购。
3、坚持货比三家的原则,对各部门申购单和申购计划做好询比定价,并报相关领导审批。
4、采购完毕,要配合仓库做好物品入库的验收工作。采购的物品要确保价格合理、质量可靠,对不符合采购要求的物品负责办理退货或调换工作。
5、严格执行公司各项制度,办理各类付款的签批手续。
6、负责供应商信息库的不断更新及合同台账维护工作。
7、根据酒店的实际经营情况,积极拓展供应渠道,主动发现市场新产品,调整新货源并及时上报,为酒店节省采购成本。
8、保质保量完成领导交办的其他工作。
第八条 食品类采购工作职责
1、全面负责店内所有烟、酒、食品类物品的采购工作,保证营运部门工作的连续性、时效性。
2、熟悉酒店各部门对食品的需用要求以及仓库存货情况,掌握食品市场的供应情况以及各类物品的价格行情和信息。并对搜集回来的资料进行归类整理。
3、坚持货比三家的原则,做好食品原材料的询比定价工作。并报相关领导审批。
4、确保所购食品来源的合法性、安全性,保证各类食品证件的齐全。
5、采购完毕,要配合仓库做好物品入库的验收工作。采购的物品要确保价格合理、质量可靠,对不符合采购要求的食品负责办理退货或调换工作。
6、严格执行公司各项制度,办理各类付款的签批手续。
7、根据酒店的实际经营情况,积极拓展供应渠道,主动发现市场新产品,调整新货源并及时上报,为酒店节省采购成本。
8、负责供应商信息库的不断更新及合同台账维护工作。
9、保质保量完成领导交办的其他工作。
第三章 采购工作内容
第九条 采购方案制定
采购物资要满足使用部门对质量、数量和时限性的要求,同时避免过量采购带来的压库风险,且价格要符合市场行情,达到控制成本的目的。合理的采购方案制定要考虑以下几个方面:
1、数量:申购数量由使用部门提报(建议订货量,以及申报理由),仓库校核(考虑合理库存量和实际库存量),采购部门依据上述条 件对实际采购数量进一步核算。在满足经营的前提下,压低控制库存量,减少资金占压。对于日常消耗量大且波动价值较低物资,可适当增大安全库存。
2、质量和价格:须采取供应商实物封样或者照片封样的方式保证验货标准的统一,质量必须经使用部门确认。严格按照询比定价的原则执行价格结算,采购单上须标明三家以上可比供应商的报价及联系方式,坚持同等质量比价格。
3、进货地点:按照在比价的前提下就近购买的原则,确保供货及时性。
4、供应时间:以综合考虑最低库存量及消耗速度和实际使用量为依据,在供应商协议上明确约定供应时间,以防缺货影响经营管理。
5、供应商:建立可靠稳定信誉好的供应商档案,确保拥有'1+2+n'的供应商资源,以公平的竞争机制实现优质、优价、及时的物资供应,除非特别采购请示,日常采购应由合格供应商供应。
第十条 采购计划制定
采购计划包含计划内申购(月度采购计划)和计划外申购(采购申请单)。
1、审批后的采购计划最终汇总采购部组织实施,必须明确所需物品的名称、规格、质量、数量及到货时间要求,到货时间须满足采购周期的一般要求。
2、因采购计划编制不当而造成浪费和损失,按照所负
责的节点分别由申报部门、库房、采购负责。对因库存盘点把关不严造成超额或短缺采购,其损失由库房负责;对于日常消耗估测严重不准造成的超额或短缺,其损失由使用部门负责;对于计划审核测算错误或供货不及时造成的损失由采购部负责。
第十一条 申购
申购的分类:计划内申购和计划外申购
1、计划内申购是指由仓库按酒店批准的常备物品采购计划按供货周期分批进行的申购。
2、计划外申购是指确属日常需要,但是在计划中没有涵盖,临时提出的采购,各部门填写《采购申请单》(见附件一:《采购申请单》)经库房校核、采购部核算后逐级上报审批。
第十二条 采购实施
1、对于大宗物资(指全年大批量、单件价值高或单项品种达到一定规模的物资)采取招标的办法进行采购。具体工作事项可参照《酒店管理公司招标采购管理制度》。
2、采购部根据分工,按照审批后的采购计划或者采购申请单,向供应商发出供货通知,并过程督进,保证及时性。
3、定价小组根据所提供的供应商资料,经多轮报价,多轮谈判确定最低价格或者性价比最高的供应商。
4、鲜活食品每15天进行一次定价,每类物品供应商应先报价。采购部、财务部、餐饮部三方派人对市场调研,提供书面价格资料,经过报价-询价-核价-多轮谈判-最后由定价小组签批后执行。
5、非鲜活类日常物资采购要坚持货比三家的工作原则,询价阶段要有使用部门人员共同参加,定价小组经多轮比价、议价后定价,最终选定的物品和价格要经使用部门确认。
6、对于新品种除按正常的采购申报外,还须提供样品、试验报告,经使用部门负责人确认后(重要物质还需酒店总经理确认)方可购买。
7、办公用品归口管理部门为办公室,库房申请办公用品补库需经办公室审核,然后转采购部执行。工程维保材料的申购归口部门为工程部,电脑耗材的申购部门为酒店电脑部。
8、非采购人员通知供应商下达的采购指令,一律无效。除专职采购人员,其他任何部门、任何人都不得干预采购工作。
第十三条 付款
采购物品经库房验收入库并经使用部门出具物品合格验收单后方可按照合同或协议规定付款(按合同执行的预付款除外)。月结类固定供应商付款时应注意以下几点:
1、考虑到员工餐厅厨房食品原材料与餐饮部厨房食品原材料有可能出现同种物品价格会有所区别,可以分开上报。
2、经营中的常规付款都应制定计划,各单店于每月10日前上报本月的付款计划(见附件二:《本月付款计划》),经管理公司财务总监、总经理及董事长批准后执行。计划内付款各单店可直接支付。
3、对于日常付款过程中出现以下情况之一的付款,各单店须上报管理公司审批(见附件三:《付款申请单》):
(1)对于实际需要付款的额度超出审批计划;
(2)对于计划外的紧急采购付款超过5千元(含5千);
(3)日常零星支出中,计划内单一事项额度超过2万元(含2万);
(4)日常零星支出如总额超出计划,计划外支出。
第十四条 物资进店管理
1、所有进店支持的谈判必须要有财务负责人和总经理共同参加进行。
2、进店支持要在保证公司利益、维护酒店声誉的前提下进行,禁止供应商返利与商品加价后进店。
3、进店费用最佳方案为现金且一次性支付。
第四章 采购程序
第十五条 计划内采购程序(月度采购计划)
计划内采购程序的制定是为了加强各部门计划性有序管理,将零散采购变为集中采购。所有的采购行为都要跟着台账等基础工作的补充进行。具体执行顺序如下:
使用部门负责人→库房主管→成本会计→财务负责人→总经理→采购部
1、各部门负责人需根据部门日常消耗测算出下月月度采购计划,于每月20日报库房校核。
2、库房将各部门月度采购计划汇总,结合库存物资合理储备量编制库存物资常备物品采购计划并上报(可参照中软库存系统)。
3、成本会计审核各部门月度采购计划和库房常备物资采购计划储备量设置是否合理。
4、财务负责人审核各部门月度采购计划和库房常备物资采购计划是否超出部门本年度预算,并对设置原则进一步分析合理性。
5、酒店总经理对月度采购计划拥有最终的审批权。
6、采购部依据审批后的采购计划执行购买,有合格供应商的通知供应商送货,没有合格供应商的连同使用部门共同调研筛选后上报审批,确保次月10日前到货。
第十六条 计划外采购程序
具体执行程序如下:
使用部门负责人→库房主管→采购部→财务部负责人→总经理→采购部购买→收货
'采购申请单'应一式四份(见附件一:《采购申请单》)
第一联、采购部存档
第二联、申请部门留存
第三联、财务全面把控
第四联、仓库部门使用
各流程负责人职责如下:
1、申请部门负责人:应根据自身部门消耗与储备情况酌量填写,并注明所需物品的详细名称、规格、质量、所需数量、用途、申报原因等,确实有必要购买,方可签字确认。
2、库房主管:应仔细审核部门所填写的物品采购单,若库房有存货或有替代品应及时通知使用部门让其领货。避免浪费,然后签字确认。
3、采购部:对部门提供的采购单要迅速组织相关负责人调研,价格与质量要经使用部门确认后上报。采购单上要明确写明三家的报价及联系人、联系方式,然后部门经理签字向上一级传递。
4、财务负责人:对采购部送来的采购单进一步分析,看是否超出本年度采购预算,签字确认送至总经理审批。
5、总经理:对采购单有最终审批权。
6、采购部:根据最终审批下来的采购单组织购买。
7、库房部:库房部依据审批下来的采购单与使用部门、采购部三方共同验收货物。对于供应商送交库房物品,库房部应予详细核对,对不符合要求的物品。绝不允许收货。
第十七条 紧急采购程序
原则上酒店不允许紧急采购,除非极为特殊的情况。但紧急采购必须严格遵守相关制度与程序,具体程序如下:
1、紧急采购适用范围:重要接待、工程抢修、突发事件等不可预见性事件或总经理认为紧急采购的物品。
2、有关紧急采购必须先通知财务负责人和总经理,若总经理不在时须报知值班经理,并获得签字同意。
3、在采购部当班期间,紧急采购原则
上交由采购部执行。使用部门填写采购单(标注紧急采购事由)后交采购部。接到紧急采购任务后,根据采购分工,由采购经理安排采购事宜。
(1)对于库存商品,有固定供应商送货的,马上通知供应商送货。
(2)需要外出购买的,直接拿备用金购买。如金额较大,使用部门填写借款单,交财务负责人和总经理签批后采购部取现金购买。物品买回后补填采购单交库房填写价格,报账时附上。
4、在采购部非工作时间内,紧急采购可由使用部门实行,但必须严格遵守相关制度和程序。
5、使用部门在收到货物时需记录注明收货名称、数量、规格及收货时间,并经部门负责人批准后尽快转给库房。若库管员当班,应通知库管员验货。
6、紧急采购的《采购申请单》需事后12小时内及时送交部门负责人、采购经理、财务负责人和总经理补签。
7、所有紧急采购相关的财务程序必须在3个工作日内上报并审批完毕,借款人应确保紧急采购发生的款项在5个工作日内偿还,否则财务部将会按相关制度执行处罚。
第十八条 食品原材料采购程序
蔬菜、水果、肉类、水产等鲜货类执行直拨物资采购申报程序
1、厨房报单员每天根据营业情况及库存物资情况确定次日所需物资品种及数量,详细填制'每日市场采购单'(见附件四:《每日市场采购单》)并交厨师长、餐饮部负责人签字(若厨师长不在时,需指定授权人)。
2、厨房报单员在下午4:30点前应将签批后的《每日市场采购单》交采购部,逾期未将《每日市场采购单》送至采购部,采购部将不予订货。若要补充当日晚餐所需部分物资时,需将补充申请单于当日下午1点前报采购部。
3、'每日市场采购单'具体执行流程如下:
使用厨房提单员→厨师长→餐饮部负责人→采购部→通知供货商直接供货
'每日市场采购单'应一式叁联,第一联采购部存档,第二联收货部使用,第三联使用厨房留用。
4、各流程负责人职责如下:
(1)厨师长:仔细检查各个冷库、菜库,根据存量在采购单上明确所需食品的名称、数量、规格,避免浪费或者不足。若特殊食品要写明具体品牌,在采购单上签字确认。
(2)餐饮部负责人:应根据实际消费倾向情况审核食品原材料订货量,避免食品储备不足或超量储备,然后签字确认。
(3)采购部:先审核餐饮部送来的采购单,看是否有特殊商品需单独购买,然后及时通知供货商明早送货。
(4)供货商:接听到采购部的订单电话后及时备货,确保食品质量,保证及时供货。
第十九条 食品原材料类询、比、定价程序
1、询价地点:
各单体酒店所在地及周边一级批发市场。
2、询价、定价人员:
采购部牵头,协调财务部、厨房或员工食堂各指定专人负责参与询价工作。制定价格时,由参与询价人员共同谈判制定。务求准确、公正以维护酒店利益。具体流程如下:供应商报价→询价→核价→议价→定价→执行。
3、基本报价:
每月1日、每月16日为供应商报价日,要求供应商对其负责的项目进行报价,并对部分遗漏单品进行补充。
4、询价:
每月2日、每月17日为市场询价日,财务成本会计、餐饮部厨师、食品采购员到酒店及周边一级批发市场进行调查及询价,并要有询价记录。
5、核价和议价:
根据市场调查后的情况,由采购部经理、财务负责人、餐饮部负责人共同与供应商再次进行核价、议价。
6、定价:
(1)定价原则:酒店采购定价不高于市场批发价格。
(2)每月3日、18日召开定价会议,确定采购定价。
(3)确定最后价格后,由厨房厨师长、采购部经理、餐饮部负责人签字确认,财务部负责人审核,总经理审定。
7、执行:
将最终审核后的价格交财务部执行,财务部、采购部、餐饮部、库房各留一份价格清单进行存档。
8、核价周期:
(1)干货、调料、冻品、粮油、酒水:
定价周期为一个月一次,每月17日为询价执行日。经单店总经理签字确认后于每月20日早8点前将定价单上报管理公司采购部,定价周期为本月20日至下月19日。
(2)蔬菜、水果、禽类、肉类、海鲜类:
定价周期为一个月两次,每月2日、17日为调研日。经单店总经理签字确认后每月5日、20日早8点前将定价单上报管理公司采购部,定价周期分别为本月5日至本月19日、本月20日至下月4日。
第二十条 固定资产采购程序
各酒店在编制年度财务预算时确定下年度固定资产购置计划,报管理公司及地产总公司批准后,按照计划购置固定资产。预算范围内的固定资产购置,由拟购部门申请固定资产购置,财务部门审核,酒店总经理、管理公司审批后,由采购部统一购置。
不可预见的计划外购置固定资产,可以追加购置计划,经酒店、管理公司及地产总公司批准后采购。严禁未经批准的预算外资产购置行为。
1、固定资产购买
采购部在购买固定资产前应进行多轮询价、议价,提供固定资产询价单,询价单列明至少三家同类同规格产品价格信息,坚持同等质量比价格,同等价格比质量的原则。询价单要附经使用部门确认的多轮报价、谈判记录。经财务核实后交使用部门确定所需资产,采购部按使用部门要求办理采购业务。
2、固定资产验收
购置的固定资产由资产使用部门和财务部负责实物验收,验收合格的固定资产验收单由经办人、验收人、主管领导签字确认后,连同固定资产购置申请、购置发票交财务部门办理报账事宜。
酒店财务部根据验收单登记固定资产明细表,表上记载资产名称、规格型号、单价、购入日期、保管部门和存放位置等(见附件五:《固定资产明细台账》)。此表作为备查账,方便酒店年度固定资产盘点和资产调拨、报废等工作。
第二十条 印刷品、宣传类物品采购程序
1、定样
(1)需求发起部门要确定印刷品的内容。酒店所有印刷品的式样、格式需经营销部美工制定稿样。
(2)美工的印刷稿样需交需求发起部门负责人签字认可。
(3)有关酒店经营事项的重要稿样,还需经酒店总经理在稿样上签字审批,并报批酒店管理公司。
2、申购
(1)需求发起部门填写采购申请单,申请单要求附美工稿样、品质要求。
(2)采购部经理根据附有美工稿样的申购单签字审批,并按程序办理审批手续。
3、下单
根据已审批的印刷品申购单,采购部联系印刷商并提供稿样给印刷商。采购部应协调过程中沟通和打样,经美工认可并在样品上签字,方可通知印刷商印刷,保证印刷商按期交付。
4、收货
(1)美工、申购部门、采购部根椐印刷品申购单以及相关部门签字审批后的样品予以验货。
(2)对于供应商送交库房的印刷品,收货部应予详细核对,对不符合要求的印刷品,绝不允许收货。
5、对于过程中品质把关不严,造成低质物品进店,由各个环节相关人员承担责任与损失。
第五章 其他相关工作规范
第二十一条 采购业务的相关工作
当订单发出后,采购部需要跟催整个过程直至收货入库。过程中出现以下问题应规范操作。
1、采购订单取消。分为以下两种情况:
(1)酒店取消订单:
如因某种原因,酒店根据需要取消己发出之订单,采购部应规避供应商可能提出的赔偿,制定预案并及时谈判,争取双方均不造成损失。
(2)供应商取消订单:
如因某种原因,供应商取消了酒店已发出的订单,采购部一方面要第一时间补充其他供应商并立即通知需求部门,保障酒店利益。另一方面在供应商评价中给予降级等处罚,根据规定相应降低该供应商的送货比例。
2、违约管理:在合同应写明详细的违约责任,若供应商违约要严格按合同相关违约条 款执行,保证酒店利益。
3、基础资料管理:
所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购物资信息库。(见附件六:《采购物资信息库》)
第六章 责任与奖罚
第二十二条 采购责任与义务
采购人员的责任与义务包括但不仅限于:
1、贯彻落实采购申请、审批、订货、签约、采购、记账等各项管理制度,无违规、违纪现象发生。
2、定期执行货源报价。集体定价、价格审批程序合规。每次采购坚持货比三家,货比三家价格合理,无虚报现象发生。
3、每次原材料、物品采购能坚持做到品种对应、质量优良、价格合理、数量适当、到货准时,无人为原因影响经营正常进行。
4、坚守廉政条 约,无串标、围标、收取回扣、营私舞弊等造成酒店经济损失的行为发生。
5、开展市场调查研究,不断开发货源渠道,保证常规用品的供应达到'1+2+n'的供应商积累和动态管理。更新提供市场信息,不断提出降低成本的合理化建议并付诸实施。
第二十三条 相关奖惩
1、采购人员有以下情形之一,给酒店带来可实现或已实现的利益,酒店将给予相关责任人通报表扬、月度考核加分、评先创优,以及100-2000元的奖励。
(1)完善'1+2+n'的合格供应商资源,并有效展开竞争管理;
(2)开辟新的供应渠道,带来更优性价比的物资来源;
(3)价格获得同区域优势,并规范管理信用,获得供应商的额外支持;
(4)价格预测超前准确,并进行补库计划的合理建议,实施效果良好。
(5)其他公司认定的情形。
2、采购人员有下列情形之一,给酒店造成经济或名誉损失的。根据情节轻重,酒店将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚,100-2000元经济处罚。给酒店造成重大损失的,酒店将依法追究法律责任:
(1)私自接受供方带有娱乐性宴请或私自参加其它非正常活动的。
(2)私自接收或向供方索取财、物的。
(3)接收财、物后未主动上缴公司的。
(4)未遵守保密制度,出现任何有意或无意的泄密行为的。
(5)违反制度或违规操作,给公司带来事实或潜在的风险与损失的。
第七章 附则
第二十四条 本制度由公司采购部负责解释、修订和补充。
第二十五条 本制度由公司采购部监督各级采购部门实施。
第二十六条 各酒店可依据本制度结合实际情况补充制度细则,但不得以任何形式规避本《制度》规定。
