第1篇 档案保管制度范例
档案保管制度
一、综合档案室负责全院档案(不含人事档案)的管理工作,有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。
二、实行科学管理,档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统,编号科学规范、查找方便。
三、定期对档案进行检查、修复、整理,保持整洁完好。
四、档案的接收和移出都必须手续完备,室藏档案必须账物相符。
第2篇 人事档案保管制度范例
人事档案保管制度
□ 目 的
第一,保守档案机密。现代企业竞争中,情报战是竞争的重要内容,而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管,能有效地保守机密。
第二,维护人事档案材料完整,防止材料损坏,这是档案保管的主要任务。
第三,便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的,科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。
□ 人事档案保管制度的基本内容
建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分:材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。
(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:首先对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求;其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体
位置;再次,在目录上补登材料名称及有关内容;最后,将新材料放入档案。
(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。
检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误
等。
检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对:
――突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后:
――对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。
――发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。
(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的,转递的大致程序如下:
①取出应转走的档案;
②在档案底账上注销;
③填写《转递人事档案材料的通知单》;
④按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则,一般通过机要交通转递,不能交本人自带。另外,收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。
(
4)保卫保密制度。具体要求如下:
①对于较大的企业,一般要设专人负责档案的保管,应齐备必要的存档设备。
②库房备有必要的防火、防潮器材。
③库房、档案柜保持清洁,不准存放无关物品。
④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。
⑥离开时关灯关窗,锁门。
(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项:
①人事档案的数量。
②人事档案材料收集补充情况。
③档案整理情况。
④档案保管情况。
⑤利用情况。
⑥库房设备情况。
⑦人事档案工作人员情况。
二、人事档案利用制度
□ 目 的
第一,建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中,应遵循一定的程度和手续,这是保证档案管理秩序的重要手段。
第二,建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事,这是对工作人员的基本要求。
□ 人事档案利用的方式
人事档案的利用有多种方式:
(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方,以便调卷和管理。这种方式具有许多优点,如便于查阅指导,便于监督,利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件,比如:本机关领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长,到期未还者应及时催还。
(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档
案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料,也可以是人事档案材料的复制件。要求
出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
3.人事档案利用的手续
在通过以上方式利用人事档案时,必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。
(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容:首先,由申请查阅者写出查档报告,在报告中写明查阅的对象,目的,理由,查阅人的概况等情况;其次,查阅单位(部门)盖章。负责人签字;最后,由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核,若理由充分 ,手续齐全,则给予批准。
(2)外借手续。
首先,借档单位(部门)写出借档报告,内容与查档报告相似。
其次,借档单位(部门)盖章,负责人签字。
再次,人事档案部门对其进行审核、批准。
然后,进行借档登记。把借档的时间,材料名称、份数、理由等填清楚,并由借档人员签字。
最后,归还时,及时在外借登记上注销。
(3)出具证明材料的手续:单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时,需履行以下手续:
首先,由有关单位(部门)开具介绍信,说明要求出具证明材料的理由,并加盖公章;
其次,人事档案部门按照有关规定,结合利用者的要求,提供证明材料;最后,证明材料由人事档案部
门有关领导审阅,加盖公章,然后登记、发出。
第3篇 中学干部人事档案保管、保密、检查核对制度
邺建中学干部人事档案保管、保密、检查核对制度
一、干部人事档案必须统一由组织人事部门保管，保管范围原则上应与干部管理权限相一致。
二、干部人事档案工作人员必须政治上可靠，具有一定工作能力和文化水平的党员干部。
三、干部人事档案工作人员，不得保管本人及亲属的档案。
四、各级干部人事档案保管单位都应配备专职和兼职工作人员，设立专门档案室，配制铁制档案箱，妥善保管干部人事档案。
五、对库藏档案应经常进行检查，发现问题及时报告，并采取措施予以处理。
六、严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》做好干部人事档案的保密工作。
七、干部人事档案必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等保安设施，确保绝对安全。
八、非保管人员及无关人员一律不得进入档案室。
九、严禁任何人携带干部人事档案进入公共场所和娱乐场所。
十、干部人事档案工作人员不得向无关人员谈论、泄露有关干部人事档案的内容，在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。
十一、每半年核对一次档案顺序号，发现编错号或放错位置的及时纠正，按干部人事档案名册检查一次档案，发现缺少的，应及时查找。
十二、每年对干部人事档案必须清点，按人头核对一次，做到有人有档有册。
第4篇 k小学档案保管制度
第一小学档案保管制度
一、档案室配备专人负责管理档案,非档案管理人员不得进入档案库房。
二、根据档案资料的数量,设置必要的专用库房和足够的档案柜,档案库房坚固实用,具有抗震设施,库房内严禁烟火,消防设备每半年检查一次。
三、档案接收、移出、销毁及档案机要员工作调动时的档案交接,必须逐年逐件清点核对,履行交接手续。
四、温湿度测记、调控、定期进行检查,做好记录,发现问题及时处理。
五、按有关规定对保管期满的档案进行鉴定、销毁。
六、保持库房整洁、卫生,严禁在库房内吸烟、点火及存放其他杂物。
七、无关人员不得进入档案库房。离开库房必须关好门、窗、灯、风扇等设施。
第5篇 学校档案库房保管制度-4
学校档案库房保管制度4
一、档案库房禁止无关人员进入。
二、库房内严禁吸烟,严禁存放易燃、易潮、易腐蚀物品和使用明火。
三、库房内的温湿度要有记载,并适时进行通风去湿,温度控制在25度以下,相对湿度不高于60%。
四、保持库房内整齐美观,清洁卫生,防止档案霉变、虫蛀、鼠咬、盗窃、泄密。
五、档案管理人员,应忠于职守,对档案资料要定期检查清点,发现问题应及时处理并采取补救措施。
六、库房内设备要有专人管理,定期检查保养。
第6篇 某食品公司人事档案保管制度
食品公司人事档案保管制度
□ 目 的
第一,保守档案机密。现代企业竞争中,情报战是竞争的重要内容,而档案机密便是企 业机密
的一部分。对人事档案进行妥善保管,能有效地保守机密。
第二,维护人事档案材料完整,防止材料损坏,这是档案保管的主要任务。
第三,便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的,科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。
□ 人事档案保管制度的基本内容
建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分:材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。
(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:首先对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求;其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置;再次,在目录上补登材料名称及有关内容;最后,将新材料放入档案。
(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。
检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对:
――突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后:
――对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。
――发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。
(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等
原因
引起的,转递的大致程序如下:
①取出应转走的档案;
②在档案底账上注销;
③填写《转递人事档案材料的通知单》;
④按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则,一般通过机要交通转递,不能交本人自带。另外,收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。
(4)保卫保密制度。具体要求如下:
①对于较大的企业,一般要设专人负责档案的保管,应齐备必要的存档设备。
②库房备有必要的防火、防潮器材。
③库房、档案柜保持清洁,不准存放无关物品。
④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。
⑥离开时关灯关窗,锁门。
(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项:
①人事档案的数量。
②人事档案材料收集补充情况。
③档案整理情况。
④档案保管情况。
⑤利用情况。
⑥库房设备情况。
⑦人事档案工作人员情况。
第7篇 电能计量档案与技术资料使用保管制度
电能计量档案与技术资料使用、保管制度
1电能计量档案、技术资料是电能计量工作全过程管理的重要环节之一。为了加强管理,明确其使用、保管程序,特制定本制度。
2电能计量技术档案和资料应做到管理规范、现行有效、内容符合要求。档案齐全,保管完善。其种类大致可分为:
a)计量器具明细表,并建立历史记录或履历卡,以及流转手续表卡凭证;
b)计量器具分类管理办法及明细目录(详见附录a);
c)量值传递系统图(或量值溯源图);
d)计量标准技术档案(见本标准第5.2.7款)、较为贵重(或精密)计量器具档案;
e)其它计量档案、资料:
1)计量法律、行政性法规与法规性文件、部门规章与规范性文件、计量规程(国家、行业或地方);
2)计量管理和计量技术书刊、杂志、交流文献、外购产品主要供应商品的质量信息;
3)企业计量管理手册、管理制度;
4)计量网络图、册,计量人员基本情况表与工作考绩,计量标准装置考核(复查)认证资料(包括计量标准装置考核[复查]认证一览表、计量标准器和主要配套设备一览表、计量室充实度统计表)与电能计量技术监督统计表;
5)计量工作年度工作计划、总结、发展规划;
6)计量工作重大成果(经济效益)与失误,计量差错、故障或事故,以及违章处理事例等。
3电能计量技术档案和资料由部主任指定专人负责统一管理,要求从收集、整理、编目、使用、保管都应有一个完整的管理程序。
4电能计量技术档案、资料管理任务:
a) 受理登记、分类整理、编目造册、归案存档、统计和保管;
b) 及时、准确地为生产与经营管理提供计量保证;
c) 指导和督促计量人员共同做好档案资料的收集、整理、归档、保管工作。
5凡电能计量人员外出学习、培训或开会带回的有关文件或技术资料,在有关人员或领导阅毕后,应交部档案管理员登记、造册、保管、不得擅自私存或疏忽丢失。
6电能计量技术档案、资料应做到安全贮存,对保存地点的环境条件应进行适当的控制,以延长其自然损坏的寿命。同时,要特别注意人为的损害,如丢失、破损、甚至烧毁等现象的发生。总之,要切实抓好安全、妥善保管与保密工作,以保证档案资料不因疏忽而掉失、失密或被损坏。
7电能技术档案、资料的保存期如下:
a)计量器具明细表、履历卡、流转凭证:长期;
b)计量管理手册(含程序文件,a、b、c分类管理办法及明细目录)、计量工作管理制度、电能计量管理制度:企业标准修订版本发布之日止;
c)计量标准技术档案、较为贵重(或精密)计量器具档案:长期(直至报废或不再有保存价值为止);
d)量值传递系统图:自计量标准报废之日止;
e)其它计量档案、资料:视其重要性程度而定,或不再有保存价值为止。
8严肃电能计量技术档案、资料管理纪律,凡未经主管领导批准或部档案管理员同意,任何个人不得擅自复印、带出或转借外单位。借用应办理借用登记手续,并按时归还。逾期不还或有涂污、损坏、遗失等情况,应视其情节轻重酌情赔偿。
9对于超过保存期的电能计量技术档案、资料,由保存部门领导批准后自行销毁,但应事先做好登记工作。
第8篇 技术资料档案保管制度
安全技术档案是方便日常管理、提供工作见证，体现管理水平的重要资料，安全技术档案的管理应做到：
1．压力容器管理部门（管理人员）应建立每台压力容器的技术档案，内容至少包括：
a)《特种设备注册登记表》；
b)压力容器的设计图纸、制造单位、产品质量合格证等文件和资料；
c)压力容器安装验收、定期检验和定期自行检查记录；
d)压力容器的日常使用状况记录；
e)压力容器及其安全附件、安全保护装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录；
f)压力容器的运行故障与事故的记录和紧急救援演习记录；
g)压力容器使用登记证；
2．相关人员应及时填写有关记录，并存入相应的技术档案。
3．技术档案由压力容器安全管理人员负责保管，其他人员如需使用，应办理借用登记手续，用完后及时归还。
4．压力容器技术档案为永久保存。
第9篇 档案保管制度
二、档案室的库房要坚固，并有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防高温等设施，要定期检查档案保管情况，对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。
三、要注意控制库房内的温湿度，不断改善保管条件，努力达到温湿度，不断改善保管条件，努力达到标准的温湿度，湿度一般保持在１４度---２０度之问；相对湿度４５％---６５％之间，库房要清洁卫生，定期清扫整。
四、库房内各种电器闸门要牢固，下班时要关闭电闸。库房周围要灭绝火源现象，库内严禁吸烟。
五、档案管理人员调阅搬运档案资料要轻拿轻放，严防揉搓、挤塞或撕裂档案资料，以减少档案机械磨损。
六、建立和完善全宗卷；并做好档案的收进、移出、利用等日常的登记、统计工作。
七、要提高警惕，做好保卫保密工作，防止发生任何盗窃破坏档案资料的事件
第10篇 教师业务档案保管制度范例
教师业务档案保管制度
为了认真贯彻《专业技术人员业务考绩档案管理暂行办法》、加强对专业技术人员业务考绩档案(以下简称业务考核档案)的管理,充分发挥业务考绩档案在教育、教学工作中的积极作用,现就业务考绩档案建立归档、收集、传递、借阅、保管等制度提出如下意见.
一、每个专业技术人员都必须建立业分考级档案,作为对本人考察、使用、晋升、奖励的主要依据.业务考绩档案由学校领导指定专人负责建立和保管.
二、业务考绩档策的归档范围:
1、任职资格申报表。
2、考核材料。
3、成果材料。
4、其他有关活动中形成的各种有价值的表册和材料,如指导培养青 年教师上公开课、作辅导报告、优秀教条、先进班主任工作小结等方面.
三、业务考绩材料的收集
。
1、按归档材料的范围,形成收集归档材料的网络,将专业技术人员
在日常工作中形成的已办理完毕的有关材料经负责人审核后,及时送交业务考级档案的负责人.
2、业务考绩档案的负责人应在每年6-7月份到各有关部门收集一次,拾遗补缺,经清理后利用暑假分类归档.
四、业务考绩档案的传递和借阅
1、专业技术人员调动工作时,其业务考级档案应及时转人有关单位组织人事部门.转出时须办理登记注销手续.不得个人自带.
2、部门借阅,一般在档案室进行,特殊情况,经学校分管领导批准后方可借出,但不得超过借阅期限.加本人要求查阅,须经单位领导同意,但只能借阅不得将档案带出档案室.有关的组织推荐意见,鉴定、民意测验一般不允许查阅。
3、借阅档案一般不超过一周。如确保因工作需要超期借阅,应办理续借手续。
4、任何人不得徐改.增删档案材料,归还时要清点核对,如发现问题,将追究责任,严肃处理。
五、业务考核档案的保管和保密
1、保管人员要模范地执行国家、机关上级机关和单位制定的档案工作法规、制度。忠于职守,积极地做好本职工作。
2、保管人员要定期将收集的材料进行清理、分类和归档,对已形成的档案定期进行检查。
3、对业务考绩档案要进行科学的管理,按照便于利用、便于管理的要求进行分类编号,要定期做好业务考绩档案的统计工作。
4、保管人员必须自觉遵守《中华人民共和国档案法》中的保密法规按照要求办事,做到万无一失.
5、档案室耍健全防火、防盗、防潮等设施,特别每年黄梅季节要前要做好防潮措施,并定迅检查,如发现问题要及时处理.
第11篇 x区农开办文书档案保管制度
1.坚持文书档案管理的基本原则,维护档案的完整与安全。
2.做到有专室、专柜、专人保管。
3.认真制订档案库房管理的各项措施,保持库房卫生安全。
4.提供利用档案,必须坚持原则,按查阅制度办,不准损坏、丢失档案,不准在档案上圈划涂改,不准私自拆卷或从卷中抽去文件资料。
5.文书档案管理列入管理人员岗位责任制,作为考核的重要内容之一。
第12篇 某矿技术资料档案保管制度
安全技术档案是方便日常管理、提供工作见证,体现管理水平的重要资料,安全技术档案的管理应做到:
1.压力容器管理部门(管理人员)应建立每台压力容器的技术档案,内容至少包括:
a)《特种设备注册登记表》;
b)压力容器的设计图纸、制造单位、产品质量合格证等文件和资料;
c)压力容器安装验收、定期检验和定期自行检查记录;
d)压力容器的日常使用状况记录;
e)压力容器及其安全附件、安全保护装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录;
f)压力容器的运行故障与事故的记录和紧急救援演习记录;
g)压力容器使用登记证;
2.相关人员应及时填写有关记录,并存入相应的技术档案。
3.技术档案由压力容器安全管理人员负责保管,其他人员如需使用,应办理借用登记手续,用完后及时归还。
4.压力容器技术档案为永久保存。
