第1篇 文档管理制度
文档管理制度（一）
一、总则
1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。
2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。
3、适用范围：适用于本厂的技术文件的管理。
二、技术文件的编制
1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料 。
具体包括：
1）开发计划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。
2）开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。
3）产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。
4）产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。
2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。
3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。
三、技术文件的提交
1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。
2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。
3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。
4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。
四、技术文件的归档
1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。
2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。
3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。
4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套：一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。
5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。
6、归档文件时，须填写<设计项目归档资料 清单>;，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。
五、技术文件的借阅
1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法保持不具权限的文件。
2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写<借阅登记表>;，然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。
3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。
4、如有特殊情况需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。
5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整<借阅文件记录表>;。
六、责任 追究
各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失 或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律责任 的权利。
文档管理制度（二）
一、总则
第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。
第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。
二、收文的管理
第三条 公文的签收：
凡来公司公启文件（除领导订启的外）均由办公室收发员登记签收
第四条 公文的编号保管：
1、 办公室收发员对上级来文拆封后应及时附上'外来文件流单'，并分类登记编号、保管。
2、公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室 收发员进行登记编号保管，不得个人保存。
第五条 公文的阅批与分转。
1、凡正式文件均需由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电、单据等，分别由办公室 收发员直接分转处理。
3、为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
第六条 文件的传阅与催办。
1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导'批示'、'拟办意见'，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转，以防丢失。
三、发文的管理
第七条 发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。
第八条 发文的范围：
1、凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2、下发文件主要用于：（1）公布规章制度；（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；（3）公布体制机构变动或干部任免事项；（4）公布重大经营管理、技术、生活福利等工作的决定；（5）发布有关奖惩决定和通报；（6）其他有关重大事项；
3、上行文件主要用于：（1）对上级呈报工作计划、请示报告、处理决定；外发文主要用于：（2）同相关单位联系有关重大经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。
4、在日常经营管理、技术工作中，有关图纸、技术文件、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。
5、各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，可以各业务部门名义发会议纪要。
6、各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查）不用公司名义发文。
四、发文程序与要求
第九条 发文程序规定：
1、各部门需要发文，应事先向办公室提出申请；拟搞人应填写《发文拟稿单》，并详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、标定日期；
2、草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。
3、 办公室对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；
4、经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；
5、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理清楚；
6、需经会签的文稿，由办公室在交付打印前送会签部门会签；
7、经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印；
8、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
9、文件打字后，由办公室派专人分发并检查落实情况。
五、文件的借阅和清退
第十条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。
第十一条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。(www.)任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十二条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
六、文件的立卷与归档
第十三条 文件的归档范围：
以公司名义形成的文件统一由办公室负责归档；其它部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。
第十四条 立卷要求
1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份。（交接部门各留存一份备查）。
七、文件的销毁
第十五条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。
文档管理制度（三）
1、负责收发、保管监理工作中的往来文件、通知、报告，整理会议记录；
2、收集所监理工程的技术资料，并按要求分类、编号、登记、保管；
3、负责接收业主提供的图纸、资料，并及时发给各专业监理工程师；
4、工程竣工后，做好项目监理档案资料的整理、归档工作；
5、认真做好计算机操作、文印及信息传递工作；
6、完成领导安排的其它工作。
第2篇 通风科调度室文档管理制度
调度文档管理，分为图表、台账、记录薄
第一条、图表
每月必须及时填汇和修订与实际情况相符合的图表，打印后交调度室归档管理。
第二条、台账
1、综合台账应当记录当班生产计划完成情况、安全生产情况、重点工程和重点工作调度情况、安全生产中出现的问题和处理情况、领导值班、下井带、跟、值班情况、领导交办的工作落实情况等。
2、综合台账的内容应完整字迹清晰、数据准确。
3、综合台账可采用计算机记录。
第三条、记录薄
建立以下记录薄并存档管理、调度室值班记录、调度交接班记录、科级三汇报、有计划停风停电、无计划停风停电、等记录本记录台账。
第3篇 文档资料管理制度
为了使拌和站资料管理实现正规化,并切实加强档案资料的管理工作,特制定本制度。
一、文件收发
1、建立收文登记制度。对上级机关发来的文件和市直有关部门文件及其他兄弟单位来文都要进行收文登记。
2、收文登记主要包括以下内容:收文日期、来文机关、文件名称、文件字号、发文日期及阅文签字等。
3、文件管理人员要根据领导指示,将文件送交承办人,承办人要在收文登记簿上签字登记以备查找;承办人按文件要求完成后,要及时将文件交还保管人员保存。
4、拌和站对外发出的文件要建立发文登记,发文登记内容包括:发文时间、发文机关、文件名称、文件字号、发文范围等。
5、对拌和站拟稿发出的文件、专题材料都要将文件原稿和一份正式文件存入档案。
二、档案资料管理
1、原始记录是设备管理和维修工作的基础之一,是了解设备状况、统计数据、建立帐卡表册和进行经济技术分析的依据。必须重视此项工作的填写、收集、整理和保存。
2、机械设备的数据管理是一项基础工作,它来源于原始资料。为了提高设备资产的运作效益,必须按时分类、收集汇总一些数据供分析研究,并及时采取积极措施,保证投入产出效益目标的实现。数据管理包括列表登记、统计分析、上报考核等方面,应做到定期归类整理。数据要完整准确,报表要及时齐全。
3、机械管理基本数据库应具备以下内容:1、管理号码;2、设备名称;3、型号规格;4、技术状况;5、保管单位;6、本季运转小时;7、原值;8、净值;9、组资日期;10、生产厂家;11、本机编号;12、出厂日期;13、外型尺寸;14、整机重量;15、动力机名称;16、动力机型号;17、动力机规格;18、动力机生产厂;19、动力机出厂日期;20、动力机编号;21、工点。上述数据4、6、8、21项为动态数据,其它为静态数据。
4、及时上报的报表:《设备台帐》(包括自有配属的设备和内租、外租的设备以及协作队伍的设备,分别建帐管理)、《机械增减情况表》、《机械事故统计表》、《机械保养、修理计划报表》、《机械保养、修理完成情况报表》。
5、建立档案目录,主要分设备文件材料、设备档案、设备技术资料三个方面,以便查找、使档案资料更好地为工作服务。
6、建立和认真执行文件借阅制度和文件保密制度,确保文件安全。
第4篇 调度文档管理制度
调度文档管理分为图表、台账、记录簿、在屏幕显示牌板等管理。
一、图表。
调度室各种图表必须及时填绘和修订，与实际情况相符合，图表必须归档管理。
二、台账。
（1）综合台账应当记录当班生产计划完成情况、安全生产情况，重点工程和重点工作调度情况，安全生产中出现的问题和处理情况，领导值班、下井带班及入井人数情况，领导交办工作及落实情况等。
（2）综合台账应内容完整，数据准确，账面整洁，字迹工整。
（3）综合台账可采用计算机电子台账。
（4）按日原煤产量、月及年累计完成量、综合进尺、开拓进尺、日月年累计完成进尺进行分项或统一的建立统计台账。
三、记录簿。
建立以下记录簿，并存档管理。
调度值班记录、领导值班、下井带班记录（由带班领导填写）、调度员交接班记录、安全生产例会记录、生产安全事故（突发事故）分析统计记录。
四、 存档要求：
（1）班、日调度记录（包括调度日志、原始调度记录、逐日生产完成情况登记表），要保存5年以上。
（2）调度日报、旬报和文字分析资料，保存3年以上。
（3）上级调度通知、通报、传真电文和本单位下达的调度通知、通报和传真电文原稿要保存2年以上。
（4）月度生产调度简报、各类调度台账和专题报告，要保存5年以上。
（5）死亡事故原始记录、重大非伤亡事故专项记录、非伤亡事故分类综合统计，以及年度生产简报作为永久资料保存。
（6）有统计部门下发的年度统计汇总资料，各类伤亡统计资料要永久保存。
（7）调度室要建立保密制度，各项生产数据和事故伤亡人数，不经领导批准，不得私自对外传播公布。
第5篇 监理日记和文档管理制度
1.监理日记是监理部和监理工程师必备的专用记录手册，是监理工作的重要资料。监理人员应逐日逐项认真填写，特别是涉及变更设计、会议决定、上级指示，有关质量、进度、安全检查、投资等有关事项，都应详细写入日记。
2.文档管理。监理部应建立有关往来函件、电话处理、日常监理工作技术资料整理与归档管理的相关台帐。所有文件收发、文档资料均应严格按监理（咨询）公司贯标工作的规定进行管理。
3.工程监理台帐。各类台帐是文件化的施工信息分类记录，监理部应结合工程特点和内容选择建立，以加强对内业资料的管理。
1)开工报告审批台帐
2)工程进度台帐
3)见证取样检验台帐
4)平行检验台帐
5)见证检测台帐
6)旁站监理台帐
7)工程变更台帐
8)总监理工程师巡视记录台帐
9)验工计价台帐
10)项目管理机构要求建立的其他台帐
上述各类监理台帐必须定期记录，记录内容应符合各类台帐的记录要求和规定。监理站办公室必须认真对台帐进行检查，发现问题及时纠正，确保台帐资料的及时、完整和准确，具有可追溯性。
4.各类监理台帐与监理日记、监理技术文件应能互相印证，主要内容一致，不得互相矛盾或无法对应。
5.对于大型铁路综合建设项目，监理部应建立监理日志，记录监理部主要人员的动向和工作内容。监理日志由监理站办公室负责填写，总监理工程师定期审签。
第6篇 电子文档管理制度
电子文档管理
1.总则
1.1对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
1.2电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
1.3电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
1.4应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
1.5为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
1.6归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
1.7具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
2.电子文件的收集与积累
2.1收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
2.2收集积累要求
2.2.1记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2.2.2保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
2.2.3在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
2.2.4用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
2.2.5用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
2.2.6用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
2.2.7用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
2.2.8用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
2.2.9由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。
2.2.10通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
2.2.11计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
2.3收集、积累方法
2.3.1及时按照要求制作电子文件备份。
2.3.2每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
2.3.3电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
2.3.4电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
2.3.5电子文件性质代码：R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I一图象文件;G—图形文件;V一影像文件;A—声音文件;M—多媒体文件;P—计算机程序;D—数据文件。
3.电子文件的整理
3.1电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。
3.2电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。
3.3归档电子文件应填写登记表。
4.电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。
4.1归档范围
电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.2归档时间
逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。
4.3检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
4.4归档前的鉴定
电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。
4.4.1有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
4.4.2保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.5归档要求
4.5.1把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，
4.5.2本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。
4.5.3存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境
4.5.4将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
4.5.5需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
4.5.6原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。
4.5.7在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。
5.电子档案的移交与保管。电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。
5.1检验
5.1.1档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。
5.1.2检验项目。
5.1.2.1载体有划痕，是否清洁。
5.1.2.2有无病毒。
5.1.2.3核实电子档案的完整性和有效性审核手续。
5.1.2.4核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
5.1.3将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的，应退回形成单位，重新制作。
5.2移交手续
验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。
5.3保管要求
电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。
5.3.1归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。
5.3.2环境温度选定范围:
14℃—24℃;相对湿度选定范围：45%—60%。
5.3.3存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。
5.3.4电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。
5.4存效性保证
5.4.1每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。
5.4.2每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。
5.4.3设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
5.4.4磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
5.4.5定期检验结果应填人电子档案管理登记表。
5.5利用
5.5.1电子档案的封存载体不得外借。
5.5.2利用时使用拷贝件。
5.5.3利用时要遵守保密规定。
5.5.4利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
5.5.5具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。
5.6电子档案的销毁鉴定。
5.6.1电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。
5.6.2电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。
5.6.3非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。
5.7统计
档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。
