第1篇 档案管理规定国家标准办法
档案管理规定国家标准:档案立卷管理规定
一.总则
为了规范********公司的档案分类和整理工作,保持其方法的延续性,现根据《********公司档案分类大纲》要求,结合********公司实际,特制定本办法。
1.本办法适用于********公司的档案分类、整理、组织案卷、编目和排架管理,以及档案信息系统的分类管理。
2.********公司各级档案室保存的档案种类及其代字如下。
代
字类目名称代
字类目名称a文书档案类c会计档案类j基本建设类*声像档案类w实物档案类t专题档案类
二.各类档案的分类立卷办法
文书档案的分类整理1、归档原则遵循文件的自然形成规律,保持文件的原貌和完整,准确判定文件的保管期限,适应新技术应用的需要,便于保管和利用。
按照归档范围的规定,凡应归档的文件必须齐全完整。
2、归档整理程序以件为归档单位,逐件整理归档。
按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。
“件”的含义:2.1单份文件,一份文件为一件;2.2各种报表、名册、图册、书刊等,一册(本)为一件;2.3正本与定稿、正件与附件合为一件;2.4文件处理单(表)与被处理文件合为一件;2.5来文与复文合为一件,如果分属不同年度的可分开归档。
3、分类按年度---部门---保管期限逐级进行分类。
由文件的形成日期决定该份文件的归档年度,即文件的归档年度可与文件内容所针对的年度不一致。
4、装订4.1去掉原来文件上会生锈的金属物,用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订(粘)合。
装订时正本在前,定稿在后;复文在前,来文在后。
在每页的右下角(背页的左下角)编页码。
各单位可自行尝试不同的装订方法,但所选的装订材料不能生锈,不能对纸张产生直接或间接的损害。
4.2凡文件尺寸大于a4纸规格的,要按a4纸规格进行折叠或裁剪,小于16开规格及破损的要进行托裱,对字迹模糊的文件要进行复制。
4.3在该份文件的正文输入计算机之前,不宜用乳胶或缝纫机来装订(因为会影响以后将该文件拆订、扫描)。
5、排列先将归档文件材料按保管期限分开,同一保管期限的文件材料,按照时间先后排列,并且尽可能将关系密切(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起。
6、编号6.1在每件档案首页上方的空白处加盖档号章(格式见附图1),并填写有关栏目的内容。
6.2档号章的项目及填写内容:类别号:文书档案的类别号为a。
期限:即保管期限,分两类,填写“长久”或“短期”。
年度:该份档案实际形成的年度,以四位阿拉伯数字标公元纪年。
机构:不分机构编档号的单位此栏可不填。
件号:以年度为界线,档案在同一保管期限中的排列顺序号;同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号,件号不得重复。
6.3在每年归档工作结束后,如发现有其它应归档文件材料未归档,可将该文件排在已归档文件之后编号归档。
7、装盒7.1档案编号后,要按照编号顺序装入档案盒(新格式),并在盒的脊背填写“档号”。
(样式见附图3)。
每一个档案盒内只能装入同一年度、同一部门、同一保管期限的文件。
7.2填写盒内文件备考表。
盒内文件情况说明:主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、销毁等需要说明的情况,如无上述情况,可暂不填写。
整理人:填写本盒文件材料整理归档人姓名。
日期:填写归档的年、月、日。
8、编目8.1编制《档案目录》8.1.1《档案目录》由“目录夹封面和脊背”、“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”四部分构成。
8.1.2“目录夹封面”(格式见附图4)内容应包括单位名称、单位代码、类别、机构、期限、年度等六个基本项目;“目录盒脊背”(格式见附图2)项目由单位代码、类别号、机构、期限、年度等五个基本项目组成。
8.1.3“归档情况登记表”(格式见附图5)内容包括:年度、保管期限、件数、保管单位和姓名、接收单位和姓名、备注。
不同的保管期限分开不同的登记表填写。
8.1.4“归档说明”的内容包括:本年度立档单位主要工作概况,本年度内设机构及主要领导人变化情况;本年度文书归档情况(含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等)。
8.1.5“归档文件目录”(格式见附图6)应包括以下基本项目:件号、责任者、文号、题名、日期、页数,需要时还可增加其它项目,如“文件格式”。
件号:参见6.2。
责任者:制发文件的组织或个人,即文件的署名者或发文机关。
文号:文件的发文字号。
题名:即文件的标题,一般应照实抄录。
原文没有标题的应当加拟标题,外加“[]”号;原文有标题但不能说明文件内容的,应重拟标题,重拟标题外加“[]”号,附于原标题之后。
日期:指文件形成的日期。
填写时可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月数字的右下角加“.”号或“-”号,以四位阿拉伯数据表示公元纪年。
页数:指每一份归档文件本身的有效页面数。
文件格式:指归档文件对应的电子文件格式,如:doc、*ls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等。
8.1.6各种保管期限的归档件目录,按不同的保管期限分开装订在不同的目录夹,连年续订,直到该目录夹装满。
8.1.7“归档文件目录”应一式二份,其中一份移交图书档案中心。
8.2编制其它检索工具。
各单位应根据实际需要,选择编制一些其它的档案检索工具,如“文号档号对照表”、各种常用的专题目录等,以方便日常手工检索。
9、电子文件管理9.1各单位档案室日常在收集应归档纸质文件的同时,要收集对应的电子文件,对电子文件进行集中统一保管,并建立相应的移交电子文件签名确认制度,以确保电子文件的真实。
9.2图书档案中心要采取适当措施,确保机读目录和电子文件的安全,要及时用光盘或磁带机等进行备份,要求至少备份两套,一套用于封存保管,一套供查阅使用。
9.3各单位统一使用图书档案中心(以下简称中心)设计的档案管理系统,统一将数据传送到中心的档案数据库服务器,中心为每个单位建立一个单独的数据库以确保数据的保密性。
另外中心应定期对各单位的档案数据进行汇总。
9.4处理电子文件,应使用wps
office或msoffice,形成通用的电子文件格式,如doc、*ls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等;扫描原文的电子文件格式为:jpg。
9.5为方便以后利用计算机进行全文查阅,要求各单位在进行电子文件导入时在“备注”栏填写此份电子文件的关键字。
档案管理系统在执行文件导入时会自动将文件全文写入数据库,同时会在本机的指定目录留下文件副本,其文件名与档号相同。
9.6一般情况下,图书档案中心使用一套数据库副本供查阅,另一套数据封存且不得外借。
第2篇 新世界地产物业业主档案管理规定
新世界物业业主档案管理规定
1.目的
1.1规范业主档案的管理工作
2.适用范围
2.1适用于物业服务中心业主档案的动态管理。
3.职责
3.1客服组主任负责监控业主档案保管与跟踪工作。
3.2客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的建档整理与保管。
4.程序要点:
4.1由客服组前台对业户档案的管理,保证档案管理有效性、规范性,加强对业户资料的保密工作,特制定如下管理规定。
5.业主档案内容:
5.1收楼资料:
5.1.1《业主家庭情况登记表》;
5.1.2《业主证领用登记表》;
5.1.3业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张);
5.1.4《物品资料及钥匙签收表》;
5.1.5楼宇情况检查表;
5.1.6收楼通知书;
5.1.7交款通知书;
5.1.8购房认购书
5.1.9管理公约签约页;
5.1.10《物业服务合同》;
5.2装修资料:
5.2.1《装修申请审批表》;
5.2.2《住宅室内装修管理协议》;
5.2.3《装修承诺书》;
5.2.4《闭水试验确认书》;
5.2.5《房屋装修工程、防水工程质量、防炎安全承诺书》;
5.2.6《装修人员管理条例》;
5.2.7相关图纸及装修施工队资料。(装修申请表,施工单位营业执照及资质证复印件,业户委权/委托书等);
5.3入住日常资料:
5.3.1业主来函;
5.3.2客户服务单;
5.3.3催缴费通知单;
5.3.4《整改通知单》;
6.业主档案袋的整理
6.1业户资料整理、分类:
6.2资料按一户一档,分区、分楼号存放,贴上清晰标签,以便查找;
6.3业户资料收集装订成册,按时间先后排列,最早资料于最后一页存放,之后增加的资料于其面上增加,编上页码,编写目录,册面填写'业主档案资料情况'表;
6.4资料收集按先后顺序主要分为三大部份:业主资料、装修资料、日常管理资料。
6.5业户资料归档时间和更新:
6.6客服组办理完单元交付手续后,将业户资料交于前台;
6.7前台中班人员将业户资料输入电脑后,按楼名整理存档;
6.8对已收楼业户平时所新增的资料由客服组按上述规定处理;
6.9客服组前台每月30日进行一次检查,发现问题上报主任及时采取补救措施,确保档案的安全性及准确性;
6.10每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理;
6.11销毁档案有关文件必须从严掌握,慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料,由部门主任审批后销毁。
7.业户资料查阅及印取:
7.1查阅人如须查阅/印取业户档案资料,须于客服组前台进行登记,并说明因由;
7.2经客服组主任审批同意后,前台服务人员开启相应的业户档案,抽取有关业户资料;
7.3属查阅资料的,由前台客服助理陪同进行现场查阅;
7.4属印取资料的,前台客服助理严格按上级领导审批意见进行印取;
8.保密要求:
8.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下,须予以上锁;
8.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码,并于每月30日进行一次更新;
8.3违反上述要求的,对责任人给予口头警告处理;
8.4泄露遗失业户资料的,对责任人给予书面警告处理,造成严重影响的,给予辞退。
9.业主档案的跟踪:
9.1对产权发生变更的业主。管理处应及时为新业主建立'业主档案',同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。
9.2业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报物业部经理批准,经客服组主任办理登记手续后方可查阅。
9.3业主档案应永久保存。
9.4将各业主资料输入电脑进行管理。
10.本规定执行情况作为客服组对档案客服助理绩效考评的依据之一。
11.相关文件和记录
11.1《业主资料情况表》wi-nwgz-al.kf-06-41
11.2《业主档案目录》
第3篇 某企业档案管理规定文号
企业档案管理规定【1】
一、 总则
集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。
1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向集团行政人事部提交备份,从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。
2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作,并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作,配备专职或兼职人员负责此项工作。
二、归档范围
1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。
2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;
4、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等)
5、政府、项目批文、合同;
6、公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);
7、工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸;
8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划;
9、公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);
10、公司有效证照、证件、印章;
11、具有法律效力及保存价值的文件;
12、公司重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;
13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;
14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料;
15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料,上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
三、立卷归档要求
1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管;各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷,向集团行政人事部提交备份。
2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料,如有些材料还需使用,也应先按立卷归档后再办理借阅手续;各分子必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。
3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时,要严格履行移交手续,按文件材料分类造册,随移交备份档案提供两联清单,注明移交人,待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。
归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:
(1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
(2)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起,不得分开;文电应全在一立卷。
(3)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(4)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
(5)按各类档案资料的保密级别、保存期限,案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写:没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。
(6)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
四、 档案保管期限
1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右,短期为十五年以下,三年以上。
2、确定集团档案保管期限的原则
(1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。
(2)凡是反映公司一般活动,在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。
(3)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料,列为短期保管。
五、档案保密级别
1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议, 行政人事部经理核定密级。
2、有密级档案只许在档案室翻阅,不许带离本室;有密级档案复制时,需经办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。
3、有密级档案只限归档人使用,其他人员使用需经办公室主任(集团行政人事部经理)及副总以上级领导批准。
4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任(集团行政人事部经理)鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。
六、档案的借阅
1、各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准,然后到档案管-理-员处填写档案调阅登记簿,方可借阅。
2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任(集团行政人事部经理)批准。
3、借阅档案必须严格履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销。
4、借阅档案的人员,不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经办公室主任(集团行政人事部经理)批准。
5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。
本文来源于百分网(),转载请保留此标记,谢谢!6、借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天。
7、借阅人对档案要妥善保管,不得遗失。
8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按公司有关保密规定办理。
七、电脑档案的管理
1、 所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料,在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹,使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。
2、各分子公司办公室主任(集团行政人事部经理)即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记;各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。
八、档案的鉴定与销毁
1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。
2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持,有关部门参加,组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。
3、档案材料鉴定小组审定,并经集团总裁批准后,方可销毁。
4、销毁档案材料,要由二人以上并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。
九、罚则
1、集团各分子公司凡违反本制度,无故延期或不交应归档的备份文件材料的,一经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外,各罚款100元~500元,并予以集团内通报批评。
2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项,泄露公司档案秘密的,涂改、拆散或未经办公室主任(集团行政部经理)批准转借、复印或携带档案外出的,视具体情况,对其部门领导和当事人各罚款500元~1000元,并予以通报批评;如造成恶劣后果者,视情况严重程度追究其法律责任。
3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项,不按借阅期限归还的,限期归还并责令其当事人写出书面检查。
4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项,遗失档案的,应立即报告,如因遗失档案,泄露公司商业秘密,造成恶劣后果者,视情况严重程度追究其相关责任。
5、档案管-理-员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密,应根据情节轻重,给予纪律处分及相应罚款,直至依法追究法律责任。
6、集团所有员工凡违反本制度第七条,不按规定存放电脑档案,不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。
十、附则
1、本制度自2007年9月1日生效。
2、本制度由集团行政人事部负责解释。
3、各子公司应根据本制度,结合本单位的实际情况,制定具体实施细则。
4、以往的相关规定与本办法不一致的,以本制度为准。
企业档案管理规定【2】
1.总则
为加强本公司文书立卷工作,完善档案管理制度,特制定本规定。
2.适用范围
归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本规定的规定,分别立卷归档。
3.原则
公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
4.文件材料的收集管理
坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
5.办公室收集
凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
6.主管部门收集
6.1 一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
6.2 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
6.3 本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。
7.各部门专(兼)职文书的职责
7.1 了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。
7.2 认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。
7.3 承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。
8.归档范围
8.1 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
8.2 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
8.3 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
8.4 本公司的请示与上级机关的批复。
8.5 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
8.6 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
8.7 信访工作材料。.
8.8 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
8.9 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
8.10 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
8.11 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
9.平时归卷
各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。
10.案卷目录
各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。
11.资料送交
公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。
12.登记
专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照“案卷类目”条款,放人平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。
13.案卷质量
为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。
案卷质量的基本要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
14.归档资料
归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整,会议记录、统计报表及简报等要及时送档案室存档。
15.档案检查
档案室要定期开展档案质量检查。对于没有及时归档或者归档资料不全、格式不符合要求的,应当及时予以纠正。
16.本规定自公布之日起施行。
第4篇 学校声像档案管理暂行规定-4
声像档案是指以声音和形象为表现形式的档案。声像档案包括在本单位各项活动中形成的影片、照片、录音带、像带等声像文件材料,是本单位活动的真实纪录,具有重要的凭证、参考价值,特制定本规定。
一、声像档案应定期向档案室归档。凡是本单位工作活动中形成的照片、录像、录音带等办理完毕的具有保存价值的,均应及时交档案室集中统一管理,任何人不得据为已有。
二、向档案室移交的照片,应包括底片、照片和文字说明三部分,文字说明应包括时间、地点、中心内容和责任者等。
三、向档案室移交的录像带、录音带应是原版,并在录像带、录音带上写上文字说明。
四、声像档案应按规定整理与编目,便于查找和统计。
五、档案库房必须做到六防,便于声像档案的保管。
六、因工作需要查询和利用声像档案应办理登记手续,定期归还。
第5篇 员工档案管理规定办法
员工档案管理规定【1】
第一条 档案工作任务
1、保管员工档案;
2、收集、鉴别和整理员工档案材料;
3、办理员工档案的查阅、借用和转递;
4、通过档案熟悉员工,为人事工作提供情况;
5、逐步实现员工档案管理工作的科学化和现代化。
第二条 档案材料内容
1、履历表;
2、自传;
3、鉴定;
4、考核材料;
5、政治历史问题的审查及甄别、复查材料;
6、参加党、团材料;
7、奖励及先进事迹材料;
8、处分、取消处分材料;
9、招聘、转正定级、吸收录用审批表、任免报告表、考评技术资格、学位审批表、出国人员审批表、调整工资审批表、离休退休、辞职审批表等;
10、其他可供组织上参考的材料,如员工个人写的思想、工作、学习总结、检查等。形成以上档案材料的部门和职能人员应及时将完备的材料转交档案室存档。
第三条 档案的管理
员工档案按照管理(任免)权限实行分级管理。
1、正、副总监以上领导档案,报送总公司人事部。
2、物业管理有限公司部门经理以下员工档案,由各单位人事部门自行管理。
3、根据人事回避原则,档案管理人员的档案由人事部领导直接保管。
4、出国(境)不归及死亡员工档案仍按上述分工管理。
5、员工辞职、自动离职、开除公职、降名及解除劳动合同后,档案管理人员于15日内将其档案转至户口所在地的街道办事处保管。
第四条 档案材料的收集和归档
1、人事档案管理人员要根据档案管理规定,通过有关部门收集入档材料。有关部门应积极配合,档案管理人员对归档材料应及时归档。
2、凡归档材料,均应认真鉴别,材料应详实、完整,用钢笔或毛笔誊写(不得用圆珠笔、铅笔等书写),并经组织审查盖章或本人签字后生效,否则不得归档。
3、员工档案必须分类明确,编排有序、目录清楚、装订整齐。
第五条 档案的保管
1、员工档案由人事部门设专人保管,档案管理人员必须是*正式党员。
2、员工档案应存入保险柜。档案室必须坚固适用,有防盗、防火、防潮等安全措施。
3、对保管的档案要逐一登记造册、编号,每年检查一次,发现缺少,及时查找。
4、档案移交要填写移交清单,交接双方应共同清点并签字留据。
5、严禁任何人私自保存他人的档案材料,对造成泄密或其他后果的,视情节轻重,给予严肃处理。
6、逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。
第六条 档案的查阅和借用
1、外单位前来查阅员工档案须凭党组织或人事部门的介绍信、公检法系统的组织介绍信,并经人事部门领导批准。
2、大厦部门领导和党组织、纪检人员查阅员工档案应经人事部门领导批准。
3、档案管理人员应根据主管领导指示提供有关材料。
4、员工档案一般不外借,特殊情况,经人事部门领导批准亦可借阅,但必须严格履行登记手续,按期归还。
5、私人不得查阅或借用员工本人及其亲属的档案。
6、查阅档案必须严格遵守保密制度,严禁涂改、圈划、拆换档案材料,不得向无关人员谈论或泄露档案内容,违犯者将视情节轻重,给予批评教育甚至纪律处分。:
第七条 档案的接收与转递
1、员工试用期满转正后,应及时到人事档案室办理档案调入手续,档案管理人员接收档案后应及时进行登记,并将档案回执及时退回原单位。
2、员工调出或辞职后,档案管理人员要及时办理档案转递手续。
3、员工档案转递应密封,一般应通过机要交通转递,也可由组织指派专人传送,但不得由员工本人自带。来源:考试大的美女编辑们
4、有关职能部门应及时将员工奖励材料、入党团的材料转交档案室存档。
第八条 档案工作人员守则
1、认真学习党和国家的劳动人事政策、档案管理规定,不断提高工作水平。
2、热爱本职工作,忠于职守,刻苦钻研业务,提高业务水平和工作能力,努力为人事工作服务。
3、保护档案安全,不得擅自转移、分散和销毁档案。严禁在档案室用火、吸烟或存放易燃、易爆等危险品。来源:考试大
4、严格遵守保密制度,不得向他人提供或泄露档案内容,无关人员不得进入档案室。
5、坚持原则,遵守纪律,严格按照档案工作的各项规章制度办事。
员工档案管理规定【2】
企业职工档案管理工作规定
第一章 总 则
第一条 为加强企业职工档案管理,有效地保护和利用档案,提高科学管理水平,为社会主义现代化建设服务,根据《中华人民共和国档案法》有关规定,制定本规定。
第二条 企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据,是国家档案的组成部分。
第三条 企业职工档案工作,在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下,由劳动主管部门领导与指导,实行分级管理, 同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第四条 企业职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。
第二章 机构和职责
第五条 职工档案由所在企业的劳动(组织人事)职能机构管理:实行档案综合管理的企业单位,档案综合管理部门应设专人管理职工档案。
第六条 职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者,其档案由原所在单位保管,也可由当地劳动行政部门代为保管。
第七条 职工死亡后,其档案由原管理部门保存五年后,移交企业综合档案部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后,其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。
第八条 企业职工档案管理部门的职责:
(一)保管职工档案;
(二)收集、鉴别和整理职工档案材料;
(三)办理职工档案的查阅、借阅和转递手续;
(四)登记职工工作变动情况;
(五)为有关部门提供职工情况;
(六)做好职工档案的安全、保密、保护工作;
(七)定期向企业档案室(馆)移交档案。
(八)办理其他有关事项。
第三章 档案的内容
第九条 企业职工档案的内容和分类:
(一)履历材料;
(二)自传材料;
(三)鉴定、考核、考察材料;
(四)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料);
(五)政审材料;
(六)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;
(七)奖励材料;
(八)处分材料;
(九)招用、劳动合同,调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;
(十)其他可供组织参考的材料。
第四章 档案的收集、保管和销毁
第十条 职工所在企业的劳动(组织人事)职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集,整理立卷,保持档案的完整。
第十一条 立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后归档。
第十二条 企业职工档案材料统一使用16开规格办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
第十三条 按规定需要销毁档案材料时,必须经单位主管档案工作的领导批准。
第十四条 档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准(见附件一)。
第十五条 严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者,应视情节轻重,严肃处理。对违反(中华人民共和国档案法)、《中华人民共和国保守秘密法》的,要依法处理。
第十六条 职工档案管理单位应建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。
第五章 档案的提供利用
第十七条 因工作需要查阅和借用档案,须遵守下列规定:
(一)查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。
(二)查阅、使用企业职工档案的单位,应派可靠人员到保管单位查阅室查阅。
(三)档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时,应事先提交报告,说明理由,经企业或企业授权的主管档案工作的领导批准,严格履行登记手续,并按期归还。
(四)任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案。
(五)各单位应制定查阅档案的制度。查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者,应视情节轻重予以批评教育,直至纪律处分,或追究法律责任。
(六)因工作需要从档案中取证的,须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。
第六章 档案的转递
第十八条 企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。职工被劳教、劳改,原所在单位今后还准备录用的,其档案由原所在单位保管。
第十九条 转递档案应遵守下列规定:
(一)通过机要交通或派专人送取,不准邮寄或交本人自带。
(二)对转出的档案,必须按统一规定的'企业职工档案转递通知单'(见附件二)的项目登记,并密封包装。
(三)对转出的材料,不得扣留或分批转出。
(四)接收单位收到档案经核对无误后,应在回执上签名盖章,并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问,以防丢失。
第七章 附 则
第二十条 本规定由劳动部负责解释。
第二十一条 本规定自下达之日起执行。各省、自治区、直 辖市和国务院各部门可结合实际情况制定实施办法或细则。
第6篇 公司档案管理规定范本
公司档案管理规定
一、为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责:保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.在档案资料归档期,由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.凡应该及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档。
4.各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.公司档案资料的归档每年一次,属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.因工作需要,公司的其他人员需借阅非密级档案时,由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批,具体按委托书的内容执行。
4.档案借阅者必须做到:
①爱护档案,保持整洁,严禁涂改。
②注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4.经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5.在销毁公司档案资料时,必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
第7篇 监理公司档案管理规定
建设监理公司档案管理规定
第一章 总则
为建立健全公司档案工作,规范档案管理,更好地为企业提高经营管理水平和经济效益服务,根据国家有关法规,结合公司具体情况,制定本制度。
第一条 公司档案是指公司在各项经营和管理活动中形成的全部档案总和,包括工程建设监理、工程技术咨询、财务管理、劳动工资、行政管理、董事会等方面形成的档案资料。
第二条 公司档案工作是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。是企业基础管理工作的组成部分。
第三条 公司档案工作采取集中统一管理。
第二章 文件材料的形成和归档
第四条 公司经营和管理活动中形成的文件材料(含胶片、照片、录音、录像和磁卡等)由责任人积累、整理后归档。
第五条 文件材料归档的基本要求
1.归档的文件材料必须完整。
2.归档的文件材料必须准确地反映公司工程建设和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
3.归档材料必须层次分明,符合其形成规律。
4.归档文件必须编制目录。
第六条 文件材料的归档范围主要有以下几个方面:
1.建设行政主管部门来文。
2.董事会会议纪要、决议及监理公司内部规章制度。
3.监理咨询合同、协议。
4.向政府有关主管部门的报告或复文。
5.与监理项目有关的业主、承建商的来文及复文。
6.按监理项目形成的监理业务档案、技术档案、监理工作总结。
7.有关公司人事管理档案。
8.公司经营业务档案。
9.公司会议纪要及决议。
10.其他。
第七条 归档时间
1.工程项目及科研项目,在项目告一段落或项目完成后,责任人应在14日内将应归档的文件材料组成保管单位,交档案管理部门归档。
2.各类文件材料归档一式一份,重要文件及自制文件应将原件归档。
3.公司工作人员因公外出学习、考察和参加各种会议收集得到的文件材料,要按照归档范围的规定,及时交档案管理部门归档。
4.文件材料的形成、积累、整理和移交归档是各部门的职责范围和有关人员岗位责任。
第八条 公司档案管理部门要对公司各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。
第三章 档案管理
第九条 档案实行分类管理,档案分类要遵循文件材料的形成规律,并且便于保管利用。
第十条 公司档案分类
1.工程监理及咨询类
2.财务管理类
3.人事管理类
4.行政文书类
5.董事会类
第十一条 档案鉴定
档案保管期限分永久、长期、短期三种,其确定保管期限的基本原则是;
1.对公司有长远利用价值的档案应永久保存。
2.对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
3.符合国家有关档案管理的规定。
第四章 档案利用
第十二条 档案借阅手续
1.档案管理部门应建立《借阅档案登记簿》
2.借阅档案应向档案管理员说明其利用目的,并在登记簿加以记载,由档案管理员提供服务。
3.借阅涉及公司秘密的档案,应经总经理同意,方可借阅。
4.未经总经理同意,不得向非公司人员提供档案。
第十三条 公司合同档案由合同管理人员统一管理,不得随意让他人查阅或带出公司,若确因工作需要须查看或带出公司,必须经合同统管机构批准,并出具借条,注明合同类型、编号方可借走,完后即时归还。
第十四条 非档案管理人员不得擅自提取档案。
第8篇 档案室安全管理规定办法
档案室安全管理制度就是学校为确保全校师生的档案安全而制定的档案管理制度,来看小编为大家提供的关于学校档案管理的制度,来看下面:
(一)档案工作制度
1、档案工作是行政管理工作的一部分,须有一名校领导分管。
2、档案人员应及时将上级档案部门的有关指示向分管领导汇报,以便及时了解档案工作动向,领导本校档案工作。
3、档案工作由校办公室负责,对各处室的兼职档案员进行业务指导,在档案移交时检验案卷质量。
4、遵照“集中统一管理”的原则,本校各类档案应集中存放在校综合档案室,实行统一管理。
5、根据国家有关档案管理的规定,结合学校档案工作的实际适用本校实际的保管期限表、归档范围等。
6、建立以校各处室兼职档案员为骨干的学校档案工作网络,定期活动。
7、编制各种检索工具、参考工具,积极为学校管理提供便利,及时做好登记和统计工作。
8、档案人员应加强学习,不断提高思想觉悟和不断更新业务知识,使学校档案工作更趋规范化、科学化。
(二)档案工作人员岗位责任制
1、档案工作人员必须严格遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人员共和国保密法》规定的各项条款,依法办事;认真贯彻执行档案工作的各项规章制度。
2、指导各部门的立卷人员和专业技术人员按时做好文件材料的收集、立卷归档工作,努力提高案卷质量。
3、做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作,熟悉所保管的档案情况。
4、做好档案的利用服务工作,编制多种检索工作和参考资料
做到调卷及时迅速、准确无误。
5、 做好档案的防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光等安全
防护工作,维护国家的档案不受损失。
6、刻苦学习档案业务知识,提高业务能力和学术水平,努力实现档案管理科学化、现代化。
7、遵守保密制度。
未经批准,不得利用职权擅自扩大档案的利
用范围,不得泄露档案的机密和内容,确保档案机密的安全。
(三)档案资料归档制度
1、凡是在学校各项活动中形成的具有查阅利用价值的各种文件资料均属归档范围。
2、各种资料的形成积累立卷和归档工作是各处室的任务之一,应列入各部门兼职档案员的职责范围,建立岗位责任制,学校档案室做好指导和监督的同时搞好档案集中和统一管理工作。
3、各处室在工作中形成的具有保存价值的文件资料,均应整理立卷后归档,由档案室统一管理,不得分散在部门或个人手中。
4、每年三月底以前,处室兼职档案员必须将上一年度档案材料按要求整理立卷归入处室档案,并将上一年度档案材料移交档案室。
5、凡归档的案卷必须编制归档档号、案卷号、填写案卷目录及卷内文件目录,做好向档案室移交的准备工作。
6、部门移交案卷时应经档案室工作人员验收,移交时应履行移交手续,填写移交清册。
(四)档案库房管理制度
1、努力创造条件实现档案现代化管理,使库房管理更趋科学化。
2、库房由档案人员负责管理,并负责每天检查门窗电的开关情况。
3、库房必须具备防盗、防火、防潮、防光线、防尘等基本保护条件,并每月检查一次,发现问题及时处理。
4、明确各类档案的界限,实行分类分柜存放保管。
5、库房必须具有专用橱柜,并被有必要的安全保护设施,以确保档案的安全。
6、非档案室工作人员不得进入库房,查阅档案不得在库房内进行。
7、库房内不得堆放其他物品,以保证库房的整洁。
(五)档案保密保卫制度
1、保守档案机密是每个档案工作人员的神圣职责。
2、档案室设专用档案库房,配置专用档案橱柜存放档案。
3、档案室内应设置阅览档案室,建立监阅制度,防止失密、泄密。
4、档案库房和档案橱柜必须明确专人管理,钥匙由专管人员使用。
档案人员工作调动时,必须办理交接手续。
5、档案人员不得将机密文件、档案资料带回家,或探亲访友,或出入公共场所。
6、不得擅自翻印、复印上级机密文件或资料,不得在私人通信或普通电话中涉及档案机密;不准向无关人员谈论、泄露有关档案内容。
在立卷中形成的各种草稿、废纸等不得乱扔,一律按保密纸处理或销毁。
7、非档案人员不得进入库房,不得在库房中接待亲友。
(六)档案资料借阅制度
根据《档案法》和有关规定,特制定本制度。
1、外单位查阅档案,应持单位介绍信,一般应有二人。
查阅机、绝密或组织、人事方面的文件,必须是党员。
2、查阅各种档案必须在查阅室进行,未经同意,不准私自带走。
3、凡查阅利用本单位重要的机密档案或在一定范围内控制使用的档案,应经单位领导同意。
4、学校档案严格控制借出,如确因工作需要,应经本单位领导批准,借出时间一般不得超过三天。
借阅期间,要确保档案的安全。
5、凡摘抄本校档案材料,应写明年代、卷号、张号,并认真校核。
出具证明材料,要加盖公章,方能有效。
如需要复制,须经经办部门同意。
6、利用档案者,必须注意保守机密,不得任意泻漏和向外公布。
7、查阅档案,必需注意保护档案不得在文件材料上圈点。
批注、勾画、污损,更不得拆卷抽取;撕毁原件,违者将依据《档案法》规定追究责任。
8、对利用档案产生了明显经济效益和社会效益的典型事例,利用者责任向档案室提供信息反馈。
(七)档案销毁制度
1、档案销毁必须经校领导和上级主管部门负责人审核同意。
2、凡需销毁的档案必须编造清册,并撰写包括:本单位和卷宗的简短历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告。
3、销毁档案时必须有两人以上进行监销,在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期,并需签名盖章以示负责。
4、被销毁档案如送造纸厂打浆,必须在监督下进行,打成纸浆后监销人员方可离开。
(八)档案保管制度
1、档案库房和档案柜、资料架要统一编号,档案、资料要按全宗和分类顺序排列整齐,
重点档案和一般档案要分别保管并定期检查,对破损和模糊不清的档案、资料及时修复和复制。
2、 认真落实档案库房的八防措施。
库房内严禁吸烟和存放易
燃品,库房内外放置灭火器材,以应急需;库房门窗要装置防盗设备,及时关开、上锁,钥匙由专人专柜保管,不得随身携带;经常清扫、整理库房内外和橱架内外的清洁卫生;注意观测库房温湿度,尽量控制在规定标准;每年四月份放置一次杀虫剂,并视情况及时采取措施,防止鼠咬虫蛀。
3、对档橱、架要经常进行保养,防止锈蚀,保持美观清洁。
4、档案人员每年对档案保管情况进行一次全面检查,并作记录。
(九)档案统计与汇报制度
档案统计,是掌握情况,分析和研究档案工作问题的一种有利工具。
加强档案统计工作是提高档案科学管理水平的必要措施和重要标志。
为进一步加强档案统计工作,特制度如下统计制度。
1、办公室要指定专人兼管档案统计工作;负责全校档案构成、档案利用、档案工作人员构成、档案室基本概况等情况的统计工作;负责上级档案部门需要的各种报表的填报工作。
2、抓好档案统计的原始记录工作。
档案的登记是档案统计的基础,应结合实际,做好各项原始材料的登记,主要包括下述内容:卷内目录、案卷目录、档案收进、移出登记、档案利用与利用效益登记。
3、建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据,按上级部门的要求及时报送各种报表。
到年末各类档案的增减数据应做到类别清楚、数字准确无误。
4、上级档案部门需要的各类报表,要按时间要求,准确无误地报出,所报各类数据不得弄虚作假。
5、统计人员要将统计工作穿插在档案的接收、整理、鉴定、移出、销毁、利用等各项日常工作中进行,随时保证档案与帐目相符;每年底对本年度的各类数字要进行综合统计,形成完整的统计资料。
6、统计
第9篇 花园机电设备资料档案管理规定
花园机电设备资料、档案管理规定
1.目的
确保机电设备资料、档案的完整,为设备维护维修提供支持。
2.适用范围
适用于**花园机电设备资料、档案的管理。
3.内容
3.1机电设备资料的管理
3.1.1机电设备资料原件统一由管理处兼职资料员保管,需标识清楚。
3.1.2常用的机电设备资料可复印一份保存于机电值班室按班移交。
3.1.3机电设备资料的借用需经机电主管批准后到管理处兼职资料员处借阅,并及时返还。
3.1.4发生设备资料缺页现象由管理处兼职资料员报管理处主任严肃处理。
3.2机电设备档案的管理
3.2.1机电设备维护维修档案由机电主管统一集中保管。
3.2.2机电设备大中修档案长期保管直到设备报废一年后销毁。
3.2.3机电设备维护维修档案的借阅须办理借阅手续,并按时归还。
3.3机电设备资料、档案应保存通风良好,干湿度正常的房间。
3.4机电设备资料、档案应半年检查一次,发现问题及时处理。
4.记录
无。
5.附件
无。
第10篇 档案管理规定范本
档案管理规定
第一章 总则
第一条 为加公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本规定。
第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。
第四条 档案工作实行统一领导,分级保管、分级查阅的原则,进行网络化管理。
第二章 档案机构及其职责
第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)。
第六条 档案工作由公司总经理统一领导,办公室负责接收,收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作,并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。
第七条 办公室应逐步完善档案制度,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。
第三章 档案的管理
第八条 整理办法:
1. 方法:以问题特征为主,立小卷,一事一卷。
2. 步骤:
a. 收集
文书档案:当年立前一年的卷,并预立当年的卷。
企业科技档案类:立竣工工程卷,未竣工工程资料整理成册。
b. 整理根据分类和成立时间整理。
c. 分类根据下述分类方法分类
d. 立卷区分不同价值确定保管期限:永久、长期、短期。
第九条 过程管理:
1. 属于公司保管的档案:公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作,并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管,任何人不得据为己有。
2. 属部门保管的档案:在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室,各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。
第十条 监督:办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录,进行定期或不定期的检查,来监督各部门及各部门档案的管理工作。
第十一条 销毁:须报总经理批准,销毁时应有两人以上负责监销,并在清单上签字。
第十二条 公司档案的分类及编号:指定资料员经办公室培训后,按有关档案分类及编号要求操作。
第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。
第十四条 借阅:因公司需要借阅文档的,应填好档案查阅单,员工不得随意外带有关公司重要的文件材料,确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经办公室核准后,方可带出,用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。
第十五条 分级查阅:具体的查阅分档,公司拥有绝对的制定权。
第四章 档案备份制度
第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。
第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作,便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案,按《计算机管理办法》管理。
第十八条 备份盘与源盘应分开存放,公司的备份盘应在公司外保存。
第五章 处理条例
第十九条 有下列行为之一,据情节轻重,给予50~500元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:
1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案
2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案
3. 涂改、伪造档案
4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者
5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)
第六章 责任
第二十一条 本制度适用于伟凡公司各员工各部门。
第二十二条 本制度监督责任部门为公司办公室,第一责任人为各部门指定的资料员;第二责任人为资料员所在部门的部门经理。
第11篇 企业档案室管理规定办法
企业档案室管理规定【1】
1.总则
为加强企业档案管理,逐步实现规范化、标准化、制度化,更好地为企业经营生产服务,根据《档案法》及总公司有关档案工作的规定,结合公司实际制定本制度。
2.档案归档制度
2.1.适用范围
公司档案主要包括:1.党群工作;2.行政管理;3.经营管理类;4.生产技术管理类;5.产品档案;6.科学技术研究档案;7.基建档案;8.设备仪器;9.会计档案;10.干部职工档案等十类档案管理。
2.2.文件资料的形成和归档。
2.2.1.公司生产经营活动中形成的各种文件资料,由部门指定专人负责日常积累、整理和归档;各项管理工作中形成的文件资料,由各职能部门的兼职档案员分门别类做好日常积累、整理和归档工作。
2.2.1.1.公司党群工作档案、人事档案、行政档案由办公室按年度进行整理,以上资料于第二年六月底前移交到档案室进行分类、整理、立卷归档。
2.2.1.2.经营管理类包括经营部分包合同、分包结算、分包商评价表(包括供应商评价表);生产部的生产计划、统计(表)报表、设备报表、设备检查计划报告等按年度整理、组卷,于第二年六月底前移交档案室归档。
2.2.1.3.生产技术管理类档案由质量部专人按年度负责整理,于第二年六月底前移交档案室进行分类、整理、立卷归档。
2.2.1.4.产品档案涉及到的资料由各个部门按《分类规则》11.5进行收集整理,以承接项目全部完工后进行整理,以产品入库时间为准两个月内整理、立卷移交档案室归档。
2.2.1.5.科学技术研究档案,由技术部在完成每一项科技成果之后两个月内,按《分类规则》11.6进行整理、组卷,并向档案室移交归档。
2.2.1.6基建档案,在基建项目竣工验收质保期后两个月内,由基建领导小组按《档案分类规则》11.7进行整理、组卷、排列、编号,并移交档案室归档。
2.2.1.7.设备仪器档案及新购进设备随机资料,由生产设备部按《分类规则》11.8进行整理、组卷,并在两个月内移交档案室保管。
2.2.1.8.会计档案,由财务部按《分类规则》11.9整理装订成册,排列编号并编制分类目录。在会计年度终了后在本部门保存一年后移到档案室保管。
2.2.2.资料归档的基本要求
2.2.2.1.文件资料必须保持成套性和完整性。
2.2.2.2.归档的文件资料必须准确反映各项活动的真实内容。
2.2.2.3.在一个年度或一个项目结束后,由档案员按照文件的特点,系统整理组成一个或若干个保管单位(卷、册、袋、盒),经主管负责人审查签字之后,按移交归档程序和时间要求,向档案室移交归档。
2.2.2.4.每一个保管单位都要填写案卷封面(包括:单位名称、项目名称、保管单位名称、编制日期、张数、保管期限、档案号等)卷内目录和备考表。
2.2.2.5.归档的文件资料必须符合国家规定的文件种类、文件格式等有关要求,书写工整清楚,不准使用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水书写。
2.2.3.归档份数
2.2.3.1.各类档案归档一份。
2.2.3.2.声像、电子版档案归档二份。
2.2.4.归档案卷的交接
2.2.4.1.公司各部门形成的技术文件,由资料员按照《分类规则》进行整理,填写《移交清单》一式两份(本部门和公司档案室各存一份),由部门经理审核后移交档案室。
2.2.4.2.公司技术部、质量部形成的技术文件,包括经营管理、产品、基建、科研类等文件,由资料员按照《分类规则》进行整理、组卷,并编写技术文件归档说明书,填写《移交清单》一式两份(本部门和公司档案室各存一份)。
2.2.4.3.确定档案保管期限的原则:
a.凡记述和反映公司重要活动和历史面貌,对企业有长远利用价值的档案,列为永久保存。
b.凡在较长时期内需要查考利用的档案列为长期保存(30年)。
c.凡在短时期内需要查考利用的档案列为短期保存(10年)。
d.介于两者之间的档案,一律从长保存。
3.档案接收制度
3.1.接收档案必须认真验收,并办理接交手续。
3.2.存放档案必须有专用柜,排列方法一律从左向右自上而下。
3.3.底图存放要扎边平放。蓝图按四号大小琴式折叠。
3.4.借阅档案必须按借阅制度办理。
3.5.每年12月31日前对库房档案进行一次清点、核对,做到账物相符。
4.档案保管制度
4.1.档案库房应具有防火、防盗、防光、防高温气体、防潮、防尘、防有害生物、防污染等设施条件。
4.2.档案室每月进行一次安全检查,检查情况应登记,发现问题当即处理或向领导反映解决。
4.3.非库房管理人员,不得进入库房。如因工作需要进入库房的,应由管理人员陪同。
5.档案登记统计制度
5.1.档案统计主要包括:档案管理基本情况、档案数量、档案利用效果。
5.2.严格履行借阅手续,如实填写《借阅档案登记表》,并妥善保存,作为积累档案利用的依据。
5.3.档案员要主动与利用者联系,请利用者协助填写“档案利用效果登记表”并将利用效果实例汇编成册。
5.4.档案统计报表每年年底报总公司档案室和唐山市档案局一份,档案室留两份。
6.档案的保密制度
6.1.档案管理人员必须贯彻执行国家保密制度及公司的档案保密规定,确保档案的安全。
6.2.档案管理人员对所保管的档案内容不得泄露。
6.3.不得擅自翻印、复印、传抄档案、资料。
6.4.经鉴定批准销毁的档案、资料,必须送指定造纸厂销毁,不准卖给废品收购站。
6.5.发现档案、资料丢失或下落不明,要立即报告保卫部门。
7.档案借阅制度
7.1.借阅档案应根据档案的重要程度履行不同的借阅手续。
7.2.机关各部室因工作需要在档案室查阅档案者,须经部门经理签字。调阅档案且离开档案室或复印案卷内容(不带出机关)者,须经部门经理、经理办公室主任签字,方准予借阅或复印。
7.3.凡外单位借阅档案或复印案卷内容并带出机关者,必须持单位介绍信,经公司主管领导签字,方可调阅或复印,“介绍信”留存档案室。
7.4.借阅档案,借出时间最长不超过15天。
7.5.借阅档案的人员,必须保守档案的机密,保证档案的安全,不得涂改、勾划、剪裁、拆散或擅自复印、转借。
借出后归还的档案,档案管理人员要认真核对、检查,发现问题要向借阅人当面提出,查明情况报告领导。
8.档案利用制度
8.1.党群、行政、经营、生产技术管理档案实行新规则的编制归档文件目录;产品、基建、设备仪器、科技、会计档案编制总目录、分类目录等。
8.2.生产经营和其他各项工作中形成的全部档案为一个全宗。档案室应在文书和业务部门立卷基础上,按照“分类规则”进行分类、组卷、编目、排列、上架。
8.3.档案室根据各类档案的不同要求,分别按年度或项目编制必要的目录、卡片、索引等检索工具。
8.4.全宗内的案卷目录,应依分类方案及时间顺序排列并编号,专柜保存,并绘制案卷存放标识。
8.5.应用计算机存贮和检索档案。
9.档案鉴定销毁制度
9.1.档案的鉴定,由档案鉴定小组负责,档案鉴定小组由公司主管领导、业务技术部门、经理办和档案室的负责人员组成。
9.2.鉴定工作每三至五年进行一次。
9.3.根据档案保管期限规定,对超过保管期限的档案由鉴定小组提出存毁意见。
9.4.销毁的档案登记造册,报经公司主管领导批准后,由二人在指定地点监销,监销人在销毁册上签字并注明年、月、日,销毁清册立卷归档长期保存。
10.违规处罚
对违反下列行为之一的直接责任人及主管领导人应视情节轻重给予不同程度的处罚,构成犯罪的依法追究刑事责任:
10.1.不按规定整理档案,不按期向档案室移交档案的;
10.2.因保管不善,造成档案损毁、丢失的;
10.3.伪造、涂改档案的;
10.4.擅自销毁、抄录、复制档案的;
10.5.泄露档案内容,造成严重后果的。
11.分类规则
11.1.档案分类
依据《工业企业档案分类试行规则》要求,根据公司实际情况设置十个一级类目,即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。
11.2.档号编制原则
11.2.1.唯一性原则:
档案馆内档号应指代单一。不是编号对象应赋于不同代码,一个代码只表示一个编号对象。
11.2.2.合理性原则:档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。
11.2.3.稳定性原则:档号一经确定,一般不应随意改变。
11.2.4.扩充性原则;档号必须留有适当的递增容量,以便适应不断扩充档案的需要。
11.2.5.单性原则:档号力求简短明了,以便减少代码差错,节省存储空间,提高处理效率。
11.3.档号的结构
目录号—类别号—案卷号—页号
*—*·**—**—*
11.4.党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理档案类目设置及编号
11.4.1.一级类目代号:0党群工作类;1行政管理类;2经营管理类;3生产技术管理类
11.4.2.按二级类目组织案卷。
11.4.3.档号的结构形式
上述四类档案编号结构形式采用四段式,编号由左至右排列,格式如下:
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第一段为目录号。
第二段为一级类目代号,用“0、1、2、3”表示。
第三段为部门代号(二级类目)。
第四段为案卷号,同一保管期限内流水编号。
11.4.4.案卷排列与编目
同一保管期限内按党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的顺序逐年编制流水卷号,分三种保管期限编制案卷目录。
利用新规则进行文件级管理的,同一保管期限内同一年度按党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类顺序编制流水件号,分三种保管期限编制归档文件目录。
11.5.产品档案类目设置及编号
产品生产档案按所承接的工程项目----子项专业设置类目,按二级类目组织案卷。
11.5.1.档号的结构形式
产品档案结构形成采用四段式,编号由左至右排列,格式如下:。
*—4·**—**
第一段为目录号。
第二段为一级类目,用“4”表示产品档案。
第三段为二级类目,按产品种类或型号设置。
第四段为案卷号,同一类产品档案的编号。
11.6.科学技术研究档案
11.6.1.类目设置
科学技术研究档案按科研课题设置类目,二级类目根据科研课题完成的时间顺序编制,按二级类目组织案卷。
11.6.2.编号的结构形式
科学技术研究档案编号的结构形式采用四段式,格式如下:
*—5·**—*
第一段为目录号
第二段为一级类目(科学技术研究档案)代号,用“5”表示。
第三段为课题代号,根据科研项目排序编号。
第三段为案卷号,按项目流水编号。
11.6.3.案卷排列按二级类目顺序排列。
11.7.基本建设档案类目设置及编号
11.7.1.类目设置
基本建设档案按建设项目设置类目,二级类目根据基建项目完成的时间顺序编制,按二级类目组织案卷。
11.7.2.编号的结构形式
基建档案编号的结构形式采用五段式,格式如下:
*—6·**·**—*
第一段为目录号
第二段为一级类目(基本建设档案)代号,用“6”表示。
第三段为建设项目代号,根据项目排序编号。
第四段为三级类目代号,用01-11表示。
第五段为案卷号,按项目流水编号。
11.7.3.案卷排列按二级类目顺序排列。
11.8.设备仪器档案类目设置及编号
11.8.1.类目设置.设备仪器档案按设备种类(用途)设置类目,设备仪器类设置八个二级类目(见类目代号表),按单位设备组织案卷。
11.8.2.编号的结构形式
设备仪器档案的编号结构形式采用五段式,格式如下:
*—7·**·**—*
第一段为目录号。
第一段为一级类目(设备仪器档案)代号,用“7“表示。
第二段为二级类目代号,用01-08表示。
第三段为三级类目,根据实有设备食品情况设备。
第四段为案卷号,按二级类目流水编号。
11.8.3.案卷排列:按二级类目顺序排列。
11.9.会计档案分类、编号、排架细则
11.9.1.类目设置会计档案按文件形式(名称)设置类目,会计档案类设置四个二级类目(见类目代号表)。
11.9.2.会计档案结构形成采用五段式,格式如下:
*—8·**·**—*
第一段为目录号。
第二段为一级类目(会计档案)代号,用“8'表示。
第三段为二级类目代号,用01-04表示。
第四段为三级类目代号,用二位自然数表示。
第五段为案卷号,按二级类目流水编号。
11.9.3.案卷排架(凭证、报表、其他)按二级类目从1起流水排列、编号,账簿类按三级类目流水排列编号。
11.10.干部职工档案类目设置及编号
11.10.1.类目设置
干部职工档案设置管理人员档案、员工档案、死亡职工档案三个二级类目
11.10.2. 编号的结构形式
干部职工档案的结构采用四段式,格式如下:
*—9·**—*
第一段为目录号
第二段为一级类目(干部职工类档案)代号,用“9”表示。
第三段为二级类目代号。
第四段为案卷号。
11.10.3.案卷排列按二级类目顺序排列。
企业档案室管理规定【2】
一、总则
集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。
1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向集团行政人事部提交备份,从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。
2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作,并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作,配备专职或兼职人员负责此项工作。
二、归档范围
1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。
2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;
4、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等)
5、政府、项目批文、合同;
6、公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);
7、工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸;
8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划;
9、公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);
10、公司有效证照、证件、印章;
11、具有法律效力及保存价值的文件;
12、公司重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;
13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;
14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料;
15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料,上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
三、立卷归档要求
1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管;各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷,向集团行政人事部提交备份。
2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料,如有些材料还需使用,也应先按立卷归档后再办理借阅手续;各分子必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。
3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时,要严格履行移交手续,按文件材料分类造册,随移交备份档案提供两联清单,注明移交人,待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。
4、归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:
(1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
(2)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起,不得分开;文电应全在一立卷。
(3)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(4)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
(5)按各类档案资料的保密级别、保存期限,案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写:没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。
(6)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
四、档案保管期限
1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右,短期为十五年以下,三年以上。
2、确定集团档案保管期限的原则
(1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。
(2)凡是反映公司一般活动,在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。
(3)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料,列为短期保管。
五、档案保密级别
1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议,行政人事部经理核定密级。
2、有密级档案只许在档案室翻阅,不许带离本室;有密级档案复制时,需经办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。
3、有密级档案只限归档人使用,其他人员使用需经办公室主任(集团行政人事部经理)及副总以上级领导批准。
4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任(集团行政人事部经理)鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。
六、档案的借阅
1、各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准,然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿,方可借阅。
2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任(集团行政人事部经理)批准。
3、借阅档案必须严格履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销。
4、借阅档案的人员,不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经办公室主任(集团行政人事部经理)批准。
5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。
6、借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天。
7、借阅人对档案要妥善保管,不得遗失。
8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按公司有关保密规定办理。
七、电脑档案的管理
1、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料,在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹,使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。
2、各分子公司办公室主任(集团行政人事部经理)即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记;各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。
八、档案的鉴定与销毁
1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。
2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持,有关部门参加,组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。
3、档案材料鉴定小组审定,并经集团总裁批准后,方可销毁。
4、销毁档案材料,要由二人以上并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。
九、罚则
1、集团各分子公司凡违反本制度,无故延期或不交应归档的备份文件材料的,一经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外,各罚款100元-500元,并予以集团内通报批评。
2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项,泄露公司档案秘密的,涂改、拆散或未经办公室主任(集团行政部经理)批准转借、复印或携带档案外出的,视具体情况,对其部门领导和当事人各罚款500元-1000元,并予以通报批评;如造成恶劣后果者,视情况严重程度追究其法律责任。
3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项,不按借阅期限归还的,限期归还并责令其当事人写出书面检查。
4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项,遗失档案的,应立即报告,如因遗失档案,泄露公司商业秘密,造成恶劣后果者,视情况严重程度追究其相关责任。
5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密,应根据情节轻重,给予纪律处分及相应罚款,直至依法追究法律责任。
6、集团所有员工凡违反本制度第七条,不按规定存放电脑档案,不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。
十、附则
1、本制度自20**年9月1日生效。
2、本制度由集团行政人事部负责解释。
3、各子公司应根据本制度,结合本单位的实际情况,制定具体实施细则。
4、以往的相关规定与本办法不一致的,以本制度为准。
第12篇 某工厂职业健康安全管理档案与员工健康监护档案管理规定
1、目的
为加强职业健康安全管理档案管理工作，确保职业健康安全管理档案的完整、准确、系统，达到有效利用的目的，特制定本制度。
2、适用范围
适用于某工厂安委会职业健康安全管理工作全过程。
3、工作职责
3.1某工厂安全管理委员会负责制定公司生产作业场所职业健康安全管理档案与员工健康监护档案标准表格，同时监督、指导各部门正确使用；
3.2各部门兼职安全员负责本部门职业健康安全管理档案与员工健康监护档案的建立、填写与保存，最终上报安委办确认存档。
4、工作内容
4.1职业健康安全管理档案的建立
4.1.1职业健康安全管理档案是职业病防治过程的真实记录和反映，也是安监、卫生行政执法中的重要参考依据，某工厂安委会与各部门需按规定要求建立健全职业健康安全管理档案。
4.1.2本单位应建立的职业健康安全管理档案内容包括：
4.1.2.1 国家有关职业病防治工作的法律、法规、规范、标准及有关文件；
4.1.2.2职业健康安全管理方针、计划、目标和职业健康安全管理制度；
4.1.2.3 职业健康专（兼）职安全管理组织机构、职能及人员分工；
4.1.2.4职业健康安全管理方案、程序、作业指导书和其他内部文件；
4.1.2.5建设项目职业病危害管理档案（提供保存清单，注明保存地点）包括：
4.1.2.5.1建设项目计划任务书及批准文件等；
4.1.2.5.2建设项目初步设计书；
4.1.2.5.3工程新建、改建、扩建及维修、使用中变更的图纸及有关资料；
4.1.2.5.4全套竣工图纸、验收报告、竣工总结；
4.1.2.5.5职业病危害预评价委托书与预评价报告；
4.1.2.5.6职业病危害控制效果评价委托书与效果评价报告；
4.1.2.5.7卫生行政部门审查意见书；
4.1.2.5.8卫生行政部门验收意见书。
4.1.2.6 建设项目职业病危害因素申报资料：包括职业病危害因素（种类、存在岗位、来源、预防策略）清单；
4.1.2.7 储存和使用的危险化学品清单，包括种类、量、使用的部位、储存的部位、毒性资料、预防对策；
4.1.2.8工作场所职业病危害因素检测与评价资料，包括职业病危害因素检测与评价委托书，职业病危害因素检测记录与评价报告；
4.1.2.9职业病预防控制措施技术档案：
4.1.2.9.1工艺改造技术措施档案；
4.1.2.9.2职业病防护设施档案。
4.1.2.10职业病防护用品档案，包括工种清单，应配备的清单，实配备的清单，使用情况等；
4.1.2.11职业健康安全培训教育计划、培训内容、授课记录及考核成绩；
4.1.2.12各种监督文书；
4.1.2.13各种设备、危险化学品中文说明书；
4.1.2.14职业病事故应急救援预案及演练有关资料；
4.1.2.15各种汇总资料，包括：
4.1.2.15.1单位职业健康基本情况、生产工艺、有毒、有害因素分布；
4.1.2.15.2职业病危害因素检测结果汇总资料；
4.1.2.15.3职业有害因素接触情况汇总表；
4.1.2.15.4职业病防治工作年度总结。
4.2员工职业健康监护档案内容
4.2.1员工职业健康监护档案是记录员工职业健康变化与职业危害因素关系的客观材料,按国家规定永久妥善保存。
4.2.2职业健康监护资料内容包括：
4.2.2.1职业健康监护委托书；
4.2.2.2职业性健康检查工种及人员名单；
4.2.2.3职业健康检查结果与分析报告；
4.2.2.4职业禁忌证名单及调离情况；
4.2.2.5个体职业健康监护档案：
4.2.2.5.1 员工基本情况；
4.2.2.5.2员工职业史、既往史和职业病危害接触史；
4.2.2.5.3相应工作场所历年职业病危害因素监测结果；
4.2.2.5.4 职业健康检查报告和评价报告；
4.2.2.5.5职业病报告卡；
4.2.2.5.6单位对职业病患者和职业禁忌症者处理和安置记录；
4.2.2.5.7单位在职业健康监护中提供的其它资料和职业健康检查机构记录整理的相关资料。
5、工作记录
5.1《某工厂生产作业场所职业健康安全管理档案》
5.1.1《员工职业健康监护台帐》
5.1.1.1职业健康监护委托书；
5.1.1.2年度职业性健康检查工种及人员名单；
5.1.1.3职业健康检查结果与分析报告；
5.1.1.4职业禁忌证名单及调离情况；
5.1.1.5员工职业健康监护管理档案。
6、相关法律、法规清单
6.1《作业场所职业健康监督管理暂行规定》(国家安监总局令[2009]第23号)；
6.2《职业健康监护管理办法》(中华人民共和国卫生部令[2002]第23号)；
6.3《作业场所职业病危害申报管理办法》(国家安监总局令[2009]第27号)。
