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第1篇文档管理备案制度 第2篇物业质量记录及文档管理程序文件
第1篇 文档管理备案制度
文档管理备案制度
为适应学校规模化，正规化发展的需要，保证政令通畅，提高学校管理水平，
确保我校档案的全面性，完整性，可追溯性及安全性，对学校的文书、档案管理特做如下规定：
1、归档单位：
学校设立档案室，管理、存放学校机要档案，归行政部领导，设专管人员负责。
2、归档范围：
1)上级主管部门下发的文件、学校的红头文件、通知、会议记录、协议、意见书、可行性报告、合作合同、购销合同、合作合同、获奖证书、主要会议记录等经营性文件。
2)学校员工档案、教师档案、学员档案、业务关系档案。
3)学校教研成果、优秀教案、教材等经营过程中的各种总结性材料。
4)学校宣传的传单、报纸、杂志、广告、剪报等有关学校的报道（报纸、音像）
5)其他的有本校缮印的公文（含正件与附件、批复请示、转发文件、被转发的原件）一律由行政部统一管理。
3、收、交档案、归档案：
1)学校全体员工应具有存档、归档意识，积极配合学校档案室做好机要档案管理工作。
2)学校经营性文件要及时归档，各分校、部门签收的外来文件要在两个工作日内送档案室归档。
3)各分校部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交有关人员核对整理后，于年底交于行政部归档，各单位，经办人不得越期自行留存应该归档的文件。
4)学校员工、教师应在签定用工合同两个工作日内由人事部收齐人事资料、身份证、学历证复印件送至专管员归档，如有续签及变更合同的，应由档案室提前两个月通知及时办理，旧合同继续保留，任何分校没有签发、存放权。
5)凡有外联业务的部门、个人，应每周二下班前将新增的详细信息及时送交档案室补充进业务档案。
6)全校所有部门、分校区的总结性材料完成后应由该部门或分校区负责人拷贝收集后每周一下班前及时交档案室归档。
7)学校宣传中的传单、剪报及音像品由宣传部在汇总后于每周二下班前及时归档。
8)学校经营过程中的重大活动应由主办人在活动结束后五日内整理归档，应包括：预算、实际费用、举办时间、场地、动用人员、有关报道录像录音等。
9)一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档。
10)档案管理部门接受后应签收，分类登记归档，对上级来文要附上“文件处理笺”。
11)学校工作人员外出学习，考察、调研、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向校方办理归档手续，经行政部签字认可后财务部才给予核报差旅费。
12)凡外出带回的文件，应交由档案室统一管理，个人不得存放。
13)本校召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，经行政部签字认可后财务部门才给以报销会议费用。
4、传递、借用、保管：
1)凡外来文件、信函除注明亲启私信外，一律交由行政部拆封，登记接收时要检查信口。对开口文件，信件应查明原因，密件开口要拒绝签收。
2)凡外来文件，由行政部按来文性质及内容及时送有关领导批示，并交送有关承办部门处理。外来一般文件、通知无需批示，登记编号后直接转有关单位。
3)对于领导审阅批办后的文件，一律退回行政部分转有关部门，承办人应在“公文处理笺”注明办理情况，签字后退回档案室。
4)校内文件传递时要办理签收手续：填写《文件发放登记表》。
5)公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），工作结束后及时交档案室归档。
6)文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续并按照收文检查归档，以防遗漏。
5、立卷归档和保密：
1)凡在本规定范围内的文件均由档案室立卷保存。
2)立卷要分类编目、齐全，调阅借走档案时须持本部门主管签字，并由行政副校长签字后方可借阅，专管人员应认真做好登记，并注明归还日期，借阅人要注意保密，借阅人不得转借他人。
3)因工作需要复印的文件，须由校长签字后放方可复印，并认真登记。
4)档案保存要做到“七防”即：防火、防尘、防蛀、防潮，防霉、防光、防盗、严格管理定期清查。
5)没有存档价值和存查必要的公文以及其他需要销毁的档案，应严格登记造册，由行政副校长和校长审批签字后方可销毁，并由监毁人，销毁人在登记本上签字。
6)文件保密等级：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘，并加密码。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。
6、相关责任人及责任：
1)相关人员为：所有档案的成文、填报者、接收者、传送者、借阅者、销毁者、行政部副校长、校长。
2)所有相关人员要保证档案真实完整，保密安全并及时补充完善的责任。不得以任何理由拒交、谎交、拖延、推委、失职，否则按学校员工奖惩条例进行处罚。
3)所有分校和部门的文件管理人员要了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
4)认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归档，每年年底前应将归档的文件材料归档完毕，并向校方做好交接签收手续。
5)案卷质量总的要求：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
6)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
7、归档程序：
各分校（部门）文件管理员
行政部人员
档案收集
档案整理鉴定
行政部档案管理人员
登记档案目录
档案装订盒保存
8、文件的借阅：
文件借阅是行政部门日常性工作之一，要按规定的借阅制度办理。文件借阅工作中，对业务性的文件，凡因工作需要的均可借阅。对机密性文件，不在阅读范围的人不能借阅。对机密文件借阅者要经校长签字。
1)借阅程序：
借阅人员
写借阅审批表
相关人员签字
借阅
2)借阅时间：
原则上借阅文件只能在档案室阅看，如特殊需要借离档案室的需在48小时内归还，逾期不还者档案室有权通过其主管校长强行收回并给予每次50元的负激励。如需长时间借用，只能借用备份件，需经校长签字后方可借出，借出人对所借档案材料负有保管、保密责任。
9、部门保管：
对于各分校（部门）保管的档案仅限于学校所发行政制度、文件、当月学生档案及其它学校经营性材料。各分校（部门）主管要指定专人管理，并加强对相关人员的保密纪律教育，不得私自借阅，严禁乱丢乱放，严禁将秘密文件带往公共场所和家中，并保持分校（部门）档案管理人员的相对稳定，如有变动及时通知行政部，按本条款特别事项的程序办理。
10、特别事项：
档案借出人或分校（部门）档案管理人员如因工作变动或因故离职时，所保管的档案、文件性材料应先交回档案室，或在档案管理员的证明下向接管人员办理材料交接手续，由新接管人员办理相应的签收或借用手续。任何人不得擅自带走或销毁。
学校档案管理员如因工作变动或因故离职时，应提前一个月通知校长，由校长监督向接管人员按上述程序做好清点、交接工作。
11、销毁文件程序：
行政部人员
清点注销
填写文件销毁登记表
主管领导签批
销毁人、监销人
签字备案
文件销毁
第2篇 物业质量记录及文档管理程序文件
物业程序文件:质量记录及文档管理程序
1.目的
为质量记录及文件资料的收集、整理、编目、归档、管理提供指引。
2.范围
适用于公司各部门。
3.职责
部门/岗位工作职责
办公室负责收集、转发、保存最新有效的行业标准和政策法规。
监督公司各管理处、部门文档管理
品质管理部监督公司各部门质量记录的控制。
收集质量管理体系标准,对其有效性负责。
保存最新有效的行业标准和政策法规。
相关部门收集、转发及评估新的行业标准和政策法规对公司目前业务或管理工作的影响,根据需要修改或出台相关文件。
管理处、部门负责人具体指导本管理处、部门质量记录和文档管理 文件管理员收集保管质量记录、文档资料 4.定义
质量记录:体系文件规定需要记录的所有资料。包含:书面记录、电脑软盘、光盘、磁带、录像带、照片、胶片等。
5.方法和过程控制
5.1现场质量记录的管理
5.1.1做好清晰的标识,确保现场质量记录无污损或破损等。
5.1.2班长以上管理人员应检查现场质量记录表格的有效性和记录的完整性,防止过期表格的误用,对已失效的表格即时进行作废处理,并视情况于每月/季/年初收集现场已填写完毕的质量记录送交文件管理员。
5.1.3每次体系文件全面修改后,品质管理部对各管理处、部门质量记录的有效性进行全面检查。局部更改时,可与内部质量审核同时进行。
5.2文件资料归档及管理要求
5.2.1一般按月/季/年度定期归档,并须于首日开始进行,最迟于第五个工作日前完成归档工作。
5.2.2归档时按照不同业务类别、表格类别(名称)对已收集的质量记录及文件资料进行排序、编目,在文件盒(袋)的封面标识文档编号、文档名称、产生时间段、保存期限、存档人和存档日期(见下表),卷内附卷内文件目录,并在《文件资料存储清单》上登记。为便于查阅,管理处/部门可根据实际情况增加附表。
文档编号文档名称产生时间段保存期限存档人存档日期报废日期
5.2.3如资料是传真件应复印后保存复印件。
5.2.4归档资料应尽量在统一地点保存。工程部设备管理生成的质量记录,除通用的培训(会议)签到记录、考核表于次月初交存于管理处资料室,其他记录可长期存放在工程部资料柜内。还可根据具体情况,制作两联的质量记录表格,一份交管理处留存。
5.2.5安防、绿化工程质量记录及档案,在工程验收完毕后一次性按工程项目单独归档,存放于管理处资料室。
5.2.6归档资料应注意做好防潮、防火、防虫蛀、鼠害工作。借阅须在《借阅登记表》上登记并经管理处/部门负责人批准,由文件管理员负责跟进、收回。体系文件不得隔夜外借。
5.2.7文件管理员调(离)职或更换岗位前,须做好文档资料交接工作,完善交接手续。
5.2.8《体系文件下发明细》、《质量记录表格一览表》由品质管理部填写,《标准政策法规一览表》由办公室填写,经现相关负责人审批后公布。
5.2.9各管理处/部门按照《质量记录表格一览表》的保存期限对已归档的质量记录进行报废处理,报废前应填写《质量记录报废申请单》并经管理处/部门负责人批准后报废处理。如超过保存期限,但有保存价值后期需备查记录,可加盖'作废保留'章继续保留。
5.3文档资料编码规则
5.3.1须参照公司示范目录建立部门文档目录。示范目录中一、二级目录必须执行,一般以一、二级目录为文档标题。
5.3.2日常管理文档编号方法为:'部门汉语拼音简称+**',如:城市花园为'ch01、ch02'。
5.4重要资料管理
5.4.1工程资料
5.4.1.1工程档案包括:
a.由发展商提供的规划、竣工、验收资料
b.设施设备安装、使用、维修保养技术资料;
c.物业质量证明文件和物业使用说明文件;
d.房屋本体和设备的改造变更资料
e.其它必要资料
5.4.1.2由发展商提供的小区/大厦各类工程资料,各管理处应指定专业技术人员核对、接收,并列出清单交与文件管理员统一保管。
5.4.1.3如资料不全,应及时向发展商索取,确保各类资料齐全。
5.4.1.4各类设备、配套设施供应商的地址、联系人及电话要编制成表,以方便维修保养时查阅。
5.4.2顾客资料
5.4.2.1顾客资料包括顾客基本资料、顾客房屋资料、顾客个性资料。
5.4.2.2管理处控制中心应有业主/租户/办公户清单备查,清单中可包括姓名、房号、联系电话、车辆情况及其他各类个性化情况,并根据情况定期更新资料内容。
5.4.2.3顾客档案为机密资料,所有接触、知悉顾客资料的人员对顾客资料负有保密责任,未经顾客或经理允许不得对任何人透露。除文件管理员和管理处负责人外,其他人员查阅、借阅顾客资料必须在《借阅登记表》上登记,并经管理处/部门负责人批准。作废顾客资料应仔细粉碎或销毁。
5.4.2.4如政府部门、司法机关因公需查询,在对方出示单位介绍信和工作证并经核对无误后方可提供其查询,并登记查阅时间、单位、姓名、有效证件等内容,与被查资料一并保存。
5.4.3物业资料
5.4.3.1物业资料包括物业项目各类批文、建筑施工许可证及执照、管理及商业用房资料、住宅区基本情况及配套设施资料等。
5.4.3.2各管理处负责在房屋交付后三个月内收集整理物业资料,并培训到相关人员。
5.4.4标准政策法规管理
办公室各职能部门各使用部门
5.5电子文档管理
5.5.1有电子文档的文件资料既可以打印稿形式也可以电子文档形式存档。部门之间以电子邮件形式传送报批的文件,存档时邮件封面可不打印,但须保存邮件封面的电子文档。
5.5.2管理处电子文档应统一管理,按公司制定的电子文档示范目录建立文件夹。文件夹中一、二级目录必须与示范目录相符,三级及以下目录管理处可根据需要自行调整。
5.5.3电子文档的备份及安全管理参照《电脑及网络系统管理规定》相关条款操作,管理软件内容须每月备份,每年初须
对上年度重要电子文档以光盘保存,并在《文件资料存储清单》上登记。
5.5.4重要、机密的电子文档须设置密码后报管理处/部门经理备案。当事人如有离(调)职需完善交接手续。
6.支持性文件
tjzzwy6.3-z01-02 《电脑及网络系统管理规定》
7.质量记录表格
tjzzwy 4.2.3-z02-f1 《文件资料存储清单》
tjzzwy 4.2.4-z01-f1《标准、政策法规一览表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f2 《质量记录表格一览表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f3《质量记录报废申请表》
