国际星河物业管理处管理组织机构
星河国际物业管理处管理组织机构
1.织机构的设置原则:
内外分工、职责分明、相互协调、有效监督。
1.1针对星河国际的特点和为业主提供高水准'星级'服务的需要,将管理分为楼宇内部、外部管理两大部分,推行'客户助理'负责制,实行责任到人、分栋包干。即:每幢大楼内部所有问题由'客户助理'全面负责;大楼外部管理及大楼安全、消防、车辆管理由保安部负责。(便于以后实行保安外包工作)
1.2清洁、绿化工作外请专业公司,客户部负责监督。
1.3客户的日常维修可用电话报修到客户服务中心或本幢大楼的'客户助理',经过客户服务中心统一用电脑编出维修单,由维修服务中心打印维修单后安排技工在规定的时间内完成;用户室内的由用户验收,公共区域的由'客户助理'负责监督和验收。
每项工作做到:有安排--落实--监督的循环过程。
2.各部门职责及人员配备
良好的组织机构是实行一流管理的基础,管理队伍应实现人员精炼,办事高效,既要避免职责不分、相互推诿,又要避免部门过多浪费人力资源。
管理处架构配备人员:
2.1管理处:2人设正、副经理,
2.2办公室:6人
2.2.1办公室主任(管理处副经理兼)0人,
2.2.2财务,出纳(3人):
2.2.3人事,内务(3人):
2.3客务部:32人
2.3.1客户部主管1人,
a.监督、检查、指导服务中心工作,定期进行考核。
b.办理用户搬入、迁出、公司水牌制作及室内装修报批、验收等手续。
c.监督、检查、指导服务中心工作,定期进行培训和考核。
d.处理用户投诉,定期将收集的用户意见和建议反馈至职能部门改进工作,对服务工作质量进行跟踪回访。
e.检查公共设施运行状况,监督工程维修单的完成情况。
f.监管绿化承包商的绿化养护工作;月末对绿化承包商的工作做综合评估。
j.监管清洁公司清洁卫生工作;月末对清洁公司的工作进行综合评估。
2.3.2客户服务中心4人,
a.负责服务中心的日常内务,文件的收发、存档、打印工作。
b.受理用户投诉,做好投诉记录,并及时报告主管。
c.负责处理公共设施和用户室内报修工作,及时将工程维修内容输入电脑,并通知维修中心跟进。
d.每日检查工程维修单的完成情况,监督客户助理的工程验收工作。
e.负责服务中心各类钥匙的保管工作。
f.定期校对小区用户的联系资料。
g.为用户提供有关小区管理的咨询服务。
h.负责办理所有《放行条》的有关手续。
2.3.3客户助理27人,
a.负责大楼的巡查工作。
b.检查、监督管辖区域内清洁公司清洁工作。
c.检查监督管辖区域各设备、设施运行情况。
d.检查监督用户室内装修,处理违规装修。
e.负责同用户的沟通工作,接待用户投诉,受理用户的服务要求,为用户提供有关管理的咨询服务。
f.负责物品出入的管理工作,按《物品放行规定》管理用户物品放行。
g.协助主管处理突发事件和保安部的治安消防工作。
h.负责各项开源节流措施的落实工作。
2.4工程部:21人
2.4.1工程主管1人,
a.负责组织开展小区工程设备的维修、养护、运行、管理。
b.负责制定工程管理制度和设备操作程序。
c.负责洽谈、评诂、监督工程外判项目,组织对外判工程的质量验收。
d.负责审核用户的室内装修。
e.制定备仓计划,协助采购专业性较强的工具或零件
f.负责各类图纸和资料的收集、分类。
2.4.2维修领班2人,
a.安排执行所辖设备的定期保养规定及参与执行有关的技改项目。
b.负责跟进工程单的作业情况。
c.做好技术档案、维修保养记录和交接班记录等原始记录。
d.负责监督、跟进相关外判工程的进展情况。
e.及时反馈常用物料、维修零件、工具等材料的品质情况.
2.4.3维修技工18人,
a.具体执行工程设备设施的运行、保养、维修。
b.按照工作指令和有关规程进行下列工作:
(1)对设备实行常规保养和维修。
(2)监管设备的运行。
(3)为用户提供维修、安装服务。
(4)填写好各种原始记录。
2.5保安部:43人
2.5.1保安主管1人,
a.负责小区的安全、消防工作。
b.负责制定小区治安消防工作计划,组织实施各项安全防范措施。
c.组织处理在小区内发生的重大治安案件和事故。
d.组织消防检查、训练、演习,处理重大消防事故。
2.5.2保安领班4人
a.负责安排本班各项具体工作。
b.监督本班员工执行上级各项工作指令及公司规章制度。
c.检查本班各岗工作情况,及时纠正工作偏差。
d.做好保安器材的交接和保管工作。
e.处理一般治安消防事故,及时将重大消防问题报告保安主管。
f.负责记录本部各班每日工作情况,并及时向主管汇报。
2.5.3停车场收费岗6人,
a.负责收费室电视屏幕的监视工作。
b.负责按照电脑收费程序对停放车辆收费。
c.协助带车岗保安员维护车场的治安消防秩序。
d.做好当值期间的各项情况记录。
2.5.4安全监控中心8人,
a.负责监控中心电视屏幕及消防监测设备的监视工作。
b.发现异常情况和可疑人员及时报告,并通知巡逻保安员到现场查看。
c.负责监控录像带的管理工作。
d.发现火警立即报告并按报警程序处理。
2.5.51/f外围岗6人×3=18人
,
a.负责维持广场行人秩序,保证各出入口畅通。
b.负责禁止机动车在广场范围内行驶或停泊。
c.负责控制衣冠不整或携带危险品者进入小区。
d.协助指引货物出入搬运。
e.协助指引车辆进入停车场。
2.5.6停车场带车岗保安员6人
a.负责指挥引导进出车辆,安排进入的车辆停放在指定车位。
b.负责巡查车辆及车场设施情况,做好车况记录,对有损伤车辆请司机签名确认。
c.负责检查车场消防器材,保持消防通道的畅通。
d.负责车场的安全管理,维持车场秩序,严禁闲杂人员进场。
2.6会所:17人
2.6.1会所主管(1)人,
2.6.2商务会计(5)人,
2.6.3休闲会所(5)人,
2.6.4泳池(6)人,
