第1篇 档案管理员兼工程技术部内勤职位说明
房地产档案管理员(兼工程技术部内勤)职位说明
直接上司:工程技术部经理。
工作职权、责任与范围说明书
对部门经理负责,与行政人事部档案管理人员协调,负责本部门的档案管理工作与内勤工作;
负责收集、整理、分类、保管全部的工程技术资料、记录、文件、批文、图纸、证件、计划书、预算书、设计变更单等工程技术档案;
负责部门的总务、打字、复印等内勤工作;
对工程技术档案保管的安全完整性负责;对本部门内勤工作的及时合理性负责;
完成部门经理交办的其他工作。
工作标准
全面、规范、准确、专业化;安全、迅速。
岗位、职位综合素质、技能要求
熟悉工程技术图纸、资料分类、保管及有关的施工手续流程;具有二年以上档案管理工作经验;熟悉计算机及其他现代办公设备的使用;档案管理、文秘、管理、建筑等相关专业大专以上学历,初级以上职称,年龄在35周岁以下。
第2篇 车辆技术管理档案
1、目的
为规范车辆维护与检测，保持运输车辆技术状况的良好，保障车辆运输安全，防止事故发生，结合公司实际情况，制定此制度。
2、适用范围
适用于车辆的维护、保养和检测。
3、责任
3.1 司机负责车辆的维护、保养和检测的实施工作。
3.2 运行部和安技部负责监督检查。
4、内容与要求
4.1 运输车辆实行择优选配、正确使用、定期检测、强制维护、视情修理、适时更新和报废的全过程综合性管理。
4.2 车辆技术档案管理
4.2.1 车辆技术档案主要内容：车辆基本情况（车辆行驶证、合格证、车辆购置税证、罐体合格证等证件的复印件）、主要部件更换情况、修理和二级维护记录、技术等级评定记录、车辆变更记录、行驶里程记录、交通事故记录等。
4.2.2 车辆驾驶员要在每月25日前将车辆的月行程里程、保养维修、肇事情况上报公司。
4.2.3 车辆重要部件或证件如有改动，应将改动情况报公司登记备案。
4.2.4 技术档案应认真填写，记载及时、完整和准确，不得任意更改。
4.3 车辆维护
4.3.1 车辆维护执行“定期检测、预防为主、强制维护”的原则，目的是为了及时发现和消除故障隐患。
4.3.2 车辆的维护分为日常维护、一级维护、二级维护三个类别。日常维护由驾驶员负责执行，一二级维护由专业维修工负责执行。
4.3.3 日常维护：作业中心内容是清洁、补给和安全检视。
4.3.3.1 驾驶员应坚持出车前、行车中和收车后检视车辆的安全机构及部件连接紧固情况，发现问题和故障应采取措施及时予以排除，做好检查登记记录。
4.3.3.2 运行部对车辆日常维护实施情况进行检查。
4.3.4 一级维护：主要内容除日常维护工作外，以清洁、润换、紧固为主。坚持“三检”，即坚持出车前、行车中和收车后检视车辆的安全机构及各部件连接紧固情况；保持“四清”，即保持润滑油、空气、燃油滤清器和蓄电池的清洁；防止“四漏”，即防止漏水、漏油、漏气和漏电。
4.3.5 二级维护：作业中心除一级维护作业外，以检查、调整为主，并拆检轮胎，进行轮胎换位。
4.3.5.1 货物运输车辆定期到具有二类以上维修资质的企业、汽车综合性能检测站进行二级维护，每季度进行一次。
4.3.5.2 擅自到非指定的维修企业和汽车综合性能检测站进行二级维护和检测的将不予办理二级维护备案卡的登记、签章。
4.3.5.3 季节性维护结合二级维护进行。
4.3.6 驾驶员应掌握车辆的运行情况，根据车辆行驶里程和时间适时提出一、二级维护申报。同意后，到指定维修单位进行维护保养。
4.4 车辆维修
4.4.1 车辆维修执行“视情修理”的原则，其目的是及时排除故障，恢复车辆技术性能。
4.5 车辆检测
4.5.1 按规定参加交警、运管部门组织的检测、年检、年审。
4.5.2 每年定期进行货运车辆检测，车辆检测结合车辆定期审验的频率一并进行。
4.5.3 车辆检测诊断的主要内容主要包括：汽车的安全性（制动、侧滑、转向、灯光等）、可靠性（异响、磨损、变形、裂纹等）动力性（车速、加速能力、底盘输出功率、发动机功率、扭矩和供给系状况等）、经济型（燃油消耗）及噪声和废气排放等。
4.5.4 车辆在检测中发现的故障应及时修理，并对故障原因进行分析，引发的事故属维修质量或车辆驾驶人责任的按有关规定处理。
第3篇 建筑公司档案分类管理说明
建筑工程公司档案分类管理说明
1文件档案的管理:
1.1 文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函,文字记录和业内资料等内容。
1.2 公司各部门负责本部门归档文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交档案室集中管理。
1.3 归档的文件材料必须完整、准确、系统,文件书写和载体材料必须耐保存,文件材料整理符合规范。
1.4 档案资料如因特殊情况,需修改,复印,摘抄,涂改等,属绝密或机密文件的必须由总经理审批,属秘密文件的必须由公司主管领导审批,各部门保密文件由各部门部长审批。
1.5 归档的文件档案以打印方式或手写方式形成,手写方式必须使用钢笔或碳素笔。
1.6 文件档案纸张的规格以a4纸为标准,特殊类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。
2电子文档的管理:
2.1 收集、积累要求:
■记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,如果保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
■保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互保证准确、可靠的标识关系。
■在'无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上,并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。
■用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。
■用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩方法,则应将相关软件一并收集。
■用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时必须保证其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。
■用视频设备获得的动态图象文件,收集时必须保证收集其压缩
方法和软件;用音频设备获得的文件,收集时必须保证收集其属性标识和相关软件。
■由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时必须保证参数准确、数据完整。
■通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。
■计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
2.2 收集、积累方法:
■及时按照要求制作电子文件备份。
■每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
■电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
■电子文件登记表如果制成电子表格,应与备份文件一同保存,并附有纸张打印件。
2.3 归档要求:
■把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查阅使用。必要时,复制第三套,异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。
■本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
■存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签,标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。
■将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
■需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上,如果是自行开发的应用软件,也应将软件及相关数据存在同一载体上。
■原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后,保留时间至少一年。
3声像档案的管理:
3.1 声像资料的收集整理,原则上要保存声像资料原件(底片),重要资料要附文字说明。
3.2 文字说明的编写要求:
■基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
■应能准确解释档案材料的内容,概括其反映的全部信息,标注项目正确齐全。
■照片的自然张应由档案管理员按拍摄时间顺序编写文字说明。
3.3 声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。
3.4 底片册、录音、录像带、软盘,应放在专用架内,严禁挤压堆放,并避开磁场源。对存放的照片要定期检查。
3.5 原版声像档案一般不得借出档案室,如有特殊需要,需由部门领导批准,方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借使用。
第4篇 物业档案文件管理培训内容
物业档案文件管理培训
1、发文格式中,函、通告、通知、报告、请示等文件如何使用
(1)函:与不相隶属机关或本系统单位之间互相商洽和联系工作,询问和答复问题等用'函'。
(2)通告:在工作中可能出现或已经出现了问题,或者是有些工作或其他事项需要外界配合等用'通告'。
(3)通知:是'发现行政法规和规章,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文批转所属单位,要求属下单位输或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'会议通知'、'任免通知'。
(4)报告:向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的询问等用'报告'。
(5)请示:请求上级机关对某项重要工作作出指示,答复和批准事项时用'请示'。
2、如何收集物业管理的重要文件、法规及信息
(1)可从上级公司传阅的文件、资料中收集;
(2)从政府相关部门下发的文件资料中整理收集;
(3)从物业管理协会会刊中收集;
(4)征订有关物业管理的专业信息、刊物及法规汇编等资料;
(5)经常了解物业管理专业书籍的出版情况;
(6)保持与物业管理各政府业务主管部门的联系,从中获得物业管理的有关文件法规;
(7)可从报刊、杂志等资料中收集。
3、档案材料的收集和清理的具体要求是什么
(1)严格档案材料的收、发制度和借阅制度;
(2)及时做好催还、清退工作,档案材料不得个人保管;
(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中时间整理前一年的档案材料;
(4)档案工作应统一领导,分级管理。公司办公室负责公司的主体档案,对各职能部门的档案管理工作进行指导和检查,各职能部门分层管理本部门的档案工作;
(5)档案材料的收集和清理要便于公司及各部门的利用;
(6)必须按档案分类项目进行档案的整理和归档;
a、档案材料的分类方法主要有:部门分类法、问题分类法、材料性质分类法、人物分类法和时间分类法。各部门应根据自己的工作性质和涉及范围确定分类方法。
b、档案分类项目一旦确定,要执行到底,不因易人而变更。
c、正式归档材料一般指已经处理完毕的材料。对归类界限不明确的材料,可根据材料与类目的密切程度进行归类。
(7)档案材料的卷宗的处理:
a、对无主题的材料应拟定确切的标题;
b、所有归档材料均须编号,并按序号进行先后排列;
c、填写材料目录表,其主要内容有:顺序号、发文部门、标题、文号和日期;
(8)确定档案材料的保管年限。一般档案分为永久保管、长期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。
(9)档案材料的保管。档案材料应集中指定地点保存,并按类上架进柜,注意防盗、防火、防潮、防虫、防泄密等事件的发生,要经常对档案材料进行检查。
4、物业管理应保存的基本材料有哪些
物业管理公司应保存的基本材料有:会议记录;上下行文;政府文件;工作计划、总结、报告;规章制度;调查分析;重大事件和投诉;工作检查、评比记录;物业管理委托合同;物业管理各项分承包合同、协议;公司人事材料;治安事件记录、处理材料;各工程竣工图纸、验收合格证明材料;技术图纸、工程档案;客户/业主档案;固定资产清单;财务凭证、帐册、报表;财产和物资单据;各类经营证明、证件等。
第5篇 s物业档案管理培训
物业档案是物业形成、变迁和管理工作中的历史记录。因此物业档案管理是物业管理工作的重要组成部分。
物业档案是指关于某物业所有的包括过去和现在的一切活动中所形成的,具有参考价值,应当归档保存的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
1、物业档案的内容:
物业档案的内容主要由物业设计施工图、物业产权档案和物业卡片三部分组成(简称图、档、卡)。此外,根据物业管理的工作需要所编制的各种帐册和表格也属于物业档案资料的内容。
物业设计施工图是一种反映物业现状的图纸,在物业大修或改建时,它们反映了物业的功能和结构等的变化情况,使之成为与物业的现状相吻合的专业图纸;是物业使用、保养、维修的重要依据。
物业管理公司可以通过图纸了解物业的分布,占有、结构、面积、层数、建成年份以及各户房屋与土地的权属范围和面积,了解物业使用、维修、改建后在结构与功能上的变化情况,为正确使用和维护物业提供了重要依据。
2、物业档案的特点:
专业性、动态性、真实性、价值性、法律性。
3、物业管理档案的要求:
物业档案管理工作是一项动态性较强的管理工作,当物业的产权发生移动或房屋现状因大修、改建等原因发生变化时,各种物业资料应及时进行变更异动,才能保证物业资料的准确、完整、真实、真正反映物业的状况。为此,物业档案管理要求做到规范化、科学化、经常化。具体的要求是:
(1)收集资料要全面;
(2)整理资料要规范;
(3)保管资料要科学;
(4)变更资料要及时;
(5)使用资料要得当;
(6)统计资料要准确。
4、物业档案的收集
收集的实质就是集中,收集工作是物业档案管理工作的起点,是一个重要环节。物业档案收集的要求是:
(1)纳入计划、明确责任;
(2)内容要齐全、完整、准确、翔实;
(3)形式要标准规范;
(4)载体要丰富。
5、物业档案的整理
(1)物业档案的整理要求:
整理工作就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目,使之系统化。
要求做到:分类科学,组卷合理,排列有序,保管期限准确,装订整齐、牢固,案卷封面、脊背、卷内目录和备考表(异动记录)填制准确、字迹工整、图样清晰,载体和装具质地优良,便于保管和利用。
(2)设备档案管理
设备的标识、建帐和资料的管理
①设备的标识:
所有设备实现单机悬挂《设备卡》,标识该机的编号、技术资料、责任人、运行状况等。
②设备的建帐:
建立《机电设备台帐》,台帐内容包括:设备名称、统一编号、型号、生产厂家、技术资料、保养人等。
③设备资料的归档:
每台设备资料依次编入:每台设备所涉及的设备检查保养计划表、设备检查保养表、机电设备维修保养记录表及说明书、合格证等。
第6篇 建设股份公司会计档案管理
某建设股份有限公司会计档案管理
第一条为了加强会计档案管理工作,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密,制定本制度。
第二条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:
(一)会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。
(二)会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。
(三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
(四)其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
第三条对于每年形成的会计档案,财务部应按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应由财务部编制移交清册,移交公司档案机构统一保管;若未设立档案机构,应由财务部内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同财务部和经办人员共同拆封整理,以分清责任。
第四条公司保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经总经理批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续,查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
第五条会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。公司各类会计档案的保管应当按照本制度附表所列期限执行。
第六条保管期满的会计档案,除本制度第七条规定的情形外,可以按照以下程序销毁:
(一)由本公司档案机构会同财务部提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
(二)总经理在会计档案销毁清册上签署意见。
(三)销毁会计档案时,应当由档案机构和财务部共同派员监销。
(四)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告总经理。
第七条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第八条本公司若采用电子计算机进行会计核算,应当保存打印出的纸质会计档案。
第九条部门之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交接手续。
移交会计档案的部门,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。
交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的部门负责人负责监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
第十条本制度是公司《会计制度》的重要部分,由公司财务总监制定,解释权、修改权归公司财务总监。
第十一条本制度自 2002年1月1日起施行。
附表:
会计档案保管期限表
序号档案名称保管期限备注
一会计凭证类
1原始凭证15年
2记账凭证15年
3汇总凭证15年
二会计账簿类
4总账15年包括日记总账。
5明细账15年
6日记账15年现金和银行存款日记账25年。
7固定资产卡片固定资产清理后保管5年。
8辅助账簿15年
三财务报告类
9月、季度财务报告包括文字分析
10年度财务报告(决算)永久包括文字分析
四其他类
11会计移交清册15年
12会计档案保管清册永久
13会计档案销毁清册永久
14银行余额调节表5年
15银行对账单5年
第7篇 工程信息管理与施工技术档案管理
1 互信息管理
项目设专人负责计划、统计报表的编制与传递工作，由技术室内业工程师负责，根据工程实际及业主、监理和上级主管部门的要求，按时编制和上报。
成立专门的信息反馈组织，该小组承担本工程的测量任务信息传递工作，及时准确地向业主、监理和设计提供施工进度报表、施工情况结果，使业主、监理和设计能准确、及时地了解施工情况，及时协助施工单位解决施工中出现的问题，确保工程安全、快速、优质地完成。
2 施工技术档案管理
2．1技术档案管理目标
（l）认真做好本工程施工的技术档案工作，维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌。
（2）在工程施工阶段，认真搞好竣工资料积累工作和档案资料管理工作，以达到资料的真实性、准确性和完整性。
2．2技术档案管理要求
（1）认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案实施法》，做好技术档案管理工作。
（2）建立以项目经理为第一贡任人、项目总工程师为负责人的技术档案管理领导小组，选调具有档案管理经验的、经过专门培训i的人员，进行技术档案管理工作。
（3）归档的文件、材料要求字迹清楚，图面整洁，不得使用褪色的书定 材料书写、绘制。
（4）按照国家档案局有关规定做好资料的整理、装订等工作。
（5）确保工程施工中文件资料准确无误，并及时做好竣工图。凡归档的材料，都应做到完整准确、组眷合理、整洁美观，有利于长期保存。
2．3技术档案管理的主要内容
（l）业主及监理工程师提供的有关工程图纸、设计通知、会议纪要、技术联系单及有关文件等一切有关材料。
（2）施工单位的施工组织措施、施工技术设计、技术联系单、合同文本及各种有关的报表等。
（3）施工材料的质保书、工程验收单、测量定位记录等资料。
（4）工程竣工资料所需的竣工图纸及工程概况、施工记录、检测记录、验收记录、设计变更、重要文件、工程照片、录像等资料。
2．4技术档案管理人员的主要职责
（l）认真执行国家有关档案管理工作的规定和保密制度，确保档案资料的开全，并努力使之清晰、整齐、清楚、不受污染。
（2）负责现有关技术档案的接收、登记整理、汇编、归档等日常工作，科学地管理档案。
（3）负责档案材料的分发、借阅、催还、整理、统计等日常工作。
（4）努力学习党和国家的方针政策，提高自己的思想觉悟，努力学习业务，不断提高业务水平。
第8篇 项目部文件、技术档案管理
文件及技术档案管理工作,是工程施工的延续,但常常因项目经理部的解散、人员调动等原因而滞后,为了使本项目在该方面的管理工作上一个新台阶,同时为以后的工作提供依据,体现'重生产同样重技术档案管理'的方针,实现生产和内业双丰收,特制定文件、技术档案管理制度。
(1)文件及技术档案管理的任务、意义
①文件及技术档案管理的任务是
按照一定的原则和要求,系统地收集记述工程建设全过程中具有保存价值的用于指导施工的技术文件材料,并按归档制度加以分类整理,以便完工验收后,完整地移交给有关技术档案管理部门。
②文件及技术档案管理的意义是
可以保证技术文件的完整性、正确性和及时性,组织有序的交流,及时满足施工生产的需要,出了问题,有据可查,从而起到稳定正常生产的作用。
(2)文件及技术档案管理制度
①文件管理制度
施工过程中发生的往来文件,项目经理部应设专职人员,按照is09001:2000 的要求进行专门管理,并形成硬性规定,并由此建立文件管理制度。
②技术档案管理制度
施工过程中产生的技术资料,项目经理部应设专职人员,按照is09001:2000 的要求进行专门管理,并形成制度贯彻落实。
(3)文件及技术档案管理的方法
①文件管理方法
a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。
b、整理及编目:是在文件全面收集基础上,对来文或发文进行科学地分类和有秩序地排列。分类应根据文件的行文类别区分。
同时按文件的收发时间编制目录,该受控的要建立受控文件清单并加盖受控章。
②技术档案管理办法
a、收集:由项目经理部工程管理部统一管理。
b、整理及编目:是在技术档案材料全面收集基础上,对技术档案材料进行科学地分类和有秩序地排列。分类按技术档案本身的自然形成规律进行。工程技术档案分类,原则上按工程项目划分,使同一项工程的技术档案都集中在一起,以便能够反映该项目工程的全貌。而每一类别下,又可按专业分为若干类。编目方针为能够揭示技术档案的内容和他们之间联系,便于检查。
(4)交工验收及资料整理
①建立技术资料复核制,来源于施工过程中的资料,必须现场填写且有人复核,决不允许一人一填到底,更不容许事后补填,且资料能够反映工程实际。
②交工验收资料的整理,要从工程施工一开始就着手抓,先化整为零,再化零为整。同时做到资料、图纸和计量支付三者的统一。
③加强交工验收及资料整理的管理工作,彻底根治此方面滞后的弊病。
(5)竣工资料整理、竣工图绘制
①在交工资料的基础上,进一步完善成竣工资料,摒弃持久战。
②每一分项工程完成后,要随即把施工中变更的部分用铅笔描绘在原施工图纸上,并注明变更的依据及日期等。
③把竣工资料的整理及竣工图绘制与项目经理的业绩挂钩,作为奖罚的依据之一。
第9篇 房地产工程技术档案管理
房地产公司工程技术档案管理
第一节目的
为了规范工程文件资料管理,明确工程中有关文件资料的范围、接收、分发、回收、存档的具体工作程序,划分各部门的职责,确保各有关方均能及时获得,顺利进行工作,以利工程建设和竣工移交,特制定本资料管理制度。
第二节适用范围
本管理制度适用于房地产开发项目的全过程(前期、中期、后期)。
第三节职责
1、负责本部门文件资料和工程图纸资料的归档管理。
2、负责工程施工组织设计、施工方案、环境控制措施等文件的初审、督促实施,以及相关文件的归档管理。
3、负责项目建设中工程文件资料的收集、积累和完整、准确地掌握工程施工的情况,以及竣工资料的收集、整理。
4、管理好领用的工程文件,回收、整理、移交文件。
5、负责施工单位、监理公司、质检单位等的相关工程文件,进行回复、收集、归档。
6、负责本公司总工办、施工单位等相关部门文件资料的收集、传递、回复、归档。
第四节管理内容及要求
一、文件资料的接收、分发
1、对施工方、监理方、总工办等相关单位或部门发送至我部门的文件资料进行整理、分类、归档。
2、将整理完毕的图纸资料,经有关主管领导批准后按规定的份数分发至相关单位,并做好发放记录。
二、标识、版本更新、设计变更
1、设计及材料、设备文件均应在每张图上做明显状态标识,以确认是否为有效版本。
2、名称相同的改版文件,如是整卷册(整袋)改版的则在图纸袋上加注版次,如是对前版文件某一张(某几张、某一部分)进行改版的,要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张(哪几张,哪一部分)作废更换。
3、对于发送至工程部的设计变更通知单,工程部将对设计变更通知单分类、编号、登记。原件归档,同时按照有关要求发放给有关单位,并做好收发记录。
三、图纸资料的补遗和索赔
1、图纸资料 如遇交付清单不符或短缺,难以辩认等问题时,工程部应立即通知总工办,由总工办函告设计方限期补齐和更换。
2、如图纸资料末按合同日期提供,工程部应及时上报公司相关部门,督促落实。
四、图纸不符的处理
1、收到图纸资料,如果认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因,及时将图纸资料送还总工办。
2、如问题涉及甲供材料、设备制造厂商。工程部及时督促总工办物资采购人员协调解决并负责与材料、设备厂商联系处理。
五、对单位、分部(分项)工程的有关要求
1、工程部所有文件按单位工程或分部(分项)工程分类,并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。单位分部(分项)工程竣工验收、分部试运前应组编完毕,并作为竣工、试运必要条件,不符合要求者不予验收。
2、文件应齐全、规范、完整、符合要求,归档文件资料要字迹清晰,图面整洁。编制文件资料应使用微机打印或黑墨水或蓝黑墨水书写。
3、在竣工后移交给有关单位和部门。有关人员对竣工资料的编制、整理、审核、交接、验收等鉴定合格,档案管理人员逐项检查,全部合格后接收资料,由工程部保管,归档文件应为原件。
六、施工、调试文件的审查。
1、当施工方、调试方的施工专业文件资料、资质文件资料及工程合约等准备就绪时,应由施工方、调试方单位负责人或法人代表审核、盖章(签字)确定,资料文件上报交监理方审核、确定后交工程部审核备案。
七、工程文件资料的借阅、复印
1、工程文件资料需要借阅时,应由借阅人填写《工程文件资料借阅申请单》,经借阅人所属部门或单位负责人核准,签字确认,工程文件资料借阅'即借即还'不得将文件资料带至文件资料借阅指定区域之外。
2、工程文件资料原则上不允许复印,因工程需要必须复印时,由当事人填写《工程文件资料复印申请单》经借阅人所属部门或单位负责人核准,签字确认,方可复印。复印件按照受控文件控制要求执行。
八、工程技术档案资料编制要求
1、工程技术资料主要划分为五类:
①工程质量保证资料;
②工程分部分项(观感质量评定)评定资料;
③工程技术资料;
④施工管理资料;
⑤竣工资料(竣工图)。
2、工程技术资料的编制,应随施工进度反映工程质量。新工艺的实施,新结构的试验,地基检测,现场安全,文明施工,工程相关的照片,音像资料,能够反映工程的实施情况。资料应按有关规定装订,每册资料应有名称、目录、页码 、说明,以便查找核实。凡引用复印资料必须有复印时间,日期,复印人签字,复印单位的公章,并注明原件存放的位置和索引。
3、工程技术资料的编制流程:工程技术资料应采用国家统一的格式、表格。
对于工程质量保证资料、工程分部分项评定资料、工程技术资料,应先由施工单位按照相关规定编制、填写,然后报监理公司审核。监理公司根据现场实际情况,对相关资料进行复核、确认,再由监理公司向建设单位工程部申报。建设单位对监理公司上报的工程技术资料进一步审核,根据资料的类型交相关负责人,包括总工办(材料部、造价部)各专业工程师的核实、给予签认,并留档备查,同时复回监理公司。对建设单位不须确认的工程资料,工程部存档即可返回。
对于施工管理资料,工程竣工资料,施工单位应向监理公司申报,经监理公司审查后会同监理公司的资料统一上报建设单位,建设单位统一审查、归档、移交社会档案管理中心。
4、工程技术资料应随施工进度同步收集、整理、整编,应做到齐全、准确、真实、可信,不得弄虚作假,对确认归档的资料,不得涂改、删除、更换,工程资料由工程部专人负责。
九、工程部档案资料入档序目
1、工程招投标资料
a、招标文件 ;b、招标答疑;c、标外文件;d、商务标;e、技术标;
f、中标通知书
2、工程竣工资料由施工单位按当地档案部门规定顺序整理。如:前期资料及设计变更图纸会审记录(原件)、各种检验实验资料、分部分项自检资料、竣工验收资料、竣工验收备案表(原件)等。
3、竣工图(有竣工图章内容齐全)
4、竣工工程结算书(造价咨询单位审查三家盖章)
入档的文件资料要按照有序、成卷、分类存放,便于查询、有条件利用的原则进行保管。
十、工程部档案资料的销毁
工程部接收施工单位报来的竣工工程档案资料,在本部存放时间为3年(从工程竣工备案之日起),期满后由工程部综合业务主办人员办理相关手续,负责移交给综合办档案室。
工程部移交给综合办公室的档案,按照档案管理规定管理期限为50年,需要销毁时要办理销毁手续,逐级审批,监督销毁。
第10篇 档案管理:职位说明书
岗位描述:
1、负责档案资料保密工作,并严格职守资料档案的保密制度;
2、负责档案入库,对档案进行分类登记,档案的分类应做到科学合理,便于查找;
3、办理档案借阅登记手续,检查到期归还的资料是否完整无缺,发现问题及时报告和处理;
4、按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁。
任职资格:
1、图书情报、行政管理或相关专业大专以上学历;
2、一年以上相关工作经验;
3、熟悉档案管理办法,掌握计算机档案管理信息系统;
4、严谨、有责任心,有团队合作精神,工作认真负责,细致认真,保密性强;
5、熟练使用办公软件。
第11篇 汽修企业车辆维修档案管理
汽车维修企业车辆维修档案管理
1、档案存放要有序,查找方便,并应做好六防工作,即防盗、放火、防潮、防鼠、防尘、防晒,保持档案存放处清洁卫生。
2、不准损毁、涂改、伪造、出卖档案,档案资料如有损坏应及时修补。
3、根据档案的内容、性质和时间等待征,对档案进行分类整理、存放、归档,并按内容和性质确定其保存期限,电子档案要及时备份。
4、各班组负责人要对本部门使用的档案资料的完整性、有效性负责,在现场不得存有或使用失效的文件、资料。
5、各班组每年对档案进行一次核对清理,并将所保存的档案整理后交办公室统一归档。已经到保管期限的文件资料,由办公室按规定处理。
6、维修车辆实行一车一档制,二级维护及以上作业的车辆档案内容包括维修合同、检验记录、维修人员和质量检验人员名单,竣工出厂合格证副页、结算凭证。
7、档案的借阅必须办理规定手续,借阅者对档案的完整、清洁负责,未经许可不得擅自转借、复印。
第12篇 电器企业员工档案管理
电器公司员工档案管理
1 员工档案分为试用期员工档案、员工档案、促销员员工档案三类。
2 公司为上述人员设立档案。
3 员工被辞退或调离,公司将为员工保存档案一年。
4 除有关领导因工作需要须借阅员工档案外,未经人力资源部许可,其他人不得私自翻阅员工档案。
