s物业档案管理培训（九篇）

第1篇 s物业档案管理培训

物业档案是物业形成、变迁和管理工作中的历史记录。因此物业档案管理是物业管理工作的重要组成部分。

物业档案是指关于某物业所有的包括过去和现在的一切活动中所形成的,具有参考价值,应当归档保存的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

1、物业档案的内容:

物业档案的内容主要由物业设计施工图、物业产权档案和物业卡片三部分组成(简称图、档、卡)。此外,根据物业管理的工作需要所编制的各种帐册和表格也属于物业档案资料的内容。

物业设计施工图是一种反映物业现状的图纸,在物业大修或改建时,它们反映了物业的功能和结构等的变化情况,使之成为与物业的现状相吻合的专业图纸;是物业使用、保养、维修的重要依据。

物业管理公司可以通过图纸了解物业的分布,占有、结构、面积、层数、建成年份以及各户房屋与土地的权属范围和面积,了解物业使用、维修、改建后在结构与功能上的变化情况,为正确使用和维护物业提供了重要依据。

2、物业档案的特点:

专业性、动态性、真实性、价值性、法律性。

3、物业管理档案的要求:

物业档案管理工作是一项动态性较强的管理工作,当物业的产权发生移动或房屋现状因大修、改建等原因发生变化时,各种物业资料应及时进行变更异动,才能保证物业资料的准确、完整、真实、真正反映物业的状况。为此,物业档案管理要求做到规范化、科学化、经常化。具体的要求是:

(1)收集资料要全面;

(2)整理资料要规范;

(3)保管资料要科学;

(4)变更资料要及时;

(5)使用资料要得当;

(6)统计资料要准确。

4、物业档案的收集

收集的实质就是集中,收集工作是物业档案管理工作的起点,是一个重要环节。物业档案收集的要求是:

(1)纳入计划、明确责任;

(2)内容要齐全、完整、准确、翔实;

(3)形式要标准规范;

(4)载体要丰富。

5、物业档案的整理

(1)物业档案的整理要求:

整理工作就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目,使之系统化。

要求做到:分类科学,组卷合理,排列有序,保管期限准确,装订整齐、牢固,案卷封面、脊背、卷内目录和备考表(异动记录)填制准确、字迹工整、图样清晰,载体和装具质地优良,便于保管和利用。

(2)设备档案管理

设备的标识、建帐和资料的管理

①设备的标识:

所有设备实现单机悬挂《设备卡》,标识该机的编号、技术资料、责任人、运行状况等。

②设备的建帐:

建立《机电设备台帐》,台帐内容包括:设备名称、统一编号、型号、生产厂家、技术资料、保养人等。

③设备资料的归档:

每台设备资料依次编入:每台设备所涉及的设备检查保养计划表、设备检查保养表、机电设备维修保养记录表及说明书、合格证等。

第2篇 某某商业物业档案建立与管理

某商业物业档案建立与管理

科学的、规范化的档案管理能有效地为m*y商业物业公共设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。我们拟采取系统化、科学化、电脑化的手段,配备专职档案管理人员,抓住档案资料的收集、整理、归档、利用四个环节,对现有档案资料进行严格、科学、集中的管理。

1、档案资料的分类简索

1)开发建设单位移交档案资料

产权资料

a、项目批准文件

b、用地批准文件

c、投资许可证

d、规划许可证

e、开工许可证

f、拆迁安置资料

技术资料

a、物业规划图

b、建筑施工图

c、竣工图

a)总平面图

b)单体建筑、结构、设备竣工图

c)消防、附属工程及地下管网竣工图

d、地质勘测报告

e、工程合同

f、开、竣工报告

g、工程预决算

h、图纸会审记录

i、工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)

j、隐蔽工程验收签证

k、沉降观察验收签证

l、竣工验收证明书

m、钢材、水泥等主要材料的质量保证书

n、新材料、构配件的鉴定合格证书

o、水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书

p、砂浆、混凝土试块试压报告

q、供水的试压报告

r、绿化工程竣工图纸及相关资料

s、消防系统验收证明

t、房地产权属关系的有关资料

u、公共设施检查验收证明

v、机电设备使用说明书

w、用水、用电、用气指标批文

*、水、电、气表、校验报告

y、智能系统、通讯、电视等交验证明及相关资料

物业资料

a、大厦基本资料

b、分区资料

2)管理单位自建档案资料

(1)顾客资料

a、入住业主资料

a)入住业主通知书

b)入住业主协议书

c)顾客公约

d)其它

b、人员档案

a)企业情况登记表

b)身份证

(2)日常管理资料

a、环境管理记录

a)日常巡查记录

b)垃圾清运记录

c)消杀记录

d)噪音检测记录

b、保安管理记录

a)日常巡查记录

b)交接班记录

c)值班记录

d)物资搬运放行记录

e)紧急事件处理记录

f)车辆管理记录

g)夜间查岗记录

h)闭路监控系统录相带

b、出租档案

a)入住认定书

b)承租人员资料

d、车辆档案

a)车辆详细资料

b)车位使用协议

c、装修管理档案

a)装修申请表

b)装修工程队安全责任书

c)临时施工人员登记表

d)施工单位营业执照

e)消防审批资料

d、维修服务档案

a)维修委托单

b)维修服务回访记录

e、收费管理档案

a)月收费明细表及汇总表

b)管理费收支公布表

c)管理处与外单位签订的各类合同

d)其它

f、设备管理档案

a)公用设施保养维修记录

b)机电设备保养维修及运行记录

c)设备分承包方维修保养记录

d)智能系统值班记录

e)设备设施巡视检查记录

f)水箱清洗记录

g)二次供水设施卫生合格证

h)水质抽样检查报告

i)设备台帐

g、大厦文化档案

a)各项活动计划及实施记录

b)图片及录像

c)新闻媒介报导剪集

d)大厦文化活动总结

h、顾客意见调查、统计记录

i、顾客访问记录

j、顾客投诉及处理记录

k、员工管理档案

a)员工个人详细资料

b)员工培训考核记录

c)员工业绩考核记录

d)员工内务管理检查记录

l、培训档案

a)培训计划及实施记录

b)培训考核及跟查记录

c)军事训练及消防演习记录

m、行政文件

a)政府部门文件

b)函件

c)物业公司及集团公司文件

d)管理处规章制度、通知、通报等文件

e)管理处荣誉资料

n、其它

2、档案、资料的管理办法

1)档案、资料建立及管理运作流程示意图

2)档案资料收、发管理程序

a、管理处重要资料(如开发商提供的资料)接收必须经过管理处经理或其指定负责人验收,完善交接手续后方能分卷归档。

b、管理处日常管理文件按照本公司制定的文件管理程序进行发放及接收,并分卷归档。

3、档案资料管理要求

1)采用各种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、光盘、录像带、胶卷、照片、图表等,并采用相适应的保管、储存方法。

2)尽可能把其它形式的档案资料转

化为电脑储存,便于查找和利用。

3)电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期清除过期失效文件。

4)原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。

5)档案的鉴定必须由管理处主任或其指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定,其他未经授权人士无权决定。

6)档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,最好按不同业务部门分柜保存。为工作方便可设置部门开架档案。

第3篇 某园区物业档案建立与管理

园区物业档案建立与管理

档案资料管理是物业管理工作中的一个重要组成部分,科学的、规范化的档案管理能有效地为园区的公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。为此,管理处将配备档案管理人员,建章立制,充分利用智能化系统、电脑系统和原始文件资料管理三个手段,建立与完善【**新城国际】档案管理体系,对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理,为业主服务。

(一)档案建立

档案资料的分类:

1、开发商提供的资料

各类图纸;

各类设施设备单位和联系人、保修卡和说明书;

所有房屋验收的合格证明;

所有业主商品房买卖合同的复印件;

业主基本情况表等;

房屋维修记录。

2、管理处自建档案资料

物业资料;

住户资料;

日常管理资料;

车辆管理档案;

装修管理档案;

工程返修档案;

维修服务档案;

收费管理档案;

设备管理档案;

社区文化档案;

业主意见征询、统计记录;

服务质量回访记录;

住户投诉及处理记录;

员工档案管理;

培训档案;

行政文件;

业主管理委员会文件。

(二)档案管理

档案建立和管理流程

收集-整理-分类-分级-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查

档案管理要求

1、多种形式的档案储存方式并利于保管。

2、电脑储存,便于查找和利用。

3、原始文件按照其使用性质及重要性分类并编制相应文件目录。

4、档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录并分柜保存。

5、档案管理人员必须做到档案标识清晰、分类明确,易查找,档案借阅必须办理手续并及时收回,防止文件流失和泄密。

6、档案存放的环境要求达到防火、防潮等,配置有效的灭火器材,遇潮湿天气需放置生石灰等物质,以保证档案资料的完好无损。

第4篇 某管理处物业档案管理流程

管理处物业档案管理流程

1、档案文件的归档范围

1.1业主资料、工程技术资料。

1.2各项管理制度。

1.3公司企划和相关推广资料。

1.4内部文件、资料、总结、会议纪要。

1.5外来文件。

1.6员工档案。

2、档案文件的分类立卷归档

2.1客户资料的立卷归档。

2.1.1客户房屋购/租合同的立卷归档。

2.1.2客户房屋的工程技术资料的立卷归档。

2.1.3客户家庭成员健康资料的立卷归档。

2.1.4所管理区域工程技术资料、图纸,以及相应整改方案的立卷归档。

3、外来文件及公司内部文件的立卷归档

4、管理处制度的立卷归档

4.1文件起草。

4.2签发打印。

4.3发放执行。

5、操作层员工档案的立卷归档

5.1招聘表、简历、相关证件的复印件。

5.2员工月度年度考评表。

5.3员工培训、晋升等相关资料。

5.4档案文件的立卷归档由各部门将文件资料编制成册,并存档。

5.5公司、管理处内部文件、制度、资料的立卷归档在每月30日前完成,年终统一归入相对应的档案资料中。

6、档案的管理

6.1管理处档案由专人管理。

6.2档案管理的工作任务是:

6.2.1便于查阅。

6.2.2保证档案的安全。

6.2.3防止档案的损坏。

6.2.4采取修复技术,延长档案寿命。

7、档案文件的借阅

7.1借阅程序。

7.2填写档案借阅登记表。

7.3部门负责人签字同意后借出。

7.4借阅档案文件需注明归还时间,逾期未归还的将对其借阅人实施处罚。

7.5借阅的档案要认真保管,不得损坏,不经允许,不得涂改。

7.6不经允许,不得对借阅的档案进行复印、摘抄。

7.7档案管理人员负责档案追收工作。

8、相关记录

qpi-**-c-f037《档案借阅登记表》

9、物业档案管理流程图:(略)

第5篇 后勤物业档案管理作业指导书

后勤物业中心物业档案管理作业指导书

1.0 目的

保证物业档案管理的科学化和规范化。

2.0 适用范围

适用于物业管理中心各类档案的立卷及归档管理。

3.0 职责

客户服务部档案管理岗位人员负责档案管理工作并进行质量控制。

4.0 过程和方法

4.1档案管理的分类

4.1.1家属区档案。的(代号0.1)

4.1.2教学区档案。(代号0.2)

4.1.3学生社区档案。(代号0.3).

4.1.4物管中心档案。(代号0.4)

4.1.5总公司档案。(代号0.5)

4.1.6学校文件资料档案。(代号0.6)

4.1.7物管中心内部档案。(代号0.7)

4.1.8客户服务部档案。(代号0.8

4.1.9外来文件档案。(代号0.9)

4.1.10合同协议。(代号1)

4.1.11各个分档案下设二级科目。

4.2档案的收集

4.2.1国家有关的文件资料。

4.2.2行业有关的文件资料。

4.2.3学校有关的文件资料。

4.2.4总公司有关的文件资料。

4.2.5物管中心有关文件资料。

4.2.6物管中心下属各个部门有关文件资料。

4.2.7客户服务部文件资料。

4.2.8各部门设档案资料信息报送员。

4.2.9客户服务部档案管理人员定期每两月收集归档档案资料。

4.2.10各部门办理完毕的文件是档案收集的主要来源。

4.2.11档案管理人员对资料齐全的档案应及时归档,做到时间准确、类别清楚、存放有序、查找方便。

4.2.12重要的文件资料向学校档案室报送。

4.3 档案的存档

4.3.1存档时,应当按档案的分类编号,将档案放置在相应的位置。做好档案索引,以便于查找。

4.3.2档案目录格式分为档案的卷内目录格式见《卷内目录》及档案案卷目录格式见《 案卷目录》。

4.3.3案卷的厚度一般1.5cm-5cm,装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,对破损或裉色的材料要进行修补和复制;装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边;纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐;字迹难以认清的材料要附上抄件;卷宗标题要标明作者、问题或名称,文字要简练、确切,字迹要端正。

4.4 档案的整理

4.4.1归档文件的整理,按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。

4.4.2档案文件的整理,以件为单位进行。一般以一份文件为一件;各种报表、名册、图册、书刊等,一册(本)为一件;正本与定稿合为一件;来文与复文合为一件;正件与附件合为一件。

4.5 档案的保管

4.5.1档案管理人员了解和掌握档案管理的规律,通过经常性的工作,采取专门的技术措施,最大限度地防止和减少档案的损毁,延长档案的寿命,维护档案的物质安全和政治安全。

4.5.2档案的保管应加强重点,照顾一般;立足长远,保证当前。

4.5.3档案保管的期限

⑴物管中心及各部门工作记录为二年。

⑵物管中心文件资料为八年。

⑶后勤总公司文件资料为十五年。

⑷学校的文件资料和合同协议为长期。

4.6 档案借阅

4.6.1物业档案供客户服务部经理、物管中心主任内部查阅;物管中心下属部门和上级部门因工作原因查阅档案者,应由查阅人填写《查阅档案申请表》,经客户服务部经理、物管中心主任同意,在《查阅档案登记薄》签名后,方可查阅档案,查阅资料不得带出档案室。

4.6.2对需要借出档案的,应填写《借阅档案申请表》,经客户服务部经理、物管中心主任同意,借阅人在《借阅档案登记薄》签名后,方可借阅档案。档案借出前档案管理人员应清点借出档案的页数,并在《借阅档案登记薄》注明档案页数。档案借出后借阅人应在规定的期限内返还,档案管理人员对归还档案应认真清点档案页数,对于页数与借出前不符的,要求借出人写出书面原因,经客户服务部经理、物管中心主任批准后再次归档。档案借出又归还的,档案管理人对借出档案材料的齐全性负责。

4.6.3查阅、借阅档案人员应保持档案单独原始状态,档案不得换页、抽页、插页,不得涂改污损。

4.6.4查阅电子档案可根据上述程序进行查询,查询结果仅供工作使用,对查询结果不得未经许可就提供给其他组织和个人,更不得将查询内容私自打印,或以电子文本形式保存。

4.6.5物业档案不得交给本系统以外的单位或个人查阅、借阅,因上级或司法调查要查阅的按相关规定办理。

4.6.6档案损坏或遗失的处理

档案管理人员借阅档案人员将档案损坏或遗失的应尽快采取补救措施,责任人应写出书面说明材料,客户服务部经理签字确认,报物管中心主任审批,在物管中心通报批评,并备案。对连续二次以上发生损坏或遗失行为应启动纠正措施程序。

4.7 档案的销毁

4.7.1对已失效的档案,由档案管理员登记造册,经客户服务部经理鉴定,报物管中心主任批准后,按规定销毁。

4.7.2经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。

4.7.3销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字

4.8档案移交

档案管理人员因工作原因调离本岗位的,须将所管理档案的数量状况想接管人员清点交接清楚,办好移交手续。

4.9监督检查

客户服务部经理每年至少组织一次物业档案保管、使用情况检查,如发现档案资料丢失、损坏等问题应及时汇报,有条件的应立即采取补救措施,对相关责任人要追究相关责任。

5.0 支持性文件

《中华人民共和国档案法》

《客户服务部工作职责》

《客户服务部信息沟通处理细则》

6.0 记录

《查

阅档案申请表》

《查阅档案登记薄》

《借阅档案申请表》

《借阅档案登记薄》

《档案分类、归档范围、保管期限表》

《卷内文件目录》

《案卷目录》

第6篇 管理处物业档案操作流程10

管理处物业档案操作流程(十)

●收集资料(归档范围):

一、工程技术资料:1、项目取得资料(批文等);2、各类建筑许可证;3、各类图纸;4、开竣工、综合验收等报告、通知、会议纪要;5、物业接管验收记录;6、其他合同、资料。

二、客户资料:

1、前期服务协议;2、交房清单;3、业主(客户)入住验房表; 4、装修资料(包括申请、许可证、检查记录、[改建、增设]申请、人员出入登记、装修违规记录);5、家庭情况登记;6、租户资料。

三、维修资料:

1、任务单;2、报修、约修记录。

四、安全维护管理资料:

1、值勤记录;2、交接班记录;3、物品出入登记;4、外来人员出入登记5、车辆管理资料(包括情况、出入登记)。

五、设施、设备管理资料(包括消防):

1、购销合同;2、安装图纸;3、说明书;4、养护计划;5、运行、维修、养护、巡查记录。

六、绿化管理资料:

1、图纸;2、承包合同;3、养护工作计划;4、检查记录。

七、环境卫生管理资料:

1、工作计划;2、检查记录。

八、社区文化资料:

1、活动计划;2、活动通知;3、活动图片。

九、业主反馈资料:回访记录、投诉记录、维修回访记录。

十、行政文件资料:

1、规章制度;2、总结、通知、通报、决定等相关文件资料。

十一、业主委员会资料:

1、筹备、成立等文件资料;2、会议纪要、决议等。

十二、财务管理资料:

各种收费资料(包括综合服务费、日常维修费、车辆管理费等报表、单)。

●资料整理、归档:

按照市、省、全国住宅辖区物业管理综合考核的规定与物业管理档案归档要求进行整理,然后归档立卷。

●档案借阅:

文档查阅须经档案管理部门负责人批准。

范王码●档案的销毁:

根据文档的保存期限,定期对过期和作废的文档进行清理,防止文档资料堆积和混淆。对已过期的档案,经主管领导核实报公司领导审批后予以销毁,同时建立销毁的文档清单备查。

第7篇 化龙物业档案资料的建立与管理

荔园物业档案资料的建立与管理

档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分,科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及共用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指导和服务。针对碧桂园荔园的物业管理形式,做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作详实记录,计算机系统对原始文件资料进行管理,完善档案管理工作,从物业管理的角度记录每一个住宅单元的生活档案,配备专职档案管理人员,建章立制,对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。

一、碧桂园荔园档案的建立

(一)主要思路

1.碧桂园荔园档案资料分类:依据小区的具体情况,管理特点略有增减、各有侧重。在管理过程中,注重对资料的整理,找到过往管理中存在的缺陷和不足,并进行重新的分类和补充,使其符合对园区细致管理的需求。

2.档案建立抓住初次接管这一契机,从一开始就注重整理住户全面的原始资料,最大限度的明确物业状况和业主的自然状况,作为分户管理的档案基础,以方便接管后日常管理。

3.档案管理实行原始资料与电脑管理资料综合管理。原始资料包括:纸张、文字、卷宗、录像带、胶卷、照片、图表等形式;电脑资料包括:

电脑软、硬盘储存系统;做到各种档案资料并重,互相补充,形成小区管理的无盲点网络。

4.区内各项管理工作必须建立档案资料,依照'采取的管理方式'中制定的规范程序,逐一建档,形成标准化、制度化的档案管理体系。

二、碧桂园荔园档案的管理

物业管理档案的种类繁多,我们拟采用建立档案、资料的分类检索的方式进行管理。

1.发展商提供的资料

1)产权资料

项目批准文件;用地批准文件;建筑执照;拆迁安置资料

2)技术资料

规划图;竣工图(a.总平面图b.单体建筑、结构、设备竣工图c.消防、附属工程及地下管网竣工图d.地质勘测报告e.工程合同开f.竣工报告g.工程预决算h.图纸会审记录i.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)j.隐蔽工程验收签证k.沉降观察记录l.竣工验收证明书m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书n/新材料、构配件的鉴定合格证书o.水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书p.砂浆、混凝土试块试压报告q.供水的试压报告r.绿化工程竣工图纸及相关资料s.其他技术资料)

2.管理处建立的资料

1)物业资料

住宅区基本资料;住宅区分区资料;商业网点资料;娱乐设施资料

2)住户资料

住户入住资料;入住通知书;入住协议书;家庭人员档案;住户情况登记表

3)管理资料

①保洁管理记录:日常巡查记录;绿化消杀记录

②保安管理记录:日常巡查记录;交接班记录;值班记录;物资搬运放行记录;紧急事件处理记录;车辆管理记录;夜间查岗记录

③出租屋档案:承租人员资料

④车辆管理档案:车位使用协议

⑤装修管理档案:装修申请表(附图纸);装修工程队安全责任书;临时施工人员登记表;施工单位营业执照

⑥工程返修档案:住户情况登记表

第8篇 物业档案文件管理培训内容

物业档案文件管理培训

1、发文格式中,函、通告、通知、报告、请示等文件如何使用

(1)函:与不相隶属机关或本系统单位之间互相商洽和联系工作,询问和答复问题等用'函'。

(2)通告:在工作中可能出现或已经出现了问题,或者是有些工作或其他事项需要外界配合等用'通告'。

(3)通知:是'发现行政法规和规章,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文批转所属单位,要求属下单位输或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'会议通知'、'任免通知'。

(4)报告:向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的询问等用'报告'。

(5)请示:请求上级机关对某项重要工作作出指示,答复和批准事项时用'请示'。

2、如何收集物业管理的重要文件、法规及信息

(1)可从上级公司传阅的文件、资料中收集;

(2)从政府相关部门下发的文件资料中整理收集;

(3)从物业管理协会会刊中收集;

(4)征订有关物业管理的专业信息、刊物及法规汇编等资料;

(5)经常了解物业管理专业书籍的出版情况;

(6)保持与物业管理各政府业务主管部门的联系,从中获得物业管理的有关文件法规;

(7)可从报刊、杂志等资料中收集。

3、档案材料的收集和清理的具体要求是什么

(1)严格档案材料的收、发制度和借阅制度;

(2)及时做好催还、清退工作,档案材料不得个人保管;

(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中时间整理前一年的档案材料;

(4)档案工作应统一领导,分级管理。公司办公室负责公司的主体档案,对各职能部门的档案管理工作进行指导和检查,各职能部门分层管理本部门的档案工作;

(5)档案材料的收集和清理要便于公司及各部门的利用;

(6)必须按档案分类项目进行档案的整理和归档;

a、档案材料的分类方法主要有:部门分类法、问题分类法、材料性质分类法、人物分类法和时间分类法。各部门应根据自己的工作性质和涉及范围确定分类方法。

b、档案分类项目一旦确定,要执行到底,不因易人而变更。

c、正式归档材料一般指已经处理完毕的材料。对归类界限不明确的材料,可根据材料与类目的密切程度进行归类。

(7)档案材料的卷宗的处理:

a、对无主题的材料应拟定确切的标题;

b、所有归档材料均须编号,并按序号进行先后排列;

c、填写材料目录表,其主要内容有:顺序号、发文部门、标题、文号和日期;

(8)确定档案材料的保管年限。一般档案分为永久保管、长期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

(9)档案材料的保管。档案材料应集中指定地点保存,并按类上架进柜,注意防盗、防火、防潮、防虫、防泄密等事件的发生,要经常对档案材料进行检查。

4、物业管理应保存的基本材料有哪些

物业管理公司应保存的基本材料有:会议记录;上下行文;政府文件;工作计划、总结、报告;规章制度;调查分析;重大事件和投诉;工作检查、评比记录;物业管理委托合同;物业管理各项分承包合同、协议;公司人事材料;治安事件记录、处理材料;各工程竣工图纸、验收合格证明材料;技术图纸、工程档案;客户/业主档案;固定资产清单;财务凭证、帐册、报表;财产和物资单据;各类经营证明、证件等。

第9篇 星城项目物业档案资料管理

新星城项目物业档案资料管理

随着物业现代化的不断发展,信息资源成为管理又一重要因素。档案、信息管理从物业管理的介入期开始,始终伴随着物业管理的进程,从物业的规划设计、开发、监理、建筑的结构设施、设备及日常物业管理中的规章制度、记录表格、业主投诉与回访、承传工作票等等都涉及到档案、信息管理。为此,我们对档案、信息资料采用计算机管理,达到'科学化、有序化、集中化'管理目标。

管理的内容

1、资料的收集

资料的收集坚持'来源多、内容广'的原则。从物业管理的实际工作出发,扩大信息资料的来源,从建筑规划到工程竣工;从建筑物本体修缮到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。

2、档案资料的分类

所收集的档案资料,根据其来源、内容、形式,进行集中整理和科学分类,做到条理清晰、分类合理,便于使用、查找、检索。

移交资料

项目资料名称

新星城项目规划资料

1、项目批准文件

2、用地批准文件

3、规划证、建筑许可证、开工许可证

4、拆迁安置资料

5、房地产平面图

工程技术资料

1、竣工图、总平面图,建筑、结构、设备及附属工程及 隐蔽工程的全套图纸

2、地质勘查报告、工程建设投标文件

3、工程合同及竣工报告

4、工程预决算

5、图纸会审记录

6、工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)

7、隐蔽工程验收签证

8、沉降观察记录

9、竣工验收证明书

10、钢材、水泥等主要材料的质量保证书

11、新材料、构配件的鉴定合格证书

12、水电气、空调、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书

13、砂浆、混凝土试块试压报告

14、供水、供气、空调的试压报告

15、园林绿化图纸和清样

16、设备清单、设备供货合同,设备安装调试记录,使用注意事项、说明,质保书和保修单

17、工程监理报告

日常物业管理档案、信息资料

项目资料名称

物业资料物业基本资料、分区资料、商业网点资料、娱乐设施资料等

业主资料业主须知、业主基本资料、物品出入登记等

装修资料装修申请表、报建批文、装修工程图、装修施工安全责任书、装修施工人员出入证、施工单位营业执照、装修巡查记录、装修验收记录等

维修资料修缮计划与方案、维修申报表、维修服务派工单、维修回访记录、公共设施维修记录等

绿化养护资料绿化检查记录、绿化养护记录、礼仪摆花协议等

清洁、保洁资料清洁服务整改通知单、保洁日检记录等

消防管理资料消防巡视记录、消防设施检查记录、动火作业审批表、消防设施运行记录、火灾隐患整改通知等

治安交通管理资料日常巡查记录、交接班记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带、紧急事件处理记录、车辆管理记录、护卫巡逻签到表、安全隐患整改通知等

设备管理资料设备台帐、设备维修保养计划与申请报告、设备维修保养记录、设备运行记录、设备维修分包协议、设备检查记录等

社区文化活动资料活动实施方案、活动宣传图片、录像记录、传媒报导、总结报告等

员工管理资料员工个人资料、聘用表、员工培训计划、员工培训记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工内务管理记录等

服务质量反馈资料服务质量回访记录、展户、参展人员意见调查、统计记录、业主人员投诉及处理记录等

行政文件资料政府相关文件、法规、法律;公司有关文件、通知、函件;商茂世纪广场物业规章制度、通知、通报等文件;物业荣誉档案;物业接待、参观记录等

3、档案资料管理的要点

(1)重要的档案资料(如竣工资料)的交接必须经过双方负责人或其指定责任人验收,完善交接手续后方能分卷立档。

(2)档案资料实行专人专职管理。

(3)档案资料实行严格的借阅登记制度,归还入档时,必须经过审核检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重的须追究借阅人员的责任。档案管理人员须定时检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽导致文件流失。

(4)档案资料管理实行严格的鉴定制度。档案资料的鉴定必须由主要负责人或其指定的责任人负责,对档案是否有效、作废以及保存数量等做出决定。当文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效文件。

(5)档案资料的管理必须做到'七防',即防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防变质、防高温。必须配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等防潮物,档案管理人员须定期检查和清理,保证档案资料管理环境条件符合要求。

4、档案资料管理制度

(1)管理公司档案资料员负责整理收集各类档案资料。

(2)管理公司工作人员日常工作中必须完成工作范围内的各类文件、记录,以便档案员收集。

(3)管理公司资料室收档、存档的文件、批文必须是原始记录,其他资料确没有原始记录,也可存复印件。

(4)档案员负责做好档案、资料的防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温工作。

(5)管理公司档案资料分类:用户档案资料、装修审批资料、维修保养资料、工程竣工资料及管理公司相关资料。

(6)已归档的资料,每月进行抽查,每季进行全面检查,年度进行清理、检查,对超期或已无保存价值的档案,严格按销毁规程进行。

(7)对外借阅

用户借阅或其他人有关档案资料,须向管理公司提出书面申请,经管理公司经理批准后,交档案员备案查找。所有借阅档案资料不得带出档案室,如遇特殊情况需复印的,应交纳一定的保证金。

(8)对内借阅。

管理公司内部工作人员查阅档案资料时,经管理公司经理批准后,交档案室档案员查找,但不得随意复印

5、档案资料管理体系

6、档案资料销毁规程

(1)每年年底由档案资料员对档案资料作一次全面认真检查、整理,并提出超过期限或已无保存价值的档案。

(2)根据各类档案资料的保管期限,在确定该档案已超过保

存期限或已无保存价值时,由档案资料员填写销毁单并报经理鉴定。

(3)经理在接到销毁单10个工作日内,结合实际情况,并经管理公司办公会议进行鉴定,确认无误后,执行销毁。