第1篇 文件管理规章章程格式
小编给大家整理了一份文件管理规章章程,希望对大家有用。
(一)总则
第一条 为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据区建设局关于文书处理的有关规定,结合我单的实际情况,特制订本制度。
第二条 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本单位上报下发的各种文件、资料。
第三条 按照党政分工的原则,本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。
(二)收文的管理
第四条 公文的签收
1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时,收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对上级部门发来的文件,要进行文件、文号、机要编号的核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级部门,并登记差错文件的文号。
第五条 公文的编号保管
1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上'文件处理传阅单',作分类登记编号、保管。
2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管,不得个人保存,如职工工作需要借阅的可复印或借用。
第六条 公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办,重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完。
2.一般礼仪性质的函、电、单据等,可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同各单位联系后再分转处理。
3.为加速文件运转,收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门,如关系到两个以上部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第七条 文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书),阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有领导'批示'、'拟办意见'办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。
4.文件阅完后,应交收发员(文书),切忌横传。
5.办公室对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。
6.按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由办公室通知到单位阅文。
(三)发文的管理
第八条 发文的规定
1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请,并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文,方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。
3.对单位影响较大,涉及多个以上领导分管范围的文件,须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。
第九条 发文的范围:
1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。
2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于:
(1)公布单位规章制度;
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件;
(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项;
(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定;
(5)发布有关奖惩决定和通报;
(6)其他有关重大事项;
3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于:
(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;
(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。
4.日常生产、技术、管理、党群工作中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管领导批准后,由各科室书面或口头自行通知执行,一般不用发文。
5.各科室如会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。
(四)发文程序与要求
第十条 发文程序规定:
1.各科室需要发文,应事先向党支部、行政办公室提出申请;
2.党支部、行政办公室同意发文后,主办科室应以党的方针、政策和国家法令,上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;
3.草拟文稿必须从本单位角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;
4.文稿拟就后,拟搞人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级;
5.办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神,有关文件规定,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;
6.经办公室审查修改后的文稿,送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责);
7.对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟搞部门重新整理写清楚;
8.需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签;
9.文稿审核会签后,按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发;
10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印;
11.文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名;
12.文件打字后,由办公室派专人按数印刷,再由收发员(文书)分发并检查落实情况。
(五)文件的借阅和清退
第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。
第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十三条 办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作。(一般为月底一小清,季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。
(六)文件的立卷与归档
第十五条 文件的归档范围:
1.凡下列文件统一分别由办公室收发员(文书)负责归档:
(1)上级机关来文,包括上级对单位报告、申请的批复;
(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等;
(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录;
(4)支部党代表大会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;
(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;
(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等;
(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录,以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料;
(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品;
(9)单位日志和大事记;
(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2.业务科室,各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
第十六条 立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序,分门别类地进行整理归档。
2.立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的销毁
第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,办公室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。
第十八条 经审核同意销毁的文件,应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。
第十七条 实施及修改 本办法经决策会通过后实施,修改时亦同。
第2篇 三级文件：物业社区户外宣传张贴管理作业指导书
物业三级文件:社区户外宣传、张贴管理作业指导书
1、目的
对物业小区的环境整洁加强管理,整治社区环境。
2、范围
适用于各管理处社区户外宣传、张贴管理。
3、职责
3.1管理人员负责对小区内业主和私自制作、安装、宣传板块门牌,宣传画等进行清除。3.2公共秩序维护员负责对外来广告宣传、小张贴画进入小区的控制及清除。
4、方法和过程控制
4.1社区内严禁私自安装任何广告牌、宣传画及公司标识、标牌。
4.2由物业管理处张贴的海报、宣传画、公告等,应统一制作,在指定位置张贴。
4.3管理处应定期、定时由专人制作宣传资料,贴到指定的位置,以求达到和业主沟通的功能。
4.4户外各类公共标识,交通指引等应遵照国家有关标准或规定设计、设置,没有国家统一规定的,应统一设计制作。
4.5公共秩序维护员对来访人员应做详细认定,特别对做业务、搬家、做家政服务人员、家装公司等提示,小区内不允许私自张贴宣传物品,发放传单,卡片等,如有发现须立即上报,由班组长或部门主管对其进行处理。
4.6保洁员对已经贴到公共部位或业主门庭上的传单等应做清除,如发现有人做禁止张贴的行为,应制止并及时联系公共秩序维护员报到管理处。
4.7任何单位及个人如张贴、悬挂各类出版物、广告招贴、标牌、条幅悬挂,一经发现任何工种、管理人员应制止,并及时联系管理处。
4.8各业户不可于窗户上装置任何广告形式的招贴或牌匾,如发现应立即告知客户服务员处理。
4.9宣传栏管理规定
4.9.1任一部门如有向小区发布通知、海报及其他内容的宣传信息均需先拟好草稿,请部门经理审批,正式稿出来后要加盖公章后方可发布。
4.9.2文件发布的位置要同社区服务员(客户服务员)结合,由社区服务员(客户服务员)统一管理。
4.9.3宣传栏内容要求健康、向上,并张贴整齐,纸张规范,不允许乱张贴。
4.9.4板报为每月两次更新内容。
4.9.5保洁部负责宣传栏的卫生。
4.9.6社区服务员(客户服务员)要随时观察宣传栏内容的有效性,对过期内容及时撤掉。
5、相关文件
无
6、质量记录表格
无
第3篇 工艺文件管理
1、内容与适用范围
本制度规定了工艺文件的编制,工艺文件的会签,工艺文件的贯彻保密。
2、工艺文件的编制
2.1工艺文件是企业进行工艺管理,组织生产,指导操作的技术依据,工艺文件的编制必须正确、完整、统一。
2.2工艺文件的编制应简明易懂,避免繁琐,但必须确保产品质量,实现安全生产,具有较好的经济效益。
2.3根据产品类型,确定必备的工艺文件。
2.3.1样机试制必备的工艺文件。
工艺方案:产品零部件工艺路线表:自制件明细表,外协件明细表,外购及企业标准工具明细表,工装设计任务书,专用工艺装备图,专用工艺装备验证单,材料消耗工艺定额明细表,材料消耗工艺定额汇总表及工艺总结等有关文件。
2.3.2小批量生产必备工艺文件对照产品系列鉴定资料要求由技术科酌情自定。
2.3.3批量生产必备工艺文件--除了小批量生产的工艺文件外,各工序还必须有工艺守则及工序质量管理表,由产品主管工艺员根据实际需要确定。
2.4工艺文件的编制分工
产品工艺文件由技术科负责编制、审核。
3、工艺文件的会签、验证和审批
3.1工艺文件会签、技术科的工艺文件由所属车间负责会签、互相制约。
3.2工艺文件的验证,样机试制及小批量生产的工艺文件,均应进行验证,由车间负责人、技术科会同质检人员,负责收集整理试制过程中的情况,进行一次可行性鉴定,然后由技术科认真进行修订,经修订审批后的工艺文件即为正式工艺文件,是工厂工艺文件工作的法规,各级人员都必须严格遵守。
3.3工艺文件的审批与签字
根据新的工艺文件统一格式规定,每一种工艺文件必须统一编制,审核,会.
签,审查及标准化五个程序,并履行签字手续。
3.3.1编制一一-由工艺文件编制者签字。
3.3.2审核一一由技术科科长。
3.3.3会签一一由相互制约单位履行,具体按3.1条贯彻执行。
3.3.4审查一一产品工艺统一由技术副厂长进行审查,并履行签字手续。
3.3.5标准化一一为了确保产品工艺文件正确完整,统一标准审查工作。一律由标准化员承担,并履行签字手续。
3.3.6非产品工艺文件的审查由车间主任签字,标准化由标准化员签字。
4、工艺文件的贯彻与实施..
4.1工艺文件是企业工艺工作的法规,各级人员都必须严格遵守,认真贯彻执行。
4.2技术科对车间工艺文件执行情况及工艺纪律的贯彻情况,要定期组织检查督促及时向技术副厂长作出报告。
4.3车间主任对工艺文件在本车间正确贯彻执行负责,要教育车间职工严格按工艺文件进行操作。
4.4生产班组是贯彻实施工艺的基层单位,要坚持按设计图样、工艺文件,技术标准组织生产,对执行中的问题和需要作出改进的建议,应及时向车间主任提出,未经许可,不得擅自不按工艺加工。
4.5质检人员应按上述'三按'进行质量检查,发现生产员工不按工艺操作时,有权制止,并及时反映给车间领导处理。..
4.6技术科对工艺文件不全与差错,工艺措施不力,工艺文件的实施、工艺管理混乱负责。
5、工艺文件修改
5.1工艺文件修改一般原则。..
5.1.1工艺文件需要修改时,一般由技术部门下达工艺文件更改通知单,凭更改通知单修改。
5.1.2保证修改后的文件正确统一。
5.1.3工艺文件修改通知单下达后,需修改的文件应在规定日期内部修改完毕。
5.1.4由于临时性的设备、工艺装备或材料等问题,需临时修改工艺时,应填写“临时脱离工艺通知单”,经有关部门会签和批准后生效,但不能修改正式工艺文件。
5.2工艺文件修改程序
5.2.1填写工艺文件更改通知单,其格式应符合文件的更改程序规定。
5.2.2工艺文件更改通知单应经有关部门会签并经审核和批准后才能下发。
5.2.3按批准的工艺文件更改通知单要求进行修改。
5.3修改方法
5.3.1修改时不得涂改,应将更改部分用细实线划去,使划去部分仍能看清,然后在附件填写更改后的内容。
5.3.2在更改部位附近标注本次修改所用标记,标记符号应按更改通知单中的规定。
5.3.3修改时必须在被改文件表尾的更改栏内填写本次更改的标记、更改次数、更改通知单的编号,日期和修改人签字。
5.3.4在下列情况下,工艺文件修改后需更改描晒。
5.3.4.1经多次修改,文件已模糊不清。
5.3.4.2虽初次修改,但修改内容较多,修改后文件已不清晰。
5.3.5更新描的底图,更改栏内应按以下规定填写。
5.3.5.1'标记'栏填写重描写前本次更改所用的标记。
5.3.5.2'处数'栏填写'重描'字样。
5.3.5.3'更改文件号'栏填写重描前本次更改通知单编号。
5.3.5.4'签字'和'日期'栏内,负责复核的工艺人员签上姓名和日期。
5.3.5换发新描晒的工艺文件时,旧工艺文件必须收回存档备查,而且新的文件应加区分标记,严禁新旧两种文件混用。
6、工艺文件的保管和处理胃
6.1凡保管的工艺文件应及时登记,根据顺序分类捕,装订或袋装保管。
6.2技术科应常备全套文件复制件
6.3凡需晒发的工艺文件,必须经技术科审批后方可发放。
6.4工艺文件由技术科统一保管,失效废除的工艺文件应盖'作废'章后单独存档五年以上备查。-
6.5凡保管的工艺文件字迹要清晰、完整、符合标准,签字手续齐全。
7、工艺文件的借用与保密
7.1未经批准,对外不准借用工艺文件。
7.2本厂工作人员借用工艺文件要办理登记手续,并限期归还,归还时应清点。
7.3借阅者应保证工艺文件的完整、无缺,不得拆装、涂改、抽换、损坏和遗失,不得转借,否则,一律作违反工艺纪律处理。
第4篇 物业公司文件收发管理程序5
物业公司文件收发管理程序(五)
1.目的
为了保证政府、公司及公司的文件精神得到有效的贯彻落实,规范公司内部的文件收发、存档管理。
2.适用范围
本程序适用于公司内部文件的收发,上级或外来文件的收文及公司对外文件的发送工作。
3.职责
3.1 公司行政部是本程序的扎口管理部门。
3.2 公司其他职能部门或所属各管理项目负责配合本程序的实施。
4.程序
4.1公司内部文件的收发
4.1.1由公司总经理室下发各部门(项目)的文件(通知),由公司行政部负责依据总经理室的指示精神和工作要求起草(打印)初稿,经总经理室审阅定稿后下发各部门(项目)执行。
4.1.2由公司各职能部门下发各项目的文件(通知),由发文部门负责起草,交行政部打印,打印稿由发文部门负责校对定稿,下发有关项目执行,并将文件(贰份)交公司行政部备案、归档。
4.1.3所有公司总经理室或职能部门下发的文件(通知),必须实行签收制度,公司职能部门(项目)在收到文件(通知)后,必须在《文件签收记录》上签字确认,以便有效地落实文件(通知)精神。
4.1.4公司总经理室的文件(通知)精神落实情况,由行政部负责督办,公司职能部门的文件督办由发文部门负责。
4.2上级文件的签收和阅办
4.2.1所有政府机关和公司公司及兄弟公司通过邮寄、送达或会议发放(由参会人员带回公司)的上级文件资料,均由公司行政部负责签收或参会人员直接送达公司行政部。
4.2.2公司行政部收到文件资料后,必须做好收文登记记录,应根据文件资料内容的轻重缓急,认真填写《公司文件传阅单》,粘贴于文件封页之左上角,呈总经理室阅示。由总经理室在《公司文件传阅单》上作出批示。
4.2.3公司行政部根据总经理室的批示及指定的阅办范围、对象逐一送交相关部门(人员)传阅,并保证主要牵头(扎口)的部门(人员)优先传阅。文件所有的传阅人员应于阅后在《公司文件传阅单》上签明传阅人和传阅日期。
4.2.4所有传阅文件在传阅结束后,行政部应负责将文件及时地收回,并协助总经理室做好文件精神落实的督办工作。
4.3公司对外发送的文件
4.3.1所有以公司名义对外发送的报告、请示、信函等文件均应加盖公司公章,所有以公司部门(项目)名义对外发送的文件应加盖部门(项目)印章。
4.3.2以公司名义对外的文件,原则上由公司行政部(也可由文件内容的主要职能部门)负责起草。行政部将文件草稿打印校对后由行政部(或相应的职能部门)呈公司总经理室审阅定稿,并加盖公章。
4.3.3以部门名义对外发送的文件,打印校对后,应交总经理室修改认可后方可加盖部门印章。
4.3.4以受托管理项目名义对外发送的文件,打印校对后,应交公司管业部修改认可后方可加盖项目印章(如有)。
4.3.5所有对外文件均应视文件主送和抄送抄报单位情况再增加份数公司留档,来确定文件的原件份数,以免发生少送或浪费。
4.4项目甲方(或住宅小区业主)的来信
4.4.1公司各部门(项目)收到项目甲方(或住宅小区业主)的信函,收件部门(项目)应负责及时地予以登记。
4.4.2根据信函内容,收件部门(项目)应该或可以解决(答复)的,部门(项目)负责人应负责协调解决或回复。回复操作参照本程序4.3条要求执行。
4.4.3如收到投诉函件,则应参照公司《丽景花园投诉处理程序》执行。
4.4.4项目甲方(或住宅小区业主)的信函处理完毕后,负责处理的部门(项目)应将信函原件及处理意见、结果及相应的资料原件(或复印件)装订后存入项目甲方(或住宅小区业主)的档案中备查。
4.5本程序所述的文件资料,由公司行政部负责按照文书档案的登记、立卷、归档的要求进行管理。
4.6本程序所述的文件资料,行政部及其他职能部门(项目)负责人必须按照文件的内容及公司的要求做好文件资料的保密工作。
4.7公司行政部应按照公司档案管理要求,做好收发文件的登记和备查。
5.记录
5.1《公司文件传阅单》;
5.2《发文记录》;
5.3《收文记录》;
5.4《文件签收记录》。
第5篇 物业管理体系文件内部审核程序
物业综合管理体系文件内部审核程序
1.目的:确保管理体系有效实施、保持和改进。
2.范围:管理体系所覆盖的所有区域。
3.职责:
4.操作规程:
工作流程图说明记录
1、品质管理部编制《年度内审计划》(每年至少一次),包括:确定审核目的、范围、依据、频次、办法、受审部门、内审时间,上报管理者代表审核。
2、管理者代表签署意见后报公司总经理审批。
3、当组织机构管理体系发生重大变化、法律法规及其它外部要求变更等情况发生时,由管理者代表及时组织进行内部审核。
4、内审组长和内审组成员由管理者代表任命。
5、内审组长编制本次《审核实施计划》,包括:审核组成员、时间、地点、受审部门、审核要点、审核报告分发范围、日期等,交管理者代表审核,报公司总经理审批。
6、内审组长组织编写《内审检查表》,包括:审核项目、依据、方法等。
7、内审组长于内审实施前10天通知受审部门。
8、受审部门如有异议,应于内审前3天通知内审组长。
9、内审的首次会议由公司领导、内审组成员及各部门负责人参加,与会者签到并将会议记录在公司品质管理部归档。
10、首次会议内容:由组长介绍内审目的、范围、依据、方式、组员、日程等。
11、首次会议后应进行现场审核,并将管理体系运行效果及不符合项记录在《内审检查表》中。
12、内审组需每日召开内审会议,对当日的审核情况进行核对。
13、现场审核结束后,审核组长召开内审小组审核会议,对审核结果进行全面分析,确定不合格项,填写《不合格项分布表》。
14、审核组长于一周内完成《内部管理体系审核报告》,报告内容包括:审核目的、范围、方法、依据、审核组成员、受审核方代表名单、审核计划实施情况、不合格项分布情况分析、不合格数量及严重程度、存在的主要问题分析、对体系的有效性、符合性的结论及今后应改进的地方。
15、将此报告交管理者代表审核,上报公司总经理审批。
16、召开内审末次会议,公司领导、内审组成员及各部门领导到会并签到、公司品质管理部将会议纪录存档。
17、会上内审组组长通报检查结果,宣读《内部管理体系审核报告》,提出完成纠正措施的要求及日期。
18、公司品质管理部将《内部管理体系审核报告》发放到各相关部门,并将内审结果提交公司管理评审。
《审核实施计划》 c*8.2-02-f01-01
《内审检查表》 c*8.2-02-f02-01
《不合格项分布表》 c*8.2-02-f03-01
《内部管理体系审核报告》c*8.2-02-f04-01
第6篇 物业程序文件：仪器仪表管理控制程序
物业程序文件:仪器仪表管理控制程序
1、目的
对监视和测量用仪器仪表进行控制,确保监视和测量结果的有效性。
2、范围
适用于对服务提供和服务过程进行监视和测量用的仪器仪表的管理。
3、定义
无
4 、职责
责任人职责
品质管理部负责公司标准检测仪器仪表(母表)的管理。
负责公司仪器仪表的管理,及组织对各部门仪器仪表定期进行检测、校验。
管理处负责本管理处仪器仪表的购置、使用、管理。
管理处使用部门负责使用、搬运、调试、维护及日常检查。
5 方法及过程控制
5.1 监视和测量设备的采购
各项目如需增添、更新仪器仪表时,按《采购控制程序》要求执行。
5.2 监视和测量设备的初次校准
5.2.1对新购入的涉及安全、健康和贸易结算的仪器仪表由品质管理部寻找有资格的国家计量检定部门(能够溯源到国际或国家标准的测量标准,以下同),报品质管理部审核后,报送检定,并由检定部门出具鉴定结果证书;其它仪器仪表每年由品质管理部组织各管理处,以公司通过专业机构检测的标准仪器仪表(母表)为标准进行检测。仪器仪表应按公司《仪器仪表台帐》规定的检定周期进行检定。
5.2.2仪器仪表分类说明:
每年需要外送专业机构检定仪器、仪表:计量保证器具,列入强制检定的工作计量器具,作为公司检定标准表。
每年需要进行内部检定仪器、仪表:通用的、有准确度要求的仪表,指用于客户服务的仪表,有万用表、兆欧表、钳形表、压力表、泳池水质测试仪、接地电阻测试仪等。
每年需要进行功能性检查仪器、仪表:精度要求不高的,对服务质量影响较小的仪器仪表,如:直流电阻仪、红外线测温仪、温湿度计等。
5.2.3检定合格后,由各管理处在《仪器仪表台帐》上进行编号登记,并报品质部备案,具体编号方法如下:
5.2.3.1仪器仪表的编号形式:** - yy -zz-vv
5.2.3.2上述编号中'**'为各管理处简称的汉语拼音字头(大写)。
其中:假日广场-- jr 世贸广场--sm 城市花园-ch
都市花园--dh 新城-*c 美树丽舍-ms
水 晶 城--s j 东 丽 湖-dl
5.2.3.3上述编号中'yy'为该仪表所安装设备系统简称的汉语拼音字头(大写)。其中:供电系统--gd消防系统-*f
自动喷淋系统--pl 供水系统-gs
中央空调系统-kt供暖系统-gn
生活热水系统-sh电梯部分-dt
5.2.3.4上述编号中'zz'为该仪表具体类型简称的汉语拼音字头(大写)。其中:温度计-wd电压表-dy 电流表-dl
温湿度计-sd电能表-dn水流量表-sb
兆欧表(摇表)-yb
5.2.3.5上述编号中'vv'为仪表的具体序列号,以阿拉伯数字表示,暂设为两位数,以01为起始号。
5.2.4检定后由管理处工程部对经检定的仪器仪表进行标识(应包括检定状态、有效期限及检定部门/人等),然后使用。
5.3 仪器仪表的周期检定
5.3.1管理处工程部对所有仪器仪表应制定周期检定频度并在《仪器仪表台帐》中进行登记。
5.3.2仪器仪表根据周期检定频度执行周期检定,按《仪器仪表台帐》中规定的检定方式(外检/自检)进行检定。
5.3.3需外检的仪器仪表由管理处工程部按《仪器仪表台帐》规定,在有效期内报品质管理部审核后,报送有资格的国家计量检定部门进行检定,并出具鉴定结果证书,由管理处工程部保存并报品质管理部备案。
5.3.4自检的仪器仪表由品质管理部具有检定资质的专业人员,组织管理处指定人员,按公司《仪器仪表检定操作规程》要求进行自检,并填写《仪器仪表自检记录》。
5.3.5外检/自检情况均需在《仪器仪表台帐》中进行记载。
5.4仪器仪表的使用、搬运、调试和维护
5.4.1 责任人应严格按照使用说明书使用检测、测量设备,以确保仪器仪表的测量和监控能力与要求相一致,避免可能使校准失效的调整,并对检测、测量设备进行维护和保养。
5.4.2测量仪器在使用前,使用人应检查是否工作正常。若仪器不能正常工作,先由使用人进行调试,调试后正常则可以使用;若经使用者调试仪器仍不能正常工作,报本管理处工程部对设备进行处理(维修或报废),并在《仪器仪表台帐》中进行记载。
5.4.3对在线使用的仪表,使用部门要定期(根据各专业作业指导书)进行巡检,并对仪表状态进行记载(记入各相关质量记录)。
5.4.4 使用人在仪器仪表的搬运、调试和维护过程中,要遵守使用说明书的要求,防止其损坏或失效。
5.5 仪器仪表偏离校准状态的控制
5.5.1 在周期检定中发现有不合格的仪器仪表时,外检仪器仪表由管理处工程部填写《仪器仪表不合格通知单》,并通知相关部门;自检仪器仪表由检定人员填写《仪器仪表不合格通知单》,报告本管理处工程部。
5.5.2在日常巡查中发现仪器仪表异常时,巡查人员在相关质量记录中进行记录,并填写《仪器仪表不合格通知单》及时通知管理处工程部。
5.5.3当使用者发现测量仪器和仪表偏离校准状态时,应停止检测工作,及时填写《仪器仪表不合格通知单》,报告管理处工程部。
5.5.4管理处工程部对以上不合格或异常仪器仪表计量器具进行相应处理(维修或报废),并评价以往测量结果的有效性,采取必要的措施记录在《仪器仪表不合格通知单》中,如有涉及安全或贸易结算时需上报管理处经理,采取相应措施。
5.6 仪器仪表的保管与保存
管理处工程部应将待检定和暂不使用的仪器仪表予以标识、妥善保管和保存,并在《仪器仪表台帐》中注明,下次使用前必须经检定合格后方可使用。
5.7仪器仪表的维修
管理处工程部对在日常使用和周期检定、校准中发现的不合格仪器仪表进行维修。工程部不能进行维修的由管理处报品质管理部批准后,送专业检修机构进行修理,并在《仪器仪表台帐》中注明。所有仪器仪表在维修后都要重新按规定进行外检或自检,检定合格后,需重新进行标识,方可正常使用。
5.8仪器仪表的报废
当发现仪器仪表由于长期使用不能维修或其它原因导致损坏而不能通过维修恢复其精度要求时,由所在的使用部门填写《固定资产报废单》,属固定资产的仪器仪表由管理处经理确认,办公室、品质管理部、财务部审核,总经理批准后进行标识、隔离和处置;属非固定资产的仪器仪表由管理处经理审核,办公室、品质管理部、财务部批准后进行标识、隔离和处置,所有报废仪器仪表应在《仪器仪表台帐》中注明。
6.相关文件
tjzzwy7.4-z01《采购控制程序》
tjzzwy7.6-g01-01《仪器仪表检定操作业指导书》
7.相关记录
tjzzwy7.6-g01-f1 《仪器仪表台帐》
tjzzwy7.6-g01-f2 《仪器仪表自检记录》
tjzzwy7.6-g01-f3《仪器仪表不合格通知单》
第7篇 公司文件、档案质量管理过程
某公司文件、档案质量管理过程
目标:*档案管理全年不出现10次错漏现象;
*仓库管理年无事故率100%
1 文件管理:
文件管理包括:对文件的制定、编写、发放、回收、作废的管理和控制,具体操作步骤按《文件控制程序》条款5.1流程的步骤进行。
2 档案入库流程
流程说明:
2.1各部门将需要保管的资料经文员整理后,移交给档案管理员。由文员填写移交表格 。
2.2合同类文件必须复印一份到财务部,并填写《文档签收表》。
2.3档案管理员将该资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号。
2.4档案管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询。
2.5对档案管理员的考评按行政部的月考评,每月1次。
3 档案管理:
3.1传统文件、记录的管理按照按《文件控制程序》、《质量记录的控制程序》执行;
3.2电子文档的管理参见《文件控制程序》条款5.10执行;
第8篇 企业经营部文件档案管理控制程序
公司经营部文件档案管理控制程序
经营部档案定义:从经销商合同、采购合同、合格供方资料及评审记录、市场调研资料、企业整体形象宣传资料、客户联系资料(含总代理及所有专卖店)、客户经营情况、客户订单(包括产品订单、展厅设备订单、宣传资料《广告画》订单)、客户书面反馈情况、经营部投标文件、量体订制的客户个人资料、发货记录<包括产品、宣传资料、展厅设备>、部门合同评审资料、空白合同、经营部会议记录、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划<工作报告>、经营部制度及工作程序文件、经营部职员出差记录等经营资料中转化为经营部留底备查的资料统称为经营部档案。
一、目的
通过对经营部档案的管理确保公司所有经营资料的完整性并保障公司经营活动的可追溯性,有效督导经营部职员严格执行相关工作程序并作为公开、公平考核经营部职员工作成绩的依据。
二、适用范围
适用于经营部所有工作人员的档案管理,并作为经营部人员文件处理程序指导文件。
三、管理职责
3.1经营部配备档案管理员运用专用电脑及文件柜开展档案管理工作。
3.2档案管理员负责经营部档案的电脑输入、输出处理及分类整理、保密管理,提供档案处理意见;负责对档案的完整性及审批程序与公司工作程序及制度的核对工作;负责管理档案的借阅、外调;负责客户定单的传真、确认工作。
3.3经营部主管负责档案管理员的工作指导、监督及档案资料处理的建议工作;负责经营部职员经营资料的监督管理及相关经营资料评审程序监督管理。
3.4经营部职员按工作程序开展工作并配合档案管理员工作及时提供准确、全面的经营资料,以便于转化为经营部档案。
3.5财务部负责经营部合同、定单、发货记录等经济类档案的审计、统计、报告工作;负责经营部档案管理专用电脑与财务部电脑联网的管理工作。
3.6总经理负责财务部与经营部档案管理工作的协调及监督;负责经营部经营资料归档情况的监督;负责经营部档案借阅、外调的审批及经营部档案处理的最终审批。
3.7董事长负责财务部对经济类档案管理工作的监督审核及报告的审批。
四、管理程序
4.1经营部合同必须依照公司相关要求逐级审批后签订并结合合同评审文件方可视为有效文件存档。
4.2客户订单经逐级审批后发货的文档方可视为有效文件存档。
4.3客户反馈情况的书面报告、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划(工作报告)经有关人员或领导批示意见后方可视为有效文件存档。
4.4经营部会议记录由参会人员签名后作为有效文件存档。
4.5客户联系资料、客户经营情况由客户负责人签名后作为有效文件存档。
4.6经营部投标文件经公司领导确认标书内容之日起存档。
4.7量体订制的客户个人资料自客户验收产品之日起存档。
4.8发货记录自仓库发货并传真客户确认之日起作为有效文件存档。
4.9经营部职员出差记录、经营部制度及工作程序文件由经营部负责人签名确认后交档案管理员整理记录作为有效文件存档。
4.10档案管理员将1-9文件转化为档案时必须依据有效文件要求进行核对后方可进行文件转化处理。
4.11档案管理员发现不符合要求的文件应反馈至经营部负责人进行监督协调,保障文件的有效性。对于未按程序要求确立的文件经营部负责人应调查研究事情原因并出具说明性文件交总经理审批后作为该文件的补充资料一同交档案管理员进行存档管理。
4.12档案管理员应对不完整的文件监督并催促相关人员或领导补充完整进行转化并管理。
4.13档案管理员应先对有效文件进行分类整理编号,并就文件名称、文件编号、主题内容、归档时间、档案年限、存放位置等相关内容输入专用电脑并按数据库管理要求进行档案管理。
4.14档案管理员的档案柜应进行分类编号并将档案按电脑内所示内容及存放位置放入专用档案柜。
4.15经营部打印资料由档案管理员于专用电脑及设备进行操作,便于文件的转换工作。未在专用电脑中处理过的合同文件必须原文输入电脑,合同原件放于档案柜内。
4.16财务部电脑与经营部档案管理专用电脑联网并进行维护工作。便于随时查阅、审核、统计合同、发货单、客户订单等相关经济类档案资料。
4.17借阅经营部档案须经营部负责人同意;外调经营部档案须经经营部负责人同意并有总经理签名同意。档案管理员应对借阅、外调档案进行登记并及时督促回收。
4.18档案管理员应参照《公司机密管理程序》保证经营部档案的保密工作,设置电脑密码、锁好档案柜,保管好钥匙。保障档案的整洁,进行对档案柜防潮、防虫处理,对电脑资料进行及时备份处理。
五、奖惩条例
5.1档案管理员恪尽职守,保证了文件转化为档案资料手续的准确正规,保证了档案资料的机密性、保证了公司经营的有效追溯的将进行表彰及相应的经济奖励。
5.2经营部职员能主动、及时、准确、全面的提供文件资料进行归档工作,全力配合档案管理员进行工作的将进行表彰并将能此工作配合和档案资料内体现的内容作为经营部职员工作考核、评定工资、奖金的主要依据。
5.3对于违反档案管理程序条例,未按程序进行文件审批,不准确、全面提供文件资料,未配合档案管理员工作的将进行批评、警告及经济处罚并作为工作不良记录存档,供工作考核、评定工资、奖金时的重要依据。
5.4对于未按照本程序进行操作的档案管理员按所造成的影响和损失进行批评、警告及相应经济处罚,并作为工作考核、评定工资、奖金的主要依据。
5.5对于未经许可私自动用档案管理专用电脑,私自开启档案柜,私自调阅档案资料,私自对进行档案资料复印、拷贝的将依照《公司机密管理程序》相关条款进行处罚并作为不良记录存档。
第9篇 文件和资料管理程序
文件和资料的管理程序
1.目的
对公司文件和资料进行规范化管理、控制,以满足规定的要求。
2.适用范围
2.1本程序适用控制公司物业管理中如下文件:
a.政府法规、法律、标准等外来文件;
b.程序文件;
c.作业指导书;
d.公开文件;
e.技术资料。
3.引用文件
3.1质量手册4.5文件和资料的管理。
3.2iso9002标准4.5文件和资料的管理。
4.职责
4.1程序文件由iso9000工作小组负责制定,并由相关授权人员批准,作业指导书由各职能部门编制,报经理批准。
4.2iso9000工作小组负责质量手册、程序文件和作业指导书的发放修改和控制。
4.3物管部负责政府法律、法规、标准等外来文件和技术资料的接收和借阅。
5.程序
5.1文件和资料的编制和存档
5.1.1程序文件由iso9000工作小组组织编制,管理者代表审核后,报总经理批准。作业指导书由各职能部门归口编制,部门经理批准,公司质量体系文件原件由iso9000工作小组存档保管。
5.1.2国家法律/法规、专业技术标准等外来文件和技术资料由物管部统一接收存档。
5.1.3公司文件由各职能部门编制,部门经理批准,存档在各职能部门。凡是以物业管理公司名义对外发放的文件,必须填好发文审批单由总经理或副总经理审批并盖章。
5.1.4物管部负责存档文件和资料分类、编目、登记、上柜。
5.2 文件和资料的发放
5.2.1公开文件由各职能部门发放,并填制公开文件发放登记表。
5.2.2 iso9000工作小组负责编制《质量体系文件清单》和《质量体系文件发放登记表》,经管理者代表批准后发放。
5.2.3物管部负责编制法律、法规、标准等外来文件目录清单,经部门负责人审批后发至各部门。
5.2.4工程部编制技术资料目录清单,经部门负责人审批后发放至各部门,并负责借阅管理。
5.3文件和资料的借阅及归还。
5.3.1各部门需借阅文件和资料时,应填用《文件/资料借阅登记表》、经部门经理批准后,方可办理借阅手续。
5.3.2归还借阅资料时,借阅人应如数归还资料,经管理员清点无误后,在《文件/资料借阅登记表》注销。
5.4 文件和资料的更改。
5.4.1 文件需修改时,各相关部门提出修改申请,说明建议修改内容,经原审核批准的人员审核批准,并按照5.2文件和资料的发放程序予以发布,同时收回作废文件集中销毁。
5.4.2作废文件原件加盖“作废”章后,由物管部、iso9000工作小组存放于过期档案柜。
6.支持文件和质量记录。
6.1外来文件清单
6.2公开文件发放登记表
6.3质量体系文件发放登记表
6.4深圳融发物业管理有限公司发文审批单
6.5文件/资料借阅登记
6.6质量体系文件清单
6.7 文件修改申请表
第10篇 物业管理文件控制程序
物业管理公司文件控制程序
1.0目的
对质量体系文件的编写、审批、发放、更改、保管和作废等全过程进行控制,确保公司所有受控的场合使用的均为相应文件和资料的有效版本。
2.0适用范围
适用于公司质量体系和相关的外来文件(如强制执行文件或参考标准、合同、用户提供的图纸等)的控制。
3.0引用文件及术语(略)
4.0职责
4.1总经理负责批准《质量手册》、《程序文件》、《部门工作手册》,管理者代表负责审核。
4.2品质督察部负责对全公司有关质量体系的文件的总体控制。
4.3品质督察部负责质量手册、程序文件的发放控制和正本保管。
4.4各部门负责人或指定一名文件管理人员负责对本部门有关质量体系文件的管理。
5.0工作程序
5.1文件和资料的分类
本公司有关质量体系的文件和资料分受控文件和非受控文件两种。受控文件是指受更改控制的文件,本公司质量体系文件和与质量体系相关的外来文件均为受控文件;非受控文件是不受更改控制的文件,如为了投标等其他目的而分发的质量体系文件。
a.
文件内容:
按本单位情况制定的质量方针、目标和适用标准描述的质量体系;
描述各职能部门为实施质量体系要素所开展的活动;
详细的工作文件,包括各类工作规程、表格、报告等。
本公司质量体系文件包括质量手册、程序文件和其他质量文件,其层次结构如下图:
质量手册
(第一级文件)
程序文件
(第二级文件)
其他质量文件
(第三级文件)
b. 质量体系相关的外来文件包括政府部门或上级管理机构发布的各类强制性法律、法规、条例,须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求,详细的工作文件等。
5.2质量体系文件的控制
5.2.1编制与审批
a.质量手册和程序文件由品质督察部负责编写,由管理者代表组织相关部门及有关人员对初稿进行讨论后,《质量手册》、《程序文件》由管理者代表负责最终审核、总经理批准;
b.工作规程由各部门负责人组织编写,管理者代表审核,总经理批准。
c.质量文件页面编排:
――纸张:标准a4纸,页面设置为:页边距上为2.3厘米,下为2厘米,左为2.5厘米,右为2.5厘米。页眉页脚均为1.5厘米。
――版式:标题,居中,小二号楷体,;正文,首行缩进二字符,小四楷体。
5.2.2标识与编码
a. 受控的质量手册、程序文件和工作手册封面加盖“受控文件”专用印章,但正本(原稿)上不需盖章;非受控的质量体系文件封面均加盖“非受控文件”专用印章;
b. 质量手册编码
cshy/qm/ -01
序号
质量手册代号
加州城市花园公司代号
a)程序文件编码
cshy/ qp/-□□
顺序号
程序文件代号
公司代号
b)作业文件编码
cshy/qw/-□□-□□
顺序号
部门代码
公司代号/作业文件
d)外来文件编码
外来文件用其原编号作为文件编码。
e)质量记录编码
□□-qr-□□
顺序号
质量记录
部门代码
f) 部门记录编码:
□□- □□□□-□□
顺序号
年号
部门代码
g) 部门代码:
*z―行政部
pz―品质督察部
kh―客户服务部
rl―人力资源部
gc―工程维修部
ba―保安部
cw―财务部
sc―市场拓展部
5.2.3复制
受控文件未经批准不得复制,质量手册和程序文件的复印由各部门文件控制员填写《受控文件复印申请表》,经品质督察部确认后执行;工作手册的复印由使用人向部门文件管理员申请,经本部门负责人批准,由部门文件管理员负责执行。
5.2.4发放与保管
a. 受控文件的发放与保管
――质量手册:品质督察部向有关部门或人员发放,并做好发放记录;
――程序文件和工作手册:由品质督察部填写《文件发放/回收记录》发放到有关的场所和人员,并做好签收记录;
――工作手册:工作手册正本由品质督察部保存,各部门持有的工作手册由其部门文件管理员负责保存,并保证相关场所或人员现场使用的文件是最新有效版本;
b. 文件破损严重影响使用或不慎遗失时,应重新办理申领手续,由品质督察部文件管理员填写《受控文件复印申请表》后按5.2.3执行补发;
c. 文件管理员在发放文件时,应注意文件分发号的确定
受控文件的分发号按照文件的发放顺序,由文件管理员确定,要求每份文件只有一个对应的分发号。
d. 非受控文件的发放由有需要的部门提出书面申请,经管理者代表批准后,由文件管理员做发放登记。
5.2.5更改
a.各级人员在工作实践中发现有必要对受控文件作出修改,需填写《文件修改申请单》报原文件编制部门/人员或所在部门负责;
b.修改建议被采纳实施时,原文件编制部门的文件管理员须将《文件修改申请单》复印一份交品质督察部备案;
c.文件的更改由原文件编制部门或人员负责执行,必要时应附有更改说明;
d.更改后的文件按本程序5.2.1条款审核、批准,并注明生效日期;
e.更改后的文件按本程序5.2.2条款标识、编码后,按5.2.3、5.2.4条款复制和发放,同时收回旧版文件并作出“作废文件”标识或销毁;
f.修改页应反映出最新状态,文件每页的修改状态通过阿拉伯数字(1、2、3……)表示,每页修改一次,其编号就随着变更一次,当修改状态变更到第10次或质量体系文件作重大变更时,该文件需换版,版本状况用英文大写字母(a、b、c……)表示。
5.3外来文件的控制
5.3.1评审
对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例,须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等,在使用前由品质督察部主管进行评审后使用,各部门填写《部门使用外来文件清单》。
5.3.2标识
品质督察部文件管理员在批准后的《外来文件一览表》上加盖受控文件专用印章。
5.3.3发放与保管
品质督察部的文件管理员负责外来文件的发放和保管,必要时也可张贴在有关的作业场所,但须做好发放登记。
5.3.4 外来文件如需复印,须填写《受控文件复印申请表》,经品质督察部批准,由文件管理员负责复印和登记。
5.3.5 更改
文件管理员收到新版的外来文件后应及时将其发放到相关部门、场所。若新版文件是旧版文件的替代,则收回旧版文件,若新版文件是旧版文件的补充,则将新、旧版文件存放在一起。
5.4公开文件的控制
5.4.1每份公开文件(如用户须知、收费标准、服务项目清单等)上均应有版本号和生效日期,版本号用英文大写字母(a、b、c……)表示。
5.4.2由文件管理员负责做好公开文件的发放登记。
5.4.3公开文件的内容每发生一次更改,版本号和生效日期随之变更一次。文件管理员负责对有固定张贴、发放地点的公开文件进行更换,同时管理处必须发出公开告示,确保更改后的公开文件内容能及时传达给用户及有关人员。
5.5质量记录的控制见《质量记录控制程序》。
6.0相关文件
6.1 《质量记录控制程序》
6.2 《受控文件清单》
6.3 《文件发放/回收登记表》
6.4 《文件修改申请单》
6.5 《外来文件清单》
第11篇 物业公司住户文件提供管理控制程序
公司程序文件 版号: a
修改号: 0
ej-qp 6.4物业公司提供给住户的文件管理控制程序页码: 1/2
1.目的:
对提供给住户及住户管理机构的文件的制订、审批、传送、查阅实施控制。
2.适用范围:
适用于公司对所管理的小区向住户提供文件的控制。
3.引用文件:
3.1质量手册第4.5章
3.2 iso9002标准第4.5章
4.职责:
4.1日常管理业务中需要提供给住户的文件由各相关部门制订。
4.2新的物业项目入住时的住户公约等文件由经营管理部或由副总经理指定人员负责制订。
4.3管理者副代表负责对住户提供文件进行规范性审查。
4.4管理者代表负责提供给住户的文件的审批。
4.5综合办公室负责提供给住户的文件的发放工作。
5.工作程序:
5.1提供给住户的文件的制订:
5.1.1各相关部门在管理业务工作中需要向住户发出文件时,主要是指维修、管理需要住户配合时;制订或修订有关规章制度需要告知住户时;需要召开产权人会议时;需向住户发出临时通知时,各相关部门负责文件的起草。
5.1.2根据物业管理方案和合同的要求,每年由经营管理部应对上年物业管理费用的收支作出总结,并制订本年的管理工作计划。
5.1.3新承接的物业项目,总经理应指定项目小组或特定人员在住户入住前应准备住户公约及其它管理文件。详见ej-qp3.2《物业的入住管理》。
5.2提供给住户文件的审批和标识:
5.2.1各相关部门完成文件起草工作后,由管理者副代表进行审查、 批准。
5.2.2文件审批后由综合办公室进行打印、标识,并登记在《文件/资料一览表》上。
5.3提供给住户的文件的发放:
5.3.1文件经过审批打印后,各相关部门加盖部门印章之后进行发放。
5.3.2会议通知、整改通知、收费通知等涉及到全体住户的文件可通过信箱分发,也可通过张贴方式通知住户。
5.3.3管理工作报告或费用收支情况等应提供给全体住户及其代表机构,可在开会时在小区宣传栏公布。
5.4文件更改:
5.4.1提供给住户的文件发生修改时,必须经原审批人复审,发放给住户时需要声明旧文件作废。
6.支持性文件与质量记录:
6.1《文件/资料一览表》 ej-qr-qp6.4-01
第12篇 某物业管理公司文件编号规则
物业管理公司文件编号规则
1.0质量环境手册代码:zl
2.0部门代码
2.1客户服务中心代码:01
2.2综合事务部代码:02
2.3工程技术部代码:03
2.4环境管理部代码:04
2.5护卫服务部 代码:05
2.6财务稽核部代码:06
3.0质量环境手册 yshz-zl-××
yshz-表示公司名称缩写,zl-质量环境手册缩写,××-标准条款号。
3.1程序文件yshz-c*-□□-××
yshz-表示公司名称缩写,c*-程序文件缩写,□□-部门代码,××-流水号。
3.2作业指导书 yshz-zy-□□-××
yshz-表示公司名称缩写,zy-作业指导书缩写,□□-部门代码,××-流水号。
3.3记录 yshz-jl-□□-××
yshz-表示公司名称缩写,jl-记录缩写,□□-部门代码,××-流水号。
3.4外来文件 yshz-wl-××
yshz-表示公司名称缩写,wl-外来文件缩写,××-流水号。
3.5图纸 yshz-tz-□□-××
yshz-表示公司名称缩写,tz-图纸缩写,□□-图纸类别代码,××-流水号。
其中类别代码为:
dq--电气 js--给排水 tj--土建
*f--消防kt--空调、暖通 yl--园林
编制: 审核: 批准: 日期:
