第1篇 物业管理质量体系文件：质量记录控制程序
物业管理公司质量体系文件:质量记录控制程序
1.0目的
证明产品满足规定要求的程度以及质量体系有效运行的证据。
2.0适用范围
适用于服务质量记录、质量体系运行记录以及分承包方的质量记录。
3.0职责
各部门负责标识、收集、编目、归档、存贮、保管、处理本部门的质量记录。
4.0工作程序
4.1证实质量体系有效运行的所有记录都要进行标识、收集、编目、归档、存贮、保管及处理。
4.1.1分供方提供的记录也应纳入管理范围。
4.1.2各部门对接口部门提供的记录也应纳入管理范围。
5.2质量记录的载体可以是书面的,也可以是磁带、磁盘、胶片、照片以及硬拷贝、电子媒体等。
5.3各部门要根据自己的实际情况规定各种记录的最低保存期。
5.4所有的记录要按各类形存档,记录夹上要有记录标识和种类的目录或存档方式的说明。
5.5对于保存期内的记录要妥善保管,封装时要作出标识。
5.6各部门要编制自己的《质量记录清单》。
5.7行政部保留各部门现行记录总览表以及其记录的空白格式,当有任何更改时应随时更新该总览表。
5.8质量记录的填写要求
5.8.1操作人员填写记录要清晰及时,不能超过已完成的活动2个小时。
5.8.2不能随意涂改质量记录,如涂改则要在涂改处写上涂改者姓名、日期,否则无效。
5.9各部门各自编制所负责的《质量记录清单》,按《文件和资料的编号规则》进行标识。
5.10各部门每月上旬按《质量记录清单》收集上月的质量记录,并编目、存放。
5.11质量记录由各部门贮存在适宜的环境中,防止损坏、变质和丢失。
5.12质量记录的查阅由部门主管控制,借阅者要登记在《借阅登记簿》上,在规定的时间内归还。
5.13在合同有要求时,质量记录可提供给顾客及其代表查阅。
5.14增加质量记录的内容、格式更改。
5.14.1若取消或增加记录时,应向管理者代表提出申请,参照《文件和资料控制程序》。
5.14.2若记录的格式有改变时,应到资料室撤换旧的表格。
5.14.3管理者代表不定期对各部门的记录现行状态进行抽查,以确保现场使用的是最新的记录格式,以及其记录的管理,保存的情况良好。
6.0相关文件
6.1《文件和资料的控制程序》
6.1《文件和资料的编号规则》
7.0相关记录
7.1《质量记录清单》
7.2《借阅登记簿》
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第2篇 物业管理质量记录控制程序
物业管理公司质量记录控制程序
1.0 目的
对质量管理体系所要求的记录予以控制。
2.0 适用范围
适用于为证明服务符合要求和质量管理体系有效运行的记录。
3.0 职责
3.1 品质督察部负责质量管理体系记录的监督与控制。
3.2 各部门负责本部门质量记录填写、收集分类,并按期归档。
4.0 工作程序
4.1 各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的质量记录。
4.2 质量记录的标识、编号
质量记录的标识、编号按《文件控制程序》执行。
4.3 质量记录填写
4.3.1 质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目,应能说明理由,并将该项用单杠划去,各相关栏目负责人签名不允许空白。
4.3.2 如因笔误或计算错误要修改原数据,应采用单杠划去原数据,在其上方写上更改后的数据,加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。
4.4 质量记录的保存、保护
4.4.1 各部门的资料员必须把所有质量记录分类,依日期顺序整理好,存放于通风,干燥的地方,所有的质量记录保持清洁,字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录。
4.4.2 品质督察部编制《质量记录一览表》,将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总,包括名称、编号、保存期、保存地点等内容,并汇集备案记录的原始样本。各部门应填写本部门的《质量记录清单》,并汇总本部门的质量记录原始样本。
4.5 质量记录发放、借阅
a. 各部门填写《文件发放/回收登记表》,向品质督察部领用所需记录空白表;
b. 各部门保管的质量记录应便于检索,需借阅要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅/销毁申请登记表》,由记录管理人登记备案。
4.6 质量记录的销毁处理
质量记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时,由主管人员填写《文件借阅/销毁申请登记表》,交行政部审核,报管理者代表批准,由授权人执行销毁。
4.7 记录格式
4.7.1 各部门的质量记录格式,由各部门负责人组织编制,管理处负责人审批,交品质督察部确认、备案。
4.7.2 各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改,执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。
5.0 相关文件
5.1《文件控制程序》
6.0 质量记录
6.1《质量记录归档清单》。
6.2《文件发放/回收登记表》
6.3《文件借阅/销毁申请登记表》
6.4《质量记录一览表》
6.5《质量记录清单》
第3篇 物业管理质量体系文件质量记录控制程序
物业管理公司质量体系文件:质量记录控制程序
1.0目的证明产品满足规定要求的程度以及质量体系有效运行的证据。
2. 0适用范围适用于服务质量记录、质量体系运行记录以及分承包方的质量记录。
3．0职责各部门负责标识、收集、编目、归档、存贮、保管、处理本部门的质量记录。
4. 0工作程序
4.1 证实质量体系有效运行的所有记录都要进行标识、收集、编目、归档、存贮、保管及处理。
4.1.1 分供方提供的记录也应纳入管理范围。
4.1.2 各部门对接口部门提供的记录也应纳入管理范围。
5.2 质量记录的载体可以是书面的,也可以是磁带、磁盘、胶片、照片以及硬拷贝、电子媒体等。
5.3 各部门要根据自己的实际情况规定各种记录的最低保存期。
5.4 所有的记录要按各类形存档,记录夹上要有记录标识和种类的目录或存档方式的说明。
5.5 对于保存期内的记录要妥善保管,封装时要作出标识。
5.6 各部门要编制自己的《质量记录清单》。
5.7 行政部保留各部门现行记录总览表以及其记录的空白格式,当有任何更改时应随时更新该总览表。
5.8 质量记录的填写要求
5.8 .1操作人员填写记录要清晰及时,不能超过已完成的活动2个小时。
5.8 .2不能随意涂改质量记录,如涂改则要在涂改处写上涂改者姓名、日期,否则无效。
5.9 各部门各自编制所负责的《质量记录清单》,按《文件和资料的编号规则》进行标识。
5.1 0各部门每月上旬按《质量记录清单》收集上月的质量记录,并编目、存放。
5.1 1质量记录由各部门贮存在适宜的环境中,防止损坏、变质和丢失。
5.1 2质量记录的查阅由部门主管控制,借阅者要登记在《借阅登记簿》上,在规定的时间内归还。
5.1 3在合同有要求时,质量记录可提供给顾客及其代表查阅。
5.1 4增加质量记录的内容、格式更改。
5.1
4.1 若取消或增加记录时,应向管理者代表提出申请,参照《文件和资料控制程序》。
5.1
4.2 若记录的格式有改变时,应到资料室撤换旧的表格。
5.1
4.3 管理者代表不定期对各部门的记录现行状态进行抽查,以确保现场使用的是最新的记录格式,以及其记录的管理,保存的情况良好。
6. 0相关文件
6.1 《文件和资料的控制程序》
6.1 《文件和资料的编号规则》
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第4篇 物业管理公司质量记录控制程序-13
物业管理公司质量记录控制程序(13)
1.0目的:
为规范质量记录的控制与管理,确保质量记录的完整、有效、清晰,以便为管理体系的有效运行提供客观证据。
2.0适用范围
本公司各类质量记录的管理。
3.0职责:
3.1综合管理部负责公司质量记录的统一管理和控制。
3.2各部门负责相关质量记录的控制。
4.0程序:
4.1质量记录的分类。
4.1.1管理体系实施方面的记录,包括有:
内部管理体系审核记录;合同评审的记录;材料、服务、工程等分包方档案;设备管理记录;测量器具的检定记录;纠正与预防措施记录;客户投诉处理记录;员工培训记录;质量策划记录等。
4.1.2管理服务质量验证方面的记录,包括有:
管理评审记录;进货物资验证记录;服务质量评价记录;服务的标识和可追溯性记录。
4.2程序:
1、使用钢笔或黑水笔填写;2、填写工整、清晰;3、按栏目填写,若某项不必填写,应划'-'号;4、填写人签名,并标明填写日期,必要时标明填写时间;5、质量记录存放地点的干燥、清洁、安全,防止质量记录被污损、遗失。
1、经部门负责人批准,本公司人员可以借阅存档的质量记录。
2、质量记录的借阅期一般以三天为限,文件保管人员办理借阅手续并监督借阅人员归还。文件归还时,确保完整无缺。
超过有效保存期的质量记录,由文件保管人员向部门负责人汇报过期情况,记录类别、名称、日期、数量并进行适当处理。。
5.0支持性工具
《质量记录目录》
编制:审核:批准:日期:
第5篇 物业管理公司质量记录控制程序
物业管理公司质量记录的控制程序
1.0目的
运用质量记录以保证服务质量达到规定的要求,为确认质量体系的有效运行提供可追溯性依据。
2.0适用范围
适用于本公司与质量活动有关的质量记录的控制。
3.0职责
3.1各部门文件管理员负责按程序对本部门的质量记录进行控制。
3.2办公室负责对各部门质量记录的控制情况进行指导、检查。
4.0工作程序
4.1质量记录的分类
本公司所有与质量体系有关的质量记录分为质量体系实施方面的质量记录和质量体系验证方面的质量记录两大类。
4.1.1《管理评审报告》、《内部质量体系审核报告》、《合同评审记录》、《员工培训记录》、《不合格/纠正预防措施报告》等属质量体系实施方面的质量记录。
4.1.2《入库单》、《回访记录》等属服务质量验证方面的质量记录。
4.2质量记录表格的编码
见《文件编码规定》。
4.3质量记录的填写
质量记录应填写清晰、正确、内容完整、填写人、审核人、批准人应履行签字手续。
4.4质量记录的收集、归档
4.4.1质量记录的收集保管由各部门文件管理员负责,并依据《质量记录表格清单》相关的内容要求进行归档。
4.4.2各项质量记录要求清晰、完整、签字手续齐全,在保存的有效期内不得有破损和残缺。
4.5质量记录的保存
4.5.1各部门的质量记录由文件管理员负责保存,期限按《质量记录表格清单》的要求进行,贮存地应保持干燥通风,并采取适当的防护措施。
4.5.2质量记录还可以用磁盘方式贮存。
4.6质量记录的查阅
4.6.1如因工作需要,需查阅存档的质量记录时,应先填写《质量记录查阅审批表》,经主管领导批准,可以查阅存档的质量记录。
4.6.2在合同规定或用户要求情况下,经部门负责人批准后可以查阅记录。
4.6.3文件保管人员负责办理查阅手续。
4.7失效及过期质量记录处理
对过期的质量记录或需销毁的记录,应由保管部门及时进行销毁。
5.0相关文件
5.1《质量手册》
5.2《质量记录表格清单》
5.3《文件和资料控制程序》
5.4《质量记录查阅审批表》
